La rutina de un contador se basa en la ejecución de decenas de tareas, verificación de vencimientos, realizar presentaciones y entregas de informes, entre otros. Si a esto le sumamos los cambios en las legislaciones, regulaciones tributarias y estructuras burocráticas oficiales, es claro que su día a día es dinámico.
Sin embargo, el contador que piensa en su futuro profesional debe estar preparado con diversas soluciones y herramientas que lo ayuden a organizar y optimizar sus esquemas de trabajo, así como la automatización y eficientización de las actividades habituales en su puesto laboral para superar sus expectativas y la de sus líderes.
Por ello, en este contenido, hemos preparado una lista de las 5 tareas diarias que los estudios contables pueden mejorar y que pocos conocen sobre cómo optimizar la rutina del contador.
¡Leé hasta el final y conocé cuáles son!
1. Elaborar calendarios de vencimiento
Sabemos que gran parte del tiempo de la rutina de un contador se destina en ingresar de forma manual la información a los sistemas, especialmente, las relacionadas con planillas y controlar los vencimientos por cada cliente.
Sin embargo, la automatización gracias a soluciones digitales posibilita la vinculación de los clientes con los vencimientos impositivos, previsionales, laborales y aquellos adicionales o personales, como pueden ser los cortes de créditos, honorarios profesionales, planes de pago, entre otros.
Al tener una plataforma con la información de los clientes (un proceso que se carga una sola vez), todas las novedades fiscales, laborales y seguridad social, normas contables, profesionales y societarias, serán mostradas con la particularidad que hacen foco solo en las que impactan en tus clientes.
Gracias a este factor, los estudios contables y sus clientes tendrán a su disposición un calendario completamente personalizable y automatizado que proporcionará información vital para el cumplimiento de las obligaciones y que, además, puede ser distribuido a través de diversas plataformas.
2. Compartir novedades
Evaluar de forma diaria las novedades que impactan a cada cliente puede ser un verdadero dolor de cabeza. Especialmente cuando se cuenta con una base amplia de clientes, con necesidades diferentes y exigencias que varían sustancialmente de una persona u organización a otra.
Gracias a la optimización de las tareas del contador, tenés la oportunidad de cargar el perfil del cliente una sola vez y enviarle una especie de newsletter con las novedades fiscales, laborales y de seguridad social, normas contables, profesionales y societarias que son relevantes para él.
De esta manera, cada cliente recibirá las noticias importantes para sus cuentas que provienen de un intenso análisis diario de novedades y que pueden ser filtradas de acuerdo a lo que se quiere o necesita ver.
Al igual que los calendarios de vencimiento, esta información puede ser transmitida por diferentes vías para actualizar a los clientes de forma oportuna y personalizada y mantenerlos al tanto de las novedades tributarias que pueden impactarlos.
Así, tu estudio contable estará equipado con procesos que proporcionen valor y que ahorran tiempo valioso de la rutina de un contador.
3. Tener conocimiento de las notificaciones de e-ventanilla AFIP
La e-ventanilla es un servicio de comunicaciones de la Administración Federal de Ingresos Públicos que permite recibir notificaciones y avisos sobre el vencimiento de las obligaciones tributarias de forma centralizada.
Para la rutina de un contador, esta tarea significa el ingreso manual de los perfiles de los clientes con la clave fiscal de forma individual para poder visualizar cuáles son las novedades específicas, lo cual consume mucho tiempo y recursos esenciales de su día a día.
Gracias al uso de herramientas digitales, un estudio contable podrá centralizar las notificaciones de la e-ventanilla en un solo lugar para disponer de la información más relevante al instante.
Esto no solo acelerará las operaciones rutinarias del contador, también favorecerá la administración, organización, priorización y hallazgo de las necesidades del profesional, liberándose de procesos manuales y molestos que solo perjudican la productividad general.
4. Revisar la información fiscal
Cuando se debe ingresar la información de un cliente a la base de datos del estudio, generalmente esto significa la comprobación de los datos contra padrones de AFIP, AGIP, ARBA, entre otros.
Esto se produce con el objetivo de detectar anomalías u obtener alertas sobre la información proporcionada por el cliente y controlar lo que se tiene registrado de ellos.
Cualquier contador reconoce que, en sus rutinas, esto ocasiona el despliegue de una gran cantidad de recursos para llevarse a cabo. Y, en muchos casos, hacerlo de forma manual es prácticamente imposible por el tiempo que demandaría.
Optimizando esta tarea, gracias a soluciones digitales y vanguardistas en el país, cualquier estudio contable tiene a su disposición diversas herramientas para realizar auditorías a los clientes y detectar anomalías e incongruencias con lo registrado.
Por ejemplo, gracias a este tipo de plataformas, un contador podría reconocer fácilmente si un proveedor o cliente de la organización está incluido en la base de datos de “Facturas Apócrifas”.
De forma manual, el profesional tendría que acceder análogamente con el número de CUIT y, hacerlo tantas veces como CUIT existan. Lo cual es una iniciativa demandante y, en algunos casos, impráctica.
En ese sentido, existen herramientas que realizan este proceso a demanda, es decir, simplemente se debe indicar la tarea en cuestión y esta solución lo hará de forma automática, generando alertas y notificaciones en caso de encontrar anomalías.
5. Facturación de abonos de honorarios
Tanto para la gestión interna, como servicio desplegado para los clientes, la facturación de abonos de honorarios es una tarea que conlleva grandes cantidades de tiempo y esfuerzo para ser ejecutada de forma manual.
Además, es directamente proporcional con la cantidad de clientes con los que cuente el estudio. De este modo, hace que se convierta en un proceso repetitivo y con una alta demanda de recursos.
A través de herramientas digitales, es posible gestionar y automatizar esta iniciativa, emitiendo las facturas de honorarios a demanda e, incluso, permitiendo generar las que corresponden a abonos periódicos.
Dentro de la organización, tenés la oportunidad de administrar la gestión interna, las cuentas corrientes, los movimientos financieros y la generación de informes para evaluaciones de control, entre otros procesos.
Ya sabes cómo optimizar la rutina del contador
Mejorar las condiciones profesionales y laborales de un contador, es parte de la responsabilidad de los estudios para favorecer el equilibrio personal y laboral de estos prestadores de servicios.
La automatización de las tareas diarias, repetitivas y muy demandantes, actualmente es una posibilidad que se encuentra al alcance de todos. Además, de ser una ventaja competitiva para atraer clientes a través de un servicio diferenciado y personalizado.
Si querés seguir aprendiendo sobre el futuro del contador y su relación con la tecnología, leé este contenido sobre la perspectiva de Sebastían Rizza, Socio Gerente del Estudio Rizza, en este tema.
¡No dejes de leerlo!
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