¿Por qué los clientes pueden causar pérdida de dinero en el estudio contable?

Vivimos en una cultura que cree que cuantos más clientes tiene una empresa, mejor le va. Y no podría ser diferente para los estudios contables, ¿no es verdad? Los clientes generan trabajo y, por consiguiente, hacen pagos. 

Pero no siempre esta cuenta es tan sencilla. Cada ser humano es diferente, y eso significa que la forma como entregás tu trabajo será diferente para cada uno de los clientes. Unos demandan más, otros menos. Algunos son sociables, otros no. Están los que pagan siempre en día y los que están siempre atrasados. 

Algo que por lo general dejamos de considerar es que tener ciertas personas dentro de nuestra cartera de clientes puede generar pérdida de dinero en el estudio contable, y no lo opuesto.    

El objetivo de este texto es mostrarte qué perjuicios puede tener tu empresa  con determinados perfiles de clientes y presentarte algunas formas de revertir esta situación y aumentar la ganancia en el estudio contable.

¿Es verdad que tener más clientes, representa más ganancia en el estudio contable? Ya te lo comentamos: ¡no siempre!

Como lo citamos encima, existen miles de millones de personas distintas en todo el mundo, y esto significa que todos tus clientes serán diferentes. 

Sin embargo, ¿qué tiene que ver esto con la pérdida de dinero o la ganancia? Pensá con nosotros:  seguramente tenés algún cliente que te llama varias veces al día pidiéndote más tareas y con plazos cortísimos, ¿no es verdad? Y vos siempre estás dispuesto a atenderlo de la mejor manera posible. En definitiva, no existe estudio contable sin clientes. 

Así mismo, también tenés la obligación de trabajar con clientes desorganizados, que nunca te entregan los documentos correctamente, o los morosos, que están siempre con los pagos en atraso. Todos ellos son diferentes, pero algunos perfiles pueden ser muy parecidos.

Entonces, tu equipo y vos se desgastan a diario para llevar a cabo sus tareas y agradarlos a todos, y es aquí que aparece el perjuicio. 

La contabilidad es compleja y burocrática y, algunas veces, los clientes pueden requerir un volumen de hasta 80 tareas por mes. En otras palabras, ¿será que el valor cobrado por actividad paga la cantidad de horas empleadas y el dolor de cabeza que este cliente te proporciona todos los días?

En estos casos, vale la pena que te plantees si realmente es lucrativo mantener toda tu cartera de clientes o si la mejor opción es “despedir” a los que causan problemas para dar lugar a nuevas alianzas.

En este punto ya quedó claro que determinados perfiles de clientes pueden impactar no solo en el flujo financiero del estudio contable, sino también en tu salud psicológica y en la de los demás colegas de profesión. Al final, no es nada agradable tratar de entregar el mejor trabajo posible a alguien que continúa creyendo que no está correcto.

Pero, algunas acciones de los propios profesionales contables pueden contribuir, si bien de forma inconsciente, con esta pérdida de dinero. Conocélas:

 1. Hacer más de lo que establece el contrato

Hay algunas personas que creen que todo el mundo tiene la obligación de servirlos sin esperar nada a cambio. En el caso de los clientes de los estudios contables, son los que pasan plazos cortísimos, que piden varias explicaciones incluso cuando todos ya lo han ayudado un sinfín de veces, que nunca están satisfechos con sus pedidos y exigen cada vez más o que llaman a teléfonos personales y fuera del horario laboral. Ciertamente ya conocés a alguien así, pero no te diste cuenta cuanto esta persona consume tu tiempo y tu motivación.

Pero entonces, ¿qué medida debo tomar? Dejale claro cuánto cuesta tu tiempo y cuántas horas requiere cada tarea. Al actuar de esta forma, cada vez que el cliente requiere más funciones, le cobrarás según lo establecido y por determinada función. En definitiva, cada actividad fuera del alcance toma tu tiempo que podrías estar utilizándolo con otros clientes que pagan por esas actividades.

2. Establecer un precio de manera equivocada

¿Ya pensaste si el valor que cobrás en cada tarea que realizás condice con lo que vos recibís? Ponerle precio a tus funciones es esencial para saber si lo que estás haciendo realmente vale la pena. Si la actividad es más compleja y requiere más tiempo de dedicación que la ganancia que genera, es posible tomar algunas acciones. Entre las cuales, aumentar el precio cobrado o enviar la actividad a algún profesional con más experiencia y que la realice en menos tiempo, por ejemplo. 

3. Pensar que todo cliente es igual

Es evidente que debemos tratar a todas las personas de la misma forma, sin distinción con relación al poder adquisitivo de cada uno. Sin embargo, cuando nos centramos en la ganancia del estudio contable no siempre podemos seguirlo al pie de la letra.

Es fundamental dividir a los clientes en grupos clasificados como ticket medio, porte, nivel de fidelidad y tiempo de contrato. De esta forma se torna más fácil calcular los esfuerzos y la inversión según el retorno que la empresa recibirá.

Algunos consejos ya han sido dados en los propios tópicos anteriores, pero una acción eficaz y rápida es tener un diálogo sincero. Cuando sos transparente con tus clientes y les mostrás los detalles de la relación que están siendo negativos, las personas pueden observar las cosas desde tu punto de vista y cambiar sus propias actitudes.

Pero, otra forma de evaluar la pérdida o ganancia de dinero con relación a los clientes de las empresas contables es contar con la tecnología.

Hoy en día ya existen soluciones capaces de controlar los resultados financieros del estudio contable, sabiendo cuanto uno trabaja para cada cliente. Este tipo de herramienta te ayuda a analizar las horas empleadas de trabajo, los recursos y valores, lo que te permitirá obtener información sobre un posible superávit o déficit de cada cliente.

Si buscás más información que te ayude en la gestión de tu estudio contable, ¡contá con ONVIO!