Los constantes cambios en la legislación Argentina, como en el Impuesto a las Ganancias, los aportes y contribuciones a la seguridad social o el Impuesto a los Bienes Personales, provocan que las dinámicas de las empresas se transformen con ellos. Mantener la productividad de un estudio contable a pesar de las modificaciones es la misión de cualquier contador del presente y del futuro y, por ello, aquí te enseñaremos cómo lograrlo.
A continuación, te explicaremos en detalle cómo incrementar la productividad de tu estudio contable a través de simples consejos que podés aplicar ahora mismo y alcanzar el nivel de rentabilidad que deseas para tu negocio.
¡Seguí leyendo!
Consejos para elevar la productividad de tu estudio contable
1. Automatizá tareas repetitivas
La transformación digital además de mejorar los resultados de los estudios contables, por ejemplo, al eliminar el factor humano en muchos de los cálculos y estimaciones, reduciendo sustancialmente los errores en las declaraciones, logra generar procesos que aceleran múltiples actividades y sacan el mejor provecho al talento humano en tareas donde el intelecto y la experiencia son requeridos.
Procesos como entrada de datos y generación de informes no serán más un dolor de cabeza para los estudios contables gracias a herramientas digitales que permitan, por ejemplo, una gestión contable, tributaria y laboral completa dentro de una misma interfaz o automatizar procesos de colaboración con los clientes que estimulen el aumento de la productividad de tu estudio contable.
Este tipo de plataformas brinda un entorno único e integrado, que reduce el tiempo de gestión, automatiza el acceso a la información y centraliza el intercambio de datos con tus clientes.
2. Organizá el tiempo y priorizá las tareas
Un problema muy recurrente en las organizaciones, especialmente en las pequeñas empresas es la mala administración del tiempo en las tareas importantes que se dejan a un lado para resolver asuntos que no tienen que ver directamente con los intereses de la compañía.
Un estudio del Centro de Investigación de Emprendimiento y Desarrollo Económico en Gran Bretaña, de las pequeñas y medianas empresas del Reino Unido determinó que aquellas con una gestión adecuada del tiempo eran más propensas a alcanzar mayores márgenes de crecimiento que las que no aprovechaban bien su tiempo.
Para lograr una administración adecuada del tiempo podés aplicar:
● Objetivos claros, para comprender la visión de la firma.
● Analizar plazos, para estudiar cómo mejorar los procesos identificando dónde se pierde tiempo y por qué.
● Definir prioridades, para jerarquizar la generación de actividades.
● Seguimiento continuo, para monitorear el cumplimiento de hitos y facilitando la gestión de las crisis.
Evidentemente, este proceso debe estar apoyado por la utilización de herramientas de gestión del tiempo, como plataformas que permitan la visualización de tareas, centralización de la información y que eliminen la duplicidad de procesos.
3. Comunicate con tus clientes de manera efectiva
Asegurate de mantener una comunicación clara y efectiva con tus clientes para evitar malentendidos y retrasos en los proyectos, especialmente en un área donde cualquier error, omisión o mala práctica puede ser determinante para la seguridad financiera y jurídica de las personas.
Para ello, podés apoyarte en:
● Ser directo, con respecto a lo que querés decir sin ambigüedades.
● Escuchar activamente, para comprender cuáles son sus necesidades puntuales y esenciales.
● Ser respetuoso, sin importar su situación.
● Enfocarse en el problema, para encontrar soluciones ideales.
● Ofrecer soluciones, a las quejas, requerimientos o problemas que plantee.
4. Mejorá el conocimiento contable
Para mantener productivo tu estudio contable, es necesario que estés actualizado con las últimas leyes y regulaciones para brindar un mejor servicio a tus clientes.
Este conocimiento que proviene principalmente del estudio de las legislaciones, modificaciones y surgimiento de nuevas normativas en el país, pondrá a tu firma en un estado de actualización permanente que no solo permitirá ofrecer soluciones a tus clientes, sino también evitar caer en incumplimientos que perjudiquen sus finanzas o seguridad jurídica.
5. Trabajá en equipo
Asignales tareas y responsabilidades a los miembros de tu equipo para maximizar la eficiencia y reducir la sobrecarga de trabajo. Esto permitirá que cada uno conozca sus responsabilidades y obligaciones con la organización y estimulará la generación de resultados a tiempo.
Para ello, apoyarse en la tecnología con herramientas de creación de flujos de trabajo y seguimiento de actividades que permitan la comunicación y colaboración de los equipos bajo una misma interfaz es la mejor solución para garantizar el despliegue de las tareas pendientes y los procesos en ejecución.
Ahora bien, si ya aplicaste estos consejos, muy posiblemente necesitarás medir su efectividad. Para ello, te recomendamos seguir un análisis de resultados.
¿Cómo medir la productividad de tu estudio contable?
Hay varios indicadores que podés utilizar para medir la productividad de un estudio contable:
● Tiempo de entrega: medí el tiempo que tardan tus empleados en completar tareas específicas para compararlo con los plazos establecidos. Esto te ayudará a determinar si tenés un equipo eficiente.
● Tasa de error: determiná la cantidad de errores que se cometen durante el proceso de contabilidad y tratá de minimizarlos.
● Satisfacción del cliente: preguntales a tus clientes sobre su experiencia con tu estudio contable y utilizá sus comentarios para mejorar tus procesos.
● Procesamiento de información: evaluá la eficiencia con la que se procesa la información contable y buscá áreas en las que puedas mejorar.
● Eficiencia de costos: identificá los costos de tu estudio contable y tratá de minimizarlos sin sacrificar la calidad de tus servicios.
● Uso de tecnología: presentá el uso que hacés de la tecnología y buscá maneras de automatizar tareas repetitivas para mejorar la eficiencia.
● Productividad por empleado: analizá la cantidad de tareas que cada empleado completa en un período de tiempo específico para compararlo con tus objetivos.
Al medir estos indicadores, podés tener una idea clara de la productividad de tu estudio contable y determinar qué áreas necesitás mejorar.
Actualizá tus recursos para elevar la productividad de tu estudio contable
Sin importar el tamaño o cantidad de procesos que tu estudio contable ejecuta diariamente, poder contar con herramientas como una solución contable le proporcionará a tu organización las funcionalidades que necesita para elevar la productividad.
Gracias a este tipo de recursos, cualquier estudio contable podrá:
● Reducir costos con el teletrabajo.
● Digitalizar los documentos.
● Reducir la carga laboral.
● Eliminar errores.
● Gestionar efectivamente los tiempos.
Entre muchos otros beneficios.
¿Querés conocer más sobre este tipo de herramientas? Conocé cómo una solución contable ayuda a optimizar los recursos de cualquier firma o estudio en este post.
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