Cómo reducir el presupuesto del departamento legal

Hay muchas formas de sacar más valor de tu departamento legal y reducir el presupuesto, algunas de las cuales vale la pena probar.
En este post obtendrás insights sobre prácticas recomendadas para departamentos legales eficientes. Hay muchas formas de sacar más valor de tu departamento legal, algunas de las cuales vale la pena probar.
 
Adaptado de Shrinking Legal Budget? Extracting More Value From Your Department Could Be Easier Than You Think, para Legal Insight.

El valor de una mayor visibilidad

Si sospechás que se acerca un recorte presupuestario, o incluso si ya se ha producido, aumentar la visibilidad del gasto legal es una buena manera de manejar ambos escenarios. La necesidad de realizar un seguimiento de tu gasto es real, por lo que aumentar la visibilidad —tanto como sea posible— te ayudará a lograrlo. Esto puede involucrar:

●      Comparar el gasto en el presupuesto legal a nivel granular

●      Dibujar métricas para rastrear las cargas de trabajo del equipo y medir el rendimiento

●      Elaborar el costo total de su departamento legal como un porcentaje de los ingresos de la empresa

●      Tomar nota de cada factura entrante y saliente

Además, determinar valores por materia puede ayudarte a descubrir áreas en “rojo”, que realmente pueden estar drenando una cantidad sorprendente de gasto. Las tecnologías que permiten rastrear problemas y gastos pueden empoderarte para mostrar el valor de tu departamento. Con soluciones de software podés mantener visibles tus gastos externos y lograr informes en tiempo real, que te ayuden a identificar dónde se pueden hacer ahorros.

Planificación anticipada para ganar horas

Es fácil gastar dinero cuando se tiene prisa. Situación que, ciertamente, se aplica a la dinámica de un departamento legal. Entonces, si buscás extraer más valor de tu equipo, conocer lo que viene te permitirá reducir los gastos. Tomemos la gestión como ejemplo, cuando las fechas importantes, como las renovaciones de contratos y los vencimientos, se pueden conocer de antemano. Una vez que estés al tanto de estos elementos, tendrás más tiempo para concentrarte en las áreas de tu departamento legal que necesitan más atención, como aumentar la eficiencia entre los profesionales legales que trabajan en tu departamento.

Un beneficio adicional de esta organización es la agilidad que tendrás para recordar a los consultores del estudio jurídico externo, de antemano, la presentación de informes de estado o facturas. ¿No sería ideal solicitar un informe de estado de un consultor externo antes de que se pueda enviar una factura al estudio jurídico? Cuando se trata del proceso de aprobación de facturas de la firma, es una buena idea automatizar el proceso y generar facturas electrónicas, con una auditoría completa de las aprobaciones también. La combinación de estas tácticas hará que, junto a tu equipo, pases horas de trabajo generando resultados comerciales, en lugar de procesos administrativos que requieren mucho tiempo.

Procesos simplificados para la victoria

Hay muchos procesos que funcionan bien por sí solos, valiéndose de una variedad de tecnologías, como el correo electrónico de Outlook o las hojas de cálculo de Excel. Sin embargo, el desafío que buscás superar como Asesor General o Gerente de Operaciones de Legales no es otro que simplificarlos para sincronizarlos con los objetivos generales de tu departamento.

Cada proceso y decisión de usar un producto o solución de tecnología, en particular, debe ser lo más eficiente posible. Entonces, preguntate: “¿esto resuelve un problema para mi equipo?”; “¿este proceso ayudará a aumentar la eficiencia o interrumpirá el flujo de otros procesos?” ; y “¿este es un buen lugar para comenzar?”.

Es por eso que, parte de obtener un valor extra de tu departamento legal, incluye llevar a las personas en el mismo viaje, para garantizar que se respete y adopte la nueva forma de hacer las cosas.

Defendiendo un departamento legal modernizado

A veces convencer a los stakeholders para que realicen esta inversión inicial es un largo camino por recorrer. Esto implica llevar adelante un business case para los principales tomadores de decisiones, en el que sobre las últimas herramientas, programas o soluciones, parte de tu argumento debe ser reducir el tiempo dedicado a la vida diaria y obtener esos preciosos minutos y horas de regreso. Además, como se mencionó anteriormente, mientras más visibilidad tengas sobre tus problemas legales, facturación electrónica y seguimiento de documentos, tus oportunidades para realizar mejoras y reducir costos solo irán en aumento. Así tu gasto legal no solo mejorará y evitará el rojo.

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