Los estudios contables, como cualquier empresa de asesoría, tienen como objetivo ser rentables. Este término, que hace parte del día a día de los contadores, tiene que también estar internalizado en su propio negocio. El famoso refrán “en casa de herrero, cuchillo de palo” no tiene por qué aplicarse a la rentabilidad del estudio contable.
Además, los profesionales de la contabilidad siempre se han caracterizado por su adaptación a los cambios, y sabemos que la carga de trabajo diaria hace que muchos profesionales del área no pongan foco en sus tareas internas.
Veamos en este post cuáles son los errores más comunes que perjudican la rentabilidad de un estudio contable.
1. No analizar la rentabilidad del estudio contable
Es crucial conocer cada uno de los tipos de clientes, de dónde vienen nuestros ingresos, clasificarlos según su área de actuación, su localización geográfica, su tamaño, etc. y detectar aquellos que no generan ganancias o lo que es peor nos ocasionan pérdidas.
Esto sirve para clientes, pero también para las distintas áreas del estudio. Es importante saber qué tipo de los servicios que brindamos nos generan rentabilidad e inclusive analizar departamentos y empleados.
De esta manera, obtenemos una amplia visión de los clientes que nos interesa mantener, las áreas que queremos potenciar y los empleados en los que debemos invertir.
2. No registrar el tiempo dedicado a cada cliente
Debemos usar herramientas que nos permitan contabilizar el tiempo y a qué tarea dedica la jornada laboral cada empleado del estudio. De esta forma, podremos generar informes que nos den también pautas para conocer la rentabilidad de cada cliente.
Realizando este control, dejamos de gestionar nuestro negocio desde un enfoque meramente de cuántas ventas hacemos o cuántos clientes tenemos, a pasar a administrarlo desde la perspectiva de cuál es mi ganancia.
3. No usar herramientas digitales para aumentar la capacidad productiva
La digitalización es un paso relevante para mejorar los procesos internos del estudio contable. Según una encuesta efectuada por Thomson Reuters sobre Innovación Tecnológica, en septiembre de 2020, el 64% de los estudios contables en Argentina ya cuentan con un software de gestión contable.
Utilizar las nuevas tecnologías genera rentabilidad de la empresa, ya que nos evita desperdiciar un tiempo valioso en tareas manuales. Sin duda, invertir en un buen software de gestión que nos automatice las tareas es un paso clave para facilitar el trabajo de todos y la gestión con los clientes.
Además, otra ventaja que te trae la digitalización es la optimización de los procesos, con lo cual podés aumentar el número de tus clientes manteniendo tu mismo cuadro de empleados. Esto se traduce en aumento de rentabilidad sin decrecer en la calidad de los servicios que prestás.
4. No contar con un capital humano eficiente
Asegurate de que cada miembro de tu equipo tenga claro cuál es su función y su tarea en el estudio contable. De esta manera, consiguen controlar su tiempo y organizar su jornada de forma más eficiente.
Además, invertí en formación para tu equipo, ya que en la actualidad se genera información en el sector contable con demasiada rapidez. Y estar al día es crucial para aumentar la calidad en los servicios que ofrecés y poder dar respuesta al cliente de modo ágil y con el conocimiento ajustado a la normativa vigente.
5. No organizar los procesos y tareas internas
La falta de organización en los procedimientos internos, genera lo que se denominan “gastos invisibles”. Son los costos pequeños originados por la falta de orden en un estudio contable. Hablamos de no monitorear los servicios que contratamos para la oficina como Internet, telefonía, electricidad y demás servicios públicos. Así como también el gasto que hacemos en el uso de papel e impresiones innecesarias.
Todos estos costos operacionales, si no están controlados, nos llevan a generar gastos en el estudio. Lo ideal es la gestión del estudio contable, mediante soluciones digitales de organización empresarial.
Por ejemplo, escanear documentos y enviarlos digitalmente suponen un gran ahorro. Así como también implantar soluciones de facturación electrónica y poder gestionar los comprobantes fiscales para tener bajo control cada etapa dentro de la empresa.
Todo esto, con la ayuda de un software de gestión configurable, adaptable y con procesos integrados, lleva al estudio contable hacia una mayor rentabilidad.
Y por último, no olvidar que una alta facturación no significa una mayor ganancia. Cuando los costos son elevados, la rentabilidad del estudio contable se compromete y para evitar ese mal paso, tenemos que conocer lo rentable que es cada uno de nuestros clientes, para tomar las acciones oportunas en cada caso.
El uso de la tecnología es cada vez más indispensable para el contador. Descargá nuestra infografía con los beneficios de la automatización de las tareas contables y conocé más al respecto.
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