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MAY 08, 2020

La gestión de fondos en las Pymes en tiempos de crisis

¿Cómo gestionar los fondos durante la pandemia? Leé el artículo para saber qué puede hacer tu Pyme para reducir el impacto.

Los efectos económicos negativos generados por la expansión del coronavirus en la Argentina recién comienzan. Y si bien la cuarentena está logrando el objetivo de bajar la curva de contagio, las ventas, la producción y el empleo ya están sufriendo el impacto.

Una encuesta realizada por la Fundación Observatorio Pyme (FOP) entre casi 800 empresarios y profesionales independientes de todo el país reveló que el 58% está padeciendo caída en las ventas; 40%, en las compras; 39%, en la producción, y 33%, en los niveles de ocupación.

Hablamos con Luis Affranchino, socio y director comercial de MCL Consultores, y experto en temas de gestión en pymes, acerca del impacto del COVID-19 en el cash flow y qué pueden hacer las Pymes para mitigar sus efectos negativos y sobrevivir en estos tiempos de crisis.

Procesos y cash flow: una realidad compleja


Pensemos en un mundo ideal. Pensemos en una Pyme con 5 áreas: ventas, compras, cobranzas, pagos, y servicios o producción, perfectamente integradas, con procesos aceitados y una comunicación constante entre ellas.

Ahora imaginemos un cash flow casi perfecto. Esto es, la correcta estimación de los ingresos y egresos futuros de la empresa para conocer la posición financiera de la organización y la manera en que hará frente a los compromisos futuros.

¿Qué vemos en el mundo Pyme en realidad? Procesos aislados con falta de integralidad en la gestión, resultados que no se reflejan, falta de ingresos para pagar el IVA y cobros a 40 días, entre otras complicaciones.

¿Y respecto del cash flow? El escenario es de diversos sectores pujando por los fondos de la empresa. Una tensión permanente entre las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, la rentabilidad, los inventarios y el capital de trabajo.

Sin dudas que la realidad es muy diferente. Y sobre esta realidad, ya de por sí compleja y difícil, está causando estragos la pandemia.

El impacto del COVID-19 en el cash flow


En circunstancias normales, el cash flow es una herramienta fundamental para las Pymes. Entre otras cosas, porque permite:

●      Gestionar el negocio de manera integral con una visión financiera

●      Anticiparse a situaciones de stress financiero

●      Analizar cuánto aporta cada cliente a la generación de fondos

●      Identificar oportunidades de gestión de excedentes de fondos

Ahora, ¿qué ocurre en el escenario económico planteado por la pandemia? El cash flow se ve seriamente afectado por las caída en las ventas y las cobranzas, y las demoras en los pagos. Lo cual lleva, indefectiblemente, a la ruptura en la cadena de pagos.

Con una estructura fija, esto es, recursos humanos, cargas sociales, impuestos y alquileres, que permanece igual, se presenta para las Pymes un desafío insostenible en el tiempo. La reducción de ingresos aumenta hasta el límite la tensión y la puja entre las diferentes áreas por los recursos escasos.

6 consejos para la gestión de fondos en tiempos de crisis


En este contexto de stress financiero y de caída general de la economía a nivel nacional y regional, el área gerencial tiene que tomar un protagonismo aún mayor.

Es en este punto que empieza, entonces, la verdadera gestión de fondos. Todo dueño de una empresa debe comenzar a impulsar conversaciones entre las diferentes áreas para conocer el impacto real y buscar oportunidades de financiamiento.

En este sentido, Luis Affranchino da 6 consejos para gestionar la incertidumbre y trabajar en pos de la supervivencia de la empresa en este proceso de obstrucciones en el flujo de fondos:

1.     Cambiar la mentalidad. Cada responsable por una empresa tiene que asumir la situación y liderar el cambio en las reglas de juego.

2.     Mantener conversaciones y compromisos con el ecosistema. La mayor responsabilidad del dueño de la Pyme hoy está en trabajar en conversaciones con clientes, proveedores y empleados que permitan dar certeza de cuál va a ser la situación. En este sentido, es necesario conversar con los clientes para conocer su situación y saber cuándo van a pagar, y posteriormente conversar con proveedores y clientes para hacerles saber que el impacto en el cash flow puede afectar también su situación.

3.     Priorizar los pagos según el impacto en el negocio. Ante la disminución en los ingresos, se vuelve fundamental entender qué impacto va a tener en el negocio cada uno de los pagos y cómo administrarlos para que la empresa pueda garantizar su continuidad.

4.     Ser ágiles aunque se resigne precisión. El tiempo no sobra por lo que es necesario tomar decisiones rápido aunque no sean del todo precisas.

5.     Realizar un seguimiento de los planes y las ayudas del gobierno. El gobierno está tomando medidas para ayudar a las Pymes. Seguramente no alcancen para cubrir todas las necesidades pero sí pueden ayudar a la empresa a tomar fondos para morigerar el impacto de la pandemia en el negocio.

6.     Repensar las estructuras salariales. Sabemos que es un punto conflictivo, pero hoy se torna necesario que cada empresa piense en cómo puede cambiar o ajustar sus planes salariales.

Estos consejos, aplicables a corto plazo, pueden resultar útiles para poder transitar este arduo camino con un poco más de aire. Pero hay medidas que se pueden tomar ya mismo.

Una hoja de ruta para hoy


En lo inmediato, existen algunas acciones que pueden ayudar a planificar mejor la situación financiera de la empresa y comenzar a agilizar lentamente el cash flow afectado por la crisis económica. Veamos alguna de ellas:

●      Identificar los cheques emitidos por la empresa con su fecha probable de pago y monto.

●      Identificar los cheques recibidos y aún no depositados, con su fecha de cobro e importe.

●      Identificar la totalidad de compromisos de pagos a proveedores, estimación de sueldos, cargas sociales e impuestos, con fecha y monto.

●      Identificar el 100% de las cuentas por cobrar con montos y fechas de cobro para cada operación, teniendo en cuenta el impacto de las retenciones impositivas.

●      Consolidar en una herramienta, como un sistema de gestión ERP, toda la información que permita visualizar la posición de liquidez.

Una solución ERP para agilizar la gestión de fondos


La adopción de un sistema de planificación de recursos empresariales, para gestionar de manera virtual las distintas operaciones internas de la empresa, puede resultar de mucha utilidad en el escenario actual.

Además de centralizar la información para mejorar la toma de decisiones y optimizar los procesos, una solución ERP brinda herramientas fundamentales para afrontar los desafíos de cada área del negocio en estos tiempos de crisis.

Por ejemplo, en cuanto a la necesidad de identificar las cuentas a cobrar y pagar, tan necesarias para planificar el flujo de fondos, el software concentra la información necesaria para realizar un seguimiento ágil y verificar que las operaciones se concreten.

También, en un contexto en que bajar el nivel de inventario de productos o materia prima puede ser una buena manera de generar fondos de manera transitoria, una solución ERP permite llevar un control detallado del stock. Así, es posible identificar las variables que pueden permitir un uso más eficiente.

Los impuestos también pueden ser una buena fuente de financiamiento interno en este escenario, ya que no necesita certificaciones ni SGR que la validen. El uso de este tipo de software ayuda a calcular de forma automática impuestos internos o no gravados, facilitando la identificación de posibles ingresos paliativos.

Finalmente, en un contexto de renegociación salarial y conversaciones con los sindicatos, la herramienta ayuda al área de Recursos Humanos en tareas que van desde la liquidación de sueldos hasta la gestión y el desarrollo integral de los recursos.

Con toda esta información en la mano, el responsable de la empresa será capaz de generar reportes que mantengan a todas las áreas informadas y permitan identificar aquellas variables que pueden ayudar a gestionar los fondos de una mejor manera.

Algunos datos esperanzadores


Si bien el panorama no es optimista y los desafíos a afrontar son muchos, ciertos números permiten trazar un escenario menos sombrío.

En el último informe de la Fundación Observatorio Pyme, del 23 de abril de 2020, se percibe que, a partir de una mayor flexibilización de la cuarentena y nuevas medidas gubernamentales de asistencia, el nivel de operatividad de las Pymes creció un 30%.

Entre la segunda y tercera semana de abril, casi 80.000 pequeñas y medianas empresas su sumaron a la actividad y 300.000 empleados retornaron al trabajo. Y la intervención del Gobierno, a través de nuevas regulaciones y decretos que aumentan la ayuda a las empresas, permitió que más de 250.000 Pymes puedan afrontar entre el 80% y el 100% de los costos salariales de abril.

Este artículo está basado en el webinar: La gestión de fondos en las PyMEs en tiempos de crisis, dictado por Luis Affranchino.

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