Ayudá a tu Estudio Jurídico a estar preparado y tener una respuesta ágil ante contingencias

Los estudios jurídicos necesitan dar respuesta en todo momento y mantener la continuidad del negocio, eso significa, poder hacer trabajo remoto.

Artículo original de Bill Josten de Thomson Reuters 

(Traducido del artículo original en https://www.legalexecutiveinstitute.com/checklist-law-firms-disaster-preparedness/)

Vivimos un momento en el que es fundamental responder a la crisis que estamos enfrentando - pero también es esencial prepararse para lo que viene después. Eso significa planificar la continuidad del negocio, lo que en el entorno actual, significa trabajar a distancia.

Cada estudio de abogacía tendrá su propio escenario para responder a los desafíos de mudarse a un entorno de trabajo remoto. Pero sus respuestas generalmente se pueden agrupar en dos grandes categorías: preparación ante contingencias y respuesta a contingencias. Ninguna de las categorías está libre de estrés, pero donde hago la distinción entre las dos está en el nivel de confianza general con la que las empresas pueden acercarse a ellas, incluso en medio de un cambio provocado por un evento imprevisto, como el que estamos experimentando ahora.

Los estudios que se encuentran más en el grupo de preparación ante contingencias son los que tienen un plan establecido y que pueden implantar en un plazo relativamente corto. Los estudios de abogacía en el grupo de respuesta a contingencias están en una posición un poco envidiable de intentar planificar cómo vivir en un desastre mientras está ocurriendo.

Por ejemplo, recientemente conversé con Madison Kauffman, Director de Marketing en la firma de abogados de mediano porte Abraham, Watkins, Nichols, Sorrels, Agosto, Aziz, & Stogner en Houston. El estudio estuvo en ambos grupos en los últimos años. Cuando el huracán Harvey azotó el área de Houston en 2017, la empresa estaba en el grupo de respuesta a contingencias. La empresa quedó sin electricidad, dejando a los abogados y al personal incapaces de trabajar dentro de su propio predio y sin acceso remoto. Si bien la interrupción de las operaciones fue breve, puso de manifiesto la necesidad de un plan proactivo para hacer frente a futuras interrupciones. 

El período de reconstrucción que siguió presentó al estudio de abogacía y a sus líderes oportunidades de reexaminar muchas de sus políticas y procedimientos. A medida que el estudio de abogacía remodelaba su edificio, los líderes pudieron hacer cambios en su infraestructura para permitir una mejor capacidad de supervivencia. Implantaron una tecnología de acceso remoto a sus abogados y al personal, además de empezar a utilizar soluciones en la nube como Office 365 para ayudar con la continuidad de los negocios.

Utilizando las lecciones del pasado para informar los planes actuales

Lo que nos lleva a la situación actual. Ahora, el estudio de abogacía posee algunos empleados trabajando de forma remota mientras que otros aún están en la oficina. Pero mientras se preparaban para enviar el correo electrónico frecuente "lo que estamos haciendo", que todos hemos visto tantas veces en las últimas semanas, los líderes de la organización fueron capaces de asegurarles a sus clientes que tenían un plan en marcha, si y cuando la empresa tuviese que trabajar de forma 100% remota. Esto les ofreció a los clientes una percepción de confianza de que no habría grandes interrupciones importantes durante lo que es un período muy difícil para el estudio de abogacía así como para sus clientes.

El estudio utilizó las lecciones aprendidas al verse obligado a responder a un desastre en el pasado para ayudarlo a garantizar que estaba preparado para el próximo.

Mirando la situación actual, muchos estudios de abogacía estarán en un espectro. Algunos enfrentarán dificultades para establecer su base en un escenario nuevo e incierto. Otros pueden perder un poco el equilibrio debido al increíble ritmo del cambio, pero confiarán en su capacidad de adaptación.

Para ambos grupos, ahora también es una oportunidad de tener en cuenta cómo están respondiendo a estos desafíos. Si un estudio de abogacía no posee un plan de preparación ante contingencias que le permita el trabajo remoto, es importante que los líderes de la organización no pierdan de vista las lecciones aprendidas en tiempo real, ya que informarán el plan que se debe implementar en el futuro. Para los estudios de abogacía que poseen un plan, ahora es el momento de validar su eficacia. 

Para ayudar a facilitar este proceso a ambos grupos, Joseph Raczynski, un Tecnólogo de Thomson Reuters, creó las listas de verificación para asegurar que todos los pasos necesarios estén cubiertos para ayudar a garantizar que los estudios de abogacía estén preparados para trabajar en un modelo de teletrabajo hoy, pero que también puedan construir un plan para trabajar a distancia en caso de futuros eventos imprevistos.

Una de las principales conclusiones de la crisis actual es que eventos con un impacto global pueden ocurrir de forma impredecible. Cuando suceden, ¿te gustaría estar en el grupo que simplemente responde a lo que viene o querés formar parte del grupo que está preparado para lo que viene?

La siguiente listas de verificación te ayudará a evaluar tu propio nivel de preparación.

Si sos un abogado, asistente legal u otro profesional de la línea de frente de un estudio de abogacía, esta lista de verificación te ayudará a asegurarte de estar preparado para una transición sin problemas, si necesitás trabajar desde tu casa. 

LISTA DE VERIFICACIÓN DE THOMSON REUTERS PARA TRABAJO REMOTO 2020

EL EQUIPO DE GERENTES TÉCNICOS (LEGALTECH) DE CLIENTES DE THOMSON REUTERS PROPORCIONA UNA LISTA DE CONSIDERACIONES PARA LOS ESTUDIOS DE ABOGACÍA CUANDO SUS EMPLEADOS ESTÁN TRABAJANDO DE FORMA REMOTA.

 

Lista de Verificación de Trabajo Remoto para Empleados del Departamento Jurídico:

Cada usuario debe probar algunos conceptos básicos antes de trabajar oficialmente de forma remota haciendo lo siguiente:

¿Tu computadora portátil se conecta a VPN (si corresponde)? 

¿Tu computadora portátil accede a www.google.com cuando está conectada a su red doméstica? 

¿Podés imprimir en tu impresora residencial (puede que tengas que desconectarte de tu VPN)?

¿Conocés tu información de inicio de sesión para los servicios más importantes, por ejemplo, Westlaw, West km, HighQ, etc.? 

¿Tenés un administrador de contraseñas para ayudarte con lo anterior?

 Si corresponde, ¿podés acceder a tus herramientas de edición, por ejemplo, Asistente de Redacción, de Microsoft Word?  ¿Tu computadora logra acceder a los archivos en el servidor?

¿Podés abrir esos archivos? ¿Podés guardarlos en ese disco? 

¿Podés abrir tu correo electrónico en tu computadora portátil? 

Si hacés una llamada de prueba desde tu teléfono de casa al número de teléfono de tu oficina, ¿suena en el destino deseado (por ejemplo, tu teléfono celular)? 

Si llamás al sistema telefónico de la empresa, ¿te permite hacer una llamada? 

¿Podés conectarte a Zoom/Teams/WebEx?

Si corresponde, ¿podés acceder a la plataforma eDiscover que elijas, desde casa?

Equipo: 

Computadora portátil o equipo de escritorio 

Monitor (¿Pantallas adicionales?) 

Cámara Web (¿integrada o no?) 

Auriculares 

Teclado y mouse

Escritorio 

Silla 

Iluminación

 

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