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  4. 4 razones para implementar una plataforma colaborativa para la gestión jurídica

November 17, 2020

4 razones por las que una plataforma colaborativa es una buena idea para la gestión jurídica

Una plataforma colaborativa te permite, como abogado, interactuar y trabajar con tus clientes internos o externos en un entorno online seguro. Conocé las razones para implementarla.

¿Trabajaste alguna vez con una plataforma colaborativa? Incluso si no lo hiciste, es posible que lo hagas pronto, especialmente ahora trabajando de forma remota y muchos clientes que desean evitar ir a la oficina del abogado para las reuniones.
Pero, ¿qué es exactamente una plataforma colaborativa? En términos más básicos, una plataforma colaborativa es un software que te permite interactuar y trabajar con tus clientes internos o externos en un entorno online seguro. Siempre que el cliente tenga acceso a Internet, puede iniciar sesión en la plataforma colaborativa y compartir y revisar documentos al instante, así como enviar mensajes, entre muchas otras tareas. Y vos podés hacer lo mismo.

Para muchos estudios de abogados o departamentos de legales de empresas, las plataformas colaborativas son ahora la solución ideal para trabajar y comunicarse con los clientes y los equipos de trabajo. Les permite a todos revisar las cosas a su propio tiempo, donde sea que estén. Si bien los beneficios de usar plataformas colaborativas son casi infinitos, algunos son más importantes que otros.

1. Las plataformas colaborativas tornan la comunicación entre abogado, cliente y equipo de trabajo más fácil, y más segura

Cuando un cliente necesita ponerse en contacto con su abogado, ¿qué hace? ¿Le envía un correo electrónico? ¿Llama a la recepción del estudio? ¿Qué pasa con la línea directa o el teléfono celular del abogado? En algunos casos, un cliente probará todas y cada una de estas opciones, y el profesional tendrá que responder a cada una de ellas, lo que le hará perder un tiempo valioso en el proceso. Algo similar sucede con los abogados corporativos, con los estudios externos y los clientes internos de la empresa.

Una plataforma colaborativa puede solucionar este problema creando una ubicación privada para que los abogados se comuniquen con quienes necesiten. Esto ofrece muchas ventajas:

  • Más seguro que el correo electrónico: las mejores plataformas colaborativas brindan una excelente seguridad para las comunicaciones entre el abogado y sus interlocutores y los documentos compartidos. A veces, los correos electrónicos pueden ser pirateados e, incluso, por más que tomes mucho cuidado para proteger las cuentas de correo electrónico de tu estudio o empresa, no hay garantía de que tus clientes estén haciendo lo mismo. Con las plataformas colaborativas seguras, las comunicaciones no solo están cifradas, sino también protegidas en ambos extremos.

  • Comunicación más rápida y sencilla: Con una ubicación centralizada, las plataformas colaborativas simplifican las cosas, porque los abogados ya no tienen que monitorear múltiples métodos de comunicación (por ejemplo, correo electrónico, teléfono celular, línea directa, correo de voz). Y mantener todo en un único lugar significa una mejor capacidad de respuesta.

  • Mejor experiencia del cliente y los equipos: los clientes no tienen que adivinar cuál es la mejor manera de contactar a su abogado cuando usan plataformas colaborativas. Envían un mensaje y el abogado responde en el mismo lugar. Se acabaron las llamadas perdidas tratando de comunicarse. Los equipos de trabajo de la empresa involucrados con diferentes casos o proyectos, encuentran toda la información y pueden tener una trazabilidad de los avances, en un solo lugar.

En pocas palabras, las plataformas colaborativas son una propuesta en las que todos ganan.

Pero si te preocupa la experiencia técnica necesaria para crear una plataforma colaborativa, quedate tranquilo. Existen soluciones de nivel empresarial disponibles que incluyen opciones muy fáciles de usar. Están listas para usar de inmediato, lo que significa que no necesitás un título de ingeniero o experiencia en codificación para empezar a aprovecharlas.

2. Las plataformas colaborativas seguras son la nueva “secretaria” de los abogados

Si la pandemia de COVID-19 le ha dejado algo a los estudios jurídicos, es que las instalaciones físicas de las oficinas y las recepciones sofisticadas no son tan importantes como solían ser. Los clientes no quieren tener que ir a la oficina para cada reunión. Anhelan la sencillez que brindan las plataformas colaborativas y otras soluciones online. Y si los clientes consideran que estás desfasado o atrasado en tecnología, es posible que lo piensen dos veces antes de hacer negocios con vos. Una situación similar pasa con los departamentos de legales de empresas, ya que la pandemia dificulta las reuniones presenciales con los involucrados en las diversas tareas que el abogado corporativo debe cuidar.

Sin embargo, a medida que la relación de los abogados con sus interlocutores  avanza rápidamente online, necesitás estar seguro de que tu plataforma colaborativa se vea profesional, fomentando así el nivel de confianza y competencia. Al final, tu plataforma colaborativa puede ser la ubicación principal en la que todos interactúan con vos y con tu empresa o estudio, lo que esencialmente la convierte en tu nueva "recepción", por lo que es mejor que se vea bien.

3. Las plataformas colaborativas simplifican las interrelaciones del abogado

Con las plataformas colaborativas, podés fácilmente compartir documentos y archivos con tus clientes, equipos y ellos a su vez con vos. Podés también discutir los documentos e inmediatamente compartir sus pensamientos o inquietudes por medio de la comunicación de la plataforma. Algunas plataformas colaborativas te permiten incluso que edites documentos y crear nuevas versiones, que todos puedan ver de inmediato.

No necesitás más agendar llamadas telefónicas y reuniones para discutir cada uno de los detalles del caso. Podés hacerlo todo en la plataforma colaborativa. Simplificá y agilizá el proceso de colaboración, de forma concreta y simple.

4. Acceso a la plataforma colaborativa disponible las 24 horas del día

Y hablando de colaboración, todos pueden interactuar en el horario que mejor les convenga, las 24 horas del día. Ya sea a las 02h00 de la mañana, o a las 02h00 de la tarde, o en cualquier momento del día, los involucrados pueden acceder, revisar y proporcionar comentarios sobre cualquiera de los documentos relacionados con su caso.

Elegí la mejor opción para tu estudio o departamento de legales
Darte cuenta de la necesidad de una plataforma colaborativa es la etapa más fácil. Ahora viene la parte difícil: descubrir cómo hacerlo.
Dadas todas las soluciones disponibles en la actualidad, que incluyen plataformas colaborativas seguras, ciertamente hay muchas opciones. Tu principal preocupación debe ser encontrar la solución que mejor se adapte a las necesidades específicas de tu área de desempeño. Tomar la decisión correcta puede mejorar enormemente las comunicaciones entre los abogados y sus clientes y equipos, y aumentar la eficiencia. Entonces analizalo bien antes de tomar la decisión.

Encontrá más información para mejorar tu gestión en nuestro blog para abogados!

 

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