¿Cuándo es el momento adecuado para cambiar el software de gestión?

Cuando adoptaste un sistema de gestión en tu estudio, seguramente fue una maravilla. ¿Te acordás cómo esta tecnología facilitó y renovó los procesos internos de aquel momento? Todo funcionaba perfectamente bien hasta que algunas fallas se tornaron evidentes.

Justamente eso: se necesita tiempo para notar los problemas de un software de gestión que no ofrece todo lo que tu estudio necesita para trabajar. No quiere decir que te hayas equivocado. Al contrario, porque al salir de las planillas de cálculo, todo parece realmente fantástico. Pero, por otra parte, este es uno de los efectos de dejar la improvisación y partir hacia primer escalón de las soluciones tecnológicas.

Y estaría equivocado quien piensa que es sólo en el ámbito de la contabilidad que esto sucede. En todos los demás mercados hay también una escalada tecnológica. Y esos peldaños pueden llevarte a la cumbre de las soluciones contables y a la era del contador digital.

Pero, generalmente, ¡se empieza pequeño para después escalar el crecimiento!

¿Este ejemplo tiene algún sentido para vos?

Entonces, probablemente, ha llegado el momento de subir algunos escalones. Y si todavía tenés dudas, enumeramos cinco evidencias que definen esa necesidad de cambio del software contable actual a un nuevo.

¡Descubrí cuáles son!

1 - Tu software de gestión es insuficiente
Dejaste las planillas de cálculo de lado. ¿No es verdad?

Difícil es admitir que, después de la inversión de tiempo y dinero, todavía hay cosas que sólo las planillas de cálculo resuelven. Y eso no es sólo una cuestión de adaptación de tu equipo.

¡Al contrario!

Los colaboradores de tu estudio siempre han sido eficientes, pero necesitan seguir usando planillas de cálculo porque el sistema no automatiza algunos cálculos.

Justamente, perdés agilidad y productividad cuando el sistema de contable no tiene funciones automatizadas. Ante esta ausencia, utilizar las planillas se acaba convirtiendo en la única opción.

2 - Alineación con la planificación del estudio
Hiciste una planificación de crecimiento de tu estudio para el año. Sabés cuánto tenés que generar de honorarios para lograrlo. Llegar o no al nivel deseado es lo que orientará tus inversiones. Y en ese momento te das cuenta que es necesaria más productividad para garantizar un buen desempeño.

Una de las alternativas sería contratar otro analista contable. Pero los costos laborales a medio y largo plazo pueden extender un poco más el tiempo de alcance de las metas del año.

Si esta situación se te hace conocida, es un indicio de que la tecnología es un factor determinante en el éxito de tu planificación anual. No siempre producir más significa contratar más colaboradores.

Aquí una tecnología integrada calza perfectamente en tu planificación, porque potencia el desempeño de tus colaboradores, inclusive el tuyo. Esto se debe a que automatiza los procesos repetitivos y mejora la comunicación entre el estudio y tus clientes, entre otras razones.

3 - Esta es una buena época del año para empezar
Existen épocas del año en las que sólo hay que seguir el flujo de trabajo, sin pensar mucho en planificar cambios. Esos momentos no son los mejores para empezar a planificar e implementar un nuevo software de gestión.

Quien hace este cambio en un momento complicado no siempre aprovecha todos los beneficios. Y puede terminar considerando el cambio un error. Esto se debe a que el equipo debe adaptarse a los nuevos procesos en un período de mucha acción en el estudio. La posibilidad de equivocarse en procesos conocidos es mucho mayor cuando hay nuevos factores en el escenario.

Y un cambio de sistema de gestión puede no ser tan simple.

¡Se requiere aprendizaje!

Por eso, el momento ideal para el cambio debe ser planificado. Las tareas deben ser gradualmente asumidas por el sistema nuevo. Lo que en síntesis significa planificación.

Si hay prisa, es mejor revisar tus planes y actuar con precaución.

4 - Mercado favorable para la compra de sistema de gestión
Hiciste tu tarea de investigación y te diste cuenta que no existe una época del año en la que haya más promociones para adquirir un nuevo sistema de de gestión, lo que ya te ha desalentado algunas veces. En definitiva, se trata de una inversión importante y de la cual el retorno debe estar garantizado.

Entonces, vamos a contarte un secreto.

La mejor época para comprar un software de gestión no es un momento de ofertas del año.

¡Así es!

La respuesta que necesitás está en la negociación uno a uno con los vendedores.

Es probable que te ofrezcan descuentos que no aparecen en la página web de la empresa y que pueden ser muy ventajosos. El primer año de uso, por ejemplo, podés obtener un precio reducido. Te corresponde a vos ejercer tu poder de persuasión y encontrar la mejor combinación entre costo y beneficio.

5 - Cuando la alianza actual no funciona más
Cuando la alianza con tu proveedor actual no funciona, es necesario planificar el cambio del software de gestión de inmediato. Pero ¿cuáles son los indicios que evidencian que esa relación se ha desgastado?

Vamos a enumerar 5 debilidades de relación de la alianza entre los contadores y los fabricantes de sistemas de gestión. Ellas son:

1 – Tuviste varias veces por errores o bugs del sistema;

2 - Aprendiste “a la fuerza” a usar la solución;

3 - El soporte técnico comenzó a fallar y a dejar de resolverte los problemas;

4 - No tenés acceso a contenidos que pueden ayudarte a desempeñar mejor tu trabajo;

5- No recibís capacitación del fabricante que aclare dudas sobre la utilización del sistema.

Al identificar estos cinco indicios de que ha llegado la hora de cambiar el software contable, puede ser el momento de actuar para convertirse realmente en un contador digital.