Para los administradores y contadores, la complejidad inherente de la liquidación de sueldos, especialmente en Argentina, con toda la normativa existente, resulta ser uno de los puntos más ásperos en la gestión financiera.
La equivocación en el cálculo de los factores que componen la liquidación de sueldos suele tener grandes repercusiones económicas y legales para los involucrados; sobre todo si no se realizan con un sistema especializado, lo que se convierte automáticamente en pérdidas para tu cliente.
En ese sentido, y con vista a los cambios regulatorios que existen en la Argentina, te mostraremos cuáles son los 5 errores más comunes en la liquidación de sueldos y cómo evitarlos en cualquier caso a través de la tecnología.
¿Cuáles son los errores más comunes en la liquidación de sueldos?
Con base en el estudio 2022 “Future of Payroll”, elaborado por Ceridian —especializada en software HCM—, se determinó que el 85% de las empresas tienen problemas con sus métodos para ejecutar la liquidación de sueldos y el 69% de ellos admite que luchan para gestionar sus datos.
Además, el 43% de los encuestados tienen complicaciones con sus procesos de compliance, 34% con la gestión de liquidaciones multijurisdiccionales y 27% de ellos con procesos ineficientes.
En Argentina —especialmente por los cambios regulatorios constantes y las paritarias sindicales— los estudios contables y las empresas en general luchan para tener claras las variables que, por cuestiones inflacionarias, deben ser ajustadas regularmente. Además de las regulaciones que surgieron tras la pandemia del COVID-19, como los bonos especiales no remunerativos, entre otros.
Por ello, a continuación, hablaremos de los errores más comunes en la liquidación de sueldos y cómo evitarlos.
1. Mala clasificación de empleados
En primer lugar, las organizaciones necesitan clasificar adecuadamente a sus colaboradores —ya sea si son empleados directos o indirectos, prestadores de servicios, entre otros—; esto va desde el alta a los empleados dentro de AFIP hasta la emisión de las boletas sindicales.
Datos como CUIL del empleado, sueldo bruto, descuentos (aportes jubilatorios, obra social, valores sindicales, entre otros) y sueldo neto son esenciales para tener una clasificación correcta del colaborador y minimizar errores.
Asimismo, estándares como estatus del trabajador, naturaleza y grado de control del empleado en su rol, se deben considerar para su clasificación.
2. Registro incompleto
Los registros incompletos o datos faltantes suelen generar múltiples problemas durante la liquidación de sueldo de los trabajadores. Esto se debe a que los registros usados para realizar el pago del salario pueden estar desactualizados o no responden ante los cambios de las regulaciones normativas.
Por ejemplo, una liquidación de sueldo con base en variables desactualizadas puede representar pagar un salario mayor al que corresponde; o, por el contrario, se pague de menos y se produzca un reclamo o demanda en el futuro.
Tomando un ejemplo hipotético, es posible que sistemáticamente se pague a un empleado el 2% de antigüedad cuando le corresponde 1%. Entonces, si durante años se pagó ese 1% extra, se convierte en un derecho adquirido, lo cual no puede ser revertido.
3. Ignorar horas extras o bonificaciones
Otro de los errores más comunes dentro de las liquidaciones de sueldos en Argentina es la omisión de horas extra o bonificaciones que, según la Ley de Contrato de Trabajo 20.744, deben ser consideradas.
Cuando se omiten las horas extras, los empleados pueden sentirse injustamente tratados y surgir tensiones en la relación laboral. Además, la falta de pago adecuado por horas extras puede llevar a problemas legales y reclamaciones de los trabajadores.
Por otro lado, las bonificaciones y comisiones son formas adicionales de compensación que los empleados pueden recibir en función de su desempeño, metas alcanzadas o incentivos establecidos. Estos montos también deben incluirse correctamente en la liquidación de sueldos para garantizar la exactitud de los pagos.
Para evitar este error, es fundamental implementar un software automatizado de liquidación de sueldos, así como asegurarse de que los supervisores y el personal de recursos humanos comprendan la importancia de documentar y tener en cuenta todas las horas extras trabajadas.
4. No considerar deducciones y retenciones
Las deducciones y retenciones son conceptos clave en el cálculo de los salarios netos, ya que afectan directamente el monto final que recibirá el trabajador.
Las deducciones se refieren a los montos que se restan del salario bruto del empleado para cubrir obligaciones legales o acuerdos específicos, como impuestos sobre la renta, contribuciones a la seguridad social, seguros médicos, pensiones, préstamos o descuentos por embargos judiciales, entre otros.
Por otro lado, las retenciones son los porcentajes o montos que se retienen del salario bruto del empleado para cubrir los impuestos que la empresa debe pagar a las autoridades fiscales en nombre del trabajador, como las retenciones de seguridad social.
Además de contar con una solución automatizada que determine estos valores de forma sistemática, es importante que también considere los cambios en las regulaciones fiscales y laborales para asegurarse de que las liquidaciones de sueldos se ajusten a los requisitos legales.
5. Falta de precisión y actualización en los cálculos
Los errores matemáticos y la falta de actualización de las fórmulas utilizadas para calcular los sueldos pueden generar discrepancias en los montos pagados. Esto puede afectar la confianza de los empleados y causar inconvenientes en la relación laboral.
Una de las causas más frecuentes de este error es, precisamente, los cálculos manuales en planillas de cálculo que muchos estudios y empresas aún llevan a cabo y que generan pérdidas financieras e incumplimientos fiscales que afectan negativamente a las organizaciones.
¿Con qué frecuencia ocurren estos errores?
Estos problemas suelen generarse regularmente en las organizaciones. Por ejemplo, en el 70% de las liquidaciones de expensas se presentan errores en los cálculos contables del sueldo de los encargados, ya que se realizan en Excel. Esto ocurre por intereses mal aplicados, falta de diligencia en el trabajo de los contadores, falta de preparación, entre otros.
¿Cómo evitar errores en la liquidación de sueldos?
Para evitar este tipo de errores, es imprescindible estar atento a las debilidades comunes en la gestión contable y llevar a cabo buenas prácticas como:
● Mantener registros precisos: llevar un registro exacto de los datos relevantes para la liquidación de sueldos, como horas trabajadas, días de vacaciones, licencias médicas, bonos, descuentos, entre otros.
● Control efectivo del tiempo: garantizando el control del tiempo registrado y su posterior aprobación.
● Gestión adecuada del proceso contractual: asegurando el cumplimiento en la contratación y despido de trabajadores.
● Contar con un sistema automatizado: adoptar una solución de liquidación de sueldos que sea capaz de calcular sueldos, considerar cada empleado individualmente, adaptarse al rubro de la empresa, procesar grandes volúmenes de información, obtener informes completos, archivar información personal de cada colaborador, centralizar la información para presentar boletas.
Gestionar la liquidación de sueldos es una tarea compleja y esencial para cualquier organización, especialmente por ser una de las más reguladas en Argentina.
En ese sentido, proceder correctamente con los requisitos gubernamentales puede convertirse en una tarea titánica, considerando los constantes cambios que existen en el país.
Sin embargo, con una solución de liquidación de sueldos automatizada, los contadores pueden fortalecer su papel como asesores financieros y fiscales confiables y transformar esta actividad en un centro de ganancias y cumplimiento normativo.
Si estás listo para automatizar y actualizar tu estudio contable, conocé Onvio Sueldos, un nuevo plan para la liquidación de sueldos de tus clientes.
Publicaciones relacionadas
