Una gestión de pagos eficaz es uno de los factores que determina el éxito de un negocio. Esto se debe a que la salud financiera de cualquier empresa depende de su flujo de caja y al mismo tiempo un total control de todo el dinero que entra y que sale.
Por ese motivo es esencial que desde el inicio de un negocio exista un modelo de gestión de pagos eficiente para que en los momentos de crisis no se corran riesgos difíciles de enfrentar.
Siendo así, hoy te mostraremos la importancia de la gestión de los pagos y te daremos tips para que tu pyme tenga una mejor gestión de cobros y pagos.
¿Cuál es la importancia de la gestión de pagos?
Sabemos que la salud financiera de una pyme solamente se puede lograr con una buena gestión de pagos y cobros. Sin embargo, también tiene otros efectos en el negocio.
- Reduce costos: Tener un control del flujo de caja permite hacer los pagos antes de la fecha de vencimiento, lo que puede proporcionar descuentos, evitar intereses o multas por atrasos. Además, te ayuda a evitar atrasos en los pagos de tus clientes.
- Te proporciona liquidez: Es esencial poder cumplir con tus obligaciones financieras en el momento preciso y sin liquidez tendrás que pedir prórrogas o incluso préstamos para garantizar el funcionamiento de la empresa.
- Contribuye con la gestión de toda la pyme: Al contar con la liquidez necesaria podrás planificar mejor tus inversiones y contarás con el dinero necesario para optimizar cualquier sector de tu pyme.
- Te hace más competitivo: Un flujo de caja adecuado te proporciona mayor flexibilidad y te permite ofrecer promociones eventuales a tus clientes sin impactar negativamente en tu caja.
- Te permite cumplir con tus colaboradores: Cuando el flujo de caja es deficiente suele haber atrasos en la planilla de pagos. Sin embargo, al tener las cuentas al día no solo tus colaboradores reciben su pago al día, sino que también podés reducir la rotación de empleados y atraer a los mejores talentos.
- Le proporciona una buena imagen a tu pyme: Una buena gestión de pagos te brinda la imagen que necesitás en el mercado. Así, si en algún momento tenés una emergencia, te será mucho más fácil negociar con tus proveedores.
¿Cómo tener una gestión de pagos eficiente?
A continuación, te damos 5 tips que te ayudarán a mejorar la gestión de cobros y pagos de tu pyme.
Creá un calendario de pagos
El primer paso para tener una gestión de pagos eficiente es la organización. Crear una rutina que te permita tener un control de los pagos y los cobros es esencial para el éxito de la gestión.
Por eso, al iniciar el mes, organizá los pagos fijos y en el momento que llegan nuevas cobranzas agendalas para evitar olvidos.
Establecé beneficios para la anticipación y penalizaciones para los atrasos
Para mantener el flujo de caja saludable es importante que el dinero entre en la fecha indicada.
Por eso, incentivá a tus clientes a pagar antes del vencimiento ofreciéndoles algún beneficio, por ejemplo, un descuento.
Asimismo, en el caso de atrasos también debés cobrar una multa o intereses. De esta forma, educás a tus clientes para que paguen al día.
Analizá la solvencia de tus clientes
Cuando ofrecés crédito, es primordial que sepas los riesgos que corrés. Por eso, investigá si tus clientes tienen solvencia antes de agendar un pago a futuro.
Creá un fondo de emergencias
Para evitar problemas en el flujo de caja es fundamental crear un fondo de emergencias. De esta manera, si tus clientes se atrasan en el pago, podés hacerte cargo de tus obligaciones sin tener grandes problemas.
Usá un software ERP
La tecnología es la solución más adecuada para quien busca practicidad, rapidez y eficiencia. Por eso, un software ERP es la solución para tus problemas de gestión de pagos. Con él, minimizás los errores humanos y optimizás el tiempo de tus colaboradores para que puedan utilizarlo en otras tareas.
Además, un ERP cuenta con módulos específicos de gestión de pagos que te permiten:
- Realizar un seguimiento del estado de cada factura desde su aprobación hasta que se hace efectivo el pago.
- Generar y enviar certificados para que los proveedores puedan acceder a ellos inmediatamente.
- Publicar las órdenes de compra y vincular los pagos que estén relacionados con ella.
- Contar con un canal para recibir y atender cualquier tipo de reclamo.
- Generar notificaciones masivas e individuales.
- Crear un circuito de autorización de documentos con diferentes perfiles de aprobación.
- Extraer automáticamente la información de cada documento recibido para transferirlo al software ERP del usuario.
- Enviar facturas a través de la plataforma.
- Programar alertas en múltiples formatos y tipos.
- Generar informes multicriterios y mucho más.
La gestión de pagos y cobros, así como toda tu pyme, se vuelve muchísimo más eficiente cuando cuenta con un software ERP. ¡Consideralo!
Y si querés otros tips para optimizar la gestión de tu pyme, ¡seguí leyendo nuestro blog!
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