La firma es nuestra forma de autenticar y manifestar el consenso o la aceptación de diferentes acuerdos. Bien se podría decir que es quien nos representa cuando no estamos. Por eso es un tema tan relevante dentro del sector de RR. HH., porque es firmando recibos que la máquina se mueve.
Firma viene del latín «firmare» y significa dejar algo firme, ahora bien: ¿cuán firme puede estar todo en una nueva era digital? Los problemas de seguridad y de autenticación, como también la necesidad por parte de las empresas de mejorar su gestión, crearon la necesidad de diferentes tipos de firmas.
Por eso, es tan importante que conozcamos las diferentes normativas que surgieron, sepamos entender las diferencias entre una firma digital y una firma electrónica y de paso, aprender uno de los beneficios principales para el sector de RR. HH.: el recibo de sueldo digital.
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La firma húmeda o manuscrita
Es la firma clásica que hacemos de puño y letra. Su nombre hace referencia a la humedad de la tinta sobre el papel. También se la puede llamar manuscrita u ológrafa. Según el Código Civil y Comercial de la Nación, es el nombre del firmante o un signo.
Pero claro, estamos hablando de la época digital y si bien todo es muy nuevo —no olvidemos que Internet todavía no cumplió 30 años— bien podemos afirmar que en el mundo virtual no existe la humedad. Por esa razón, tienen tanta relevancia las firmas digital y electrónica hechas con otro tipo de sustancias y elementos propios del mundo digital.
Firma digital y firma electrónica: mismo universo diferentes funciones
Básicamente, la gran diferencia entre estos dos tipos de firmas, es que una es reconocida por la ley, mientras que la otra solo puede cumplir la función de prueba. El ordenamiento jurídico vigente solo reconoce la validez de las firmas manuscritas y digitales, ergo la firma electrónica es nada más que una forma elegante de referirse a un sistema de autenticación.
Esto significa que la firma digital:
- Es la versión digital con idéntico valor que la firma manuscrita;
- Se presume verdadera (presunción de autoría); lo que quiere decir que quien cuestione su validez tendrá que presentar pruebas;
- Se presume íntegra; si alguien no cuestiona la firma, pero sí el documento, también tendrá que presentar pruebas.
Por su lado, la firma electrónica:
- No tiene valor idéntico a la firma manuscrita;
- No se presume verdadera;
- No se presume íntegra.
Hablemos más a fondo de cada una de ellas.
¿Qué es una firma electrónica?
Es una encriptación de información que identifica a un sujeto, a través de un grupo integrado de datos electrónicos que se asocian de forma lógica a otros datos electrónicos usados por una persona como su medio de identificación. El ejemplo más común es la contraseña de un email.
Si bien es correcto afirmar que una firma electrónica puede constituirse como una prueba, eso no significa que frente a la ley se le adjudique el estatus de firma. Todas estas particularidades están establecidas en la misma normativa de la firma digital.
¿Por qué es importante aclarar esta cuestión?
Porque con la firma electrónica, en el caso de que alguien cuestione la validez de un documento tuyo, será tu obligación aportar las pruebas que la autentiquen; en cambio, si es digital, será quien cuestiona el que tendrá que aportar pruebas que la invaliden.
Las diferentes firmas electrónicas
La relevancia de la firma electrónica se debe a que es la más usada. Muchos de nuestros procedimientos diarios, como entrar a nuestro email o a nuestro banco para realizar un pago, demandan un recurso de autenticación de la identidad rápido y práctico.
Por eso existen dos tipos principales de firmas electrónicas:
- Simple: es la firma para nuestro día a día y que, además, puede ser usada por terceros.
- Robusta: siguiendo la misma lógica, es la firma para nuestro día a día para temas más sensibles, como por ejemplo la cuenta del banco. Para dejarla más segura demanda dos o más factores de identificación:
- Algo que sé (puede ser la respuesta a una pregunta);
- Algo que tengo (puede ser un token);
- Algo que soy (datos biométricos).
¿Qué es una firma digital?
Es cuando le aplicamos a un documento digital un procedimiento matemático que determina la identidad del signatario. Se origina a través de un certificado, esto es, una habilitación otorgada por un licenciador autorizado.
La incorporación de esta figura en el ordenamiento legal fue en 2001 y su reglamentación fue con un decreto que se modificó con otro decreto — el 182/2019 —, modernizando la ley y contemplando otros sujetos que pueden intervenir en lo que es una firma digital.
El beneficio de la firma digital en el área de Recursos Humanos
Para cerrar el artículo y vincular el tema de los beneficios de la firma digital en el área de recursos humanos, hablaremos de los recibos de sueldos, sin dudas un gran avance en una época en que la gestión es cada vez más determinante para los negocios.
Perfeccionar los procesos y dejar la operación más leve y eficiente es el resultado de una buena gestión. El recibo de sueldo digital posiciona a Argentina en un altísimo nivel de desarrollo legal y tecnológico; además, reduce los gastos y el impacto en el medio ambiente.
El paso del papel a lo digital fue determinado por la Resolución 1455/2011 del Ministerio de Trabajo y Empleo y Seguridad Social. Gracias a ella, las empresas realizaron el cambio. Como ya dijimos anteriormente, la firma digital —al contrario de la electrónica— tiene sustento en la Ley 25506, por eso es la adecuada para este trámite.
Según la Resolución 346/2019 del Ministerio de Producción y Trabajo: “los empleadores podrán emitir indistintamente recibos de pago en concepto de salarios u otras formas de remuneración al personal en relación de dependencia en formato papel o digital. El empleador deberá arbitrar los medios necesarios a efectos de que los mismos sean firmados digitalmente, tanto por él como por el trabajador. El sistema utilizado deberá contemplar la posibilidad de que el trabajador pueda salvar sus recibos de haberes digitales”.
De esta manera, gracias a la digitalización del proceso, tan solo basta con generar los certificados para que ambas partes puedan firmar digitalmente el recibo y dejarlo disponible en el Portal del Empleado de la empresa, donde el recibo digital estará disponible a cualquier hora y desde cualquier lugar.
Sin duda, la firma digital en el área de Recursos Humanos es un gran beneficio que nos proporciona la tecnología, simplifica procesos, los agiliza y reduce también los gastos de tiempo y recursos. Interesante, ¿no es verdad? Si querés seguir profundizando en la evolución de la gestión del área de RR.HH., leé nuestro artículo sobre La gestión del personal 4.0: evolución y oportunidades.
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