Optimización de procesos: 8 consejos para el contador del futuro

Según datos del Banco Mundial, Argentina ocupa el segundo lugar en la lista de los países con las tasas impositivas más altas de todo el mundo.

En 2020, serán alrededor de 165 tributos, entre impuestos, tasas y contribuciones. La complejidad administrativa generada por esta cantidad de impuestos hace que el trabajo del contador sea cada vez mucho mayor. Por este motivo, es esencial optimizar los procesos de un estudio contable con la ayuda de la transformación digital, tanto para aumentar la productividad como para tener la capacidad de atender a más clientes.

¿Qué es la optimización de procesos en la contabilidad?

Conceptualmente, se trata de una técnica que mapea las actividades ejecutadas, con foco en los puntos de mejora y en la identificación y eliminación de errores. Tiene como objetivo la estandarización de las rutinas y genera, como consecuencia natural, la satisfacción de los clientes.

La automatización es el recurso más indicado para la optimización de los procesos. A continuación, te mostramos las principales ventajas obtenidas:

1. Mayor control de los procesos a partir de la definición de un flujo de informaciones claro y funcional.
2. Equipo más ágil y productivo gracias al alineamiento de atribuciones y procesos.
3. Reducción de errores.
4. Aumento de eficiencia y calidad del trabajo.
5. Reducción de costos.
6. Mejora continua de la gestión.
   

8 consejos para optimizar los procesos
Al saber que la optimización de procesos puede brindar un gran avance para el estudio contable, la duda es: ¿cómo implantar la técnica? La respuesta te la damos ahora.

1. Hacé un mapeo de los procesos
Con la ayuda de tu equipo debés responder las siguientes preguntas:

• ¿Para qué sirve cada proceso?
• ¿Cuáles son sus principales actividades?
• ¿Quiénes participan en este proceso?
• ¿Cuáles son los puntos negativos relacionados?

Con ellas, podrás definir los siguientes pasos.

2. No utilices métodos ultrapasados
La transformación digital ofrece las herramientas y los recursos necesarios que te permitirán optimizar los procesos. Además, existen métodos actualizados que ayudan a movilizar a tu equipo.

En la fase de mapeo de procesos, por ejemplo, podés utilizar prácticas y principios del Design Thinking, así podrás motivar a los profesionales a realizar un trabajo más colaborativo.

3. Involucrá a todo el equipo
La optimización de procesos en la contabilidad tendrá éxito solamente con la participación de todo el equipo. Por lo tanto, no enfrentes este desafío solo.

Entender el perfil de cada profesional te ayuda a delegar atribuciones y tareas, siempre acompañando el desempeño del equipo.

4. Planeá y definí las prioridades
Al tomar como punto de partida los indicadores de desempeño y las informaciones del mapeo, es posible buscar nuevas soluciones y alternativas, proporcionándole eficacia y competitividad al estudio contable.

Para facilitar la elaboración de una planificación consistente, destacá las principales dificultades y necesidades identificadas en el mapeo. Enseguida, pensá cómo se pueden optimizar por orden de prioridad.

Cabe resaltar, que se puede implementar cualquier tipo de solución, desde una mejora en el protocolo de atención hasta la incorporación de un software contable.

5. Capacitá al equipo y monitoreá el desempeño
Para que la optimización y la gestión de procesos se convierta en una práctica continua, el equipo debe estar preparado, por lo tanto, invertí en su capacitación.

Otro factor importante es el monitoreo del desempeño de los procesos y del equipo. Al fin y al cabo, la mejor forma de saber si la acción funciona, es comparando el desempeño anterior con el actual. Así, al identificarse fallas, es posible realizar los ajustes necesarios.

6. Organizá el ambiente de trabajo
A partir de la estandarización de rutinas, hacé los cambios, reformas y adquisiciones necesarias. Antes de empezar, observá algunos criterios importantes, como las normas de seguridad del trabajo relacionadas con la ergonomía, por ejemplo.

De esta manera, organizás el ambiente, cumplís con las exigencias de la ley e incluso, cuidás la salud y el bienestar de tu equipo.

7. Mantenete informado
En el área contable, más que en otras, los cambios son frecuentes. Por eso, es esencial mantenerse informado sobre lo que ocurre en el sector.

Leé mucho y siempre, enfocándote en revistas,  blogs para contadores como el de Thomson Reuters y páginas web especializadas en contenido contable.

8. Utilizá tecnología de punta
La transformación digital ha traído una gama de soluciones inteligentes y eficaces. Para optimizar los procesos y mejorar el desempeño del estudio de contabilidad debés aprender a usarlas.

Al incorporar un sistema como ONVIO, por ejemplo, el contador pasa a tener una serie de recursos y funcionalidades exclusivas. Con esta solución, la oficina se relaciona con el cliente, compartiendo documentos y archivos con facilidad y seguridad. Todo de forma práctica, rápida y sencilla.

Es posible ajustar, digitalizar y encontrar documentos con agilidad, además de recibir notificaciones de nuevas facturas en tiempo real por medio de la comunicación bidireccional con el módulo Auditoría Fiscal. Sin contar todas las otras opciones del sistema. ONVIO es el software perfecto para la automatización de los procesos del contador del futuro.

¿Te gustó saber cómo la tecnología puede contribuir con el desarrollo de los estudios contables? ¡Entonces continúa leyendo nuestro blog!