¿Qué es el Libro de Sueldos Digital? 

¿Quiénes son los empleadores alcanzados?

Se ha definido implementar el nuevo sistema por etapas, incorporando paulatinamente empleadores por ramas de actividad y/o jurisdicciones. En virtud de ello, los obligados serán especialmente notificados a incorporarse al mismo, a través del domicilio fiscal electrónico.

¿Cómo es el procedimiento de adhesión? 

Se debe ingresar al servicio “Libro de Sueldos Digital”, y por única vez, dar de alta los conceptos de liquidación de sueldo, asociando los propios con los fijados por la AFIP. Definir, por cada uno de esos conceptos, el/los subsistemas a los que esté obligado a realizar aportes y contribuciones.

Efectuar las liquidaciones de haberes por cada trabajador, del modo habitual, y cargar en el Sistema, la información de la liquidación de haberes y los datos necesarios para confeccionar la declaración jurada F.931. Una vez cumplidos estos pasos, se conformará las hojas del libro en borrador.

Revisar y confirmar los datos. Imprimir y/o enviar el archivo con las hojas del “Libro de sueldos digital” correspondientes, disponibles a través del servicio “Domicilio Fiscal Electrónico”, ajustándose a los requerimientos de la autoridad jurisdiccional en materia del trabajo.

¿Cómo genero la Declaración Jurada F.931?

Para ello se deberá ingresar al servicio “Libro de Sueldos digital”, desde donde se habilitará el acceso al servicio “Declaración en Línea” para confeccionar la respectiva declaración jurada, siempre que se hubiera verificado la conformidad previa del libro de sueldos.

¿Cómo adherirse voluntariamente?

El empleador que no ha sido notificado en el domicilio fiscal electrónico de su obligación de utilizar este nuevo servicio y desee comenzar a utilizarlo voluntariamente, podrá solicitarlo mediante la siguiente alternativa:

• A través del servicio Presentaciones Digitales, mediante clave fiscal, seleccionando la opción "Libro de sueldos digital"

Luego de la evaluación pertinente recibirá una comunicación en su domicilio fiscal electrónico, indicando el período a partir del cual estará obligado a utilizar el sistema "Libro de sueldos digital".

Se informa que la adhesión a este servicio sea voluntaria o no, no exime al empleador de dar cumplimiento a las obligaciones establecidas por las autoridades locales de Trabajo respecto al cumplimiento del art. 52 de la LCT.

A tener en cuenta:

• El empleador queda notificado cuando abre el domicilio fiscal electrónico y encuentra la notificación.
• Si el empleador no se notifica debido a que no abre el mencionado domicilio, estará notificado de oficio, el primer lunes siguiente al que dejaron la notificación, desde las cero horas.
• Referirá un periodo de prueba, establecido en la misma notificación, (hoy es de 60 días) en el cual se parametrizarán todos los conceptos, se realizaran liquidaciones de prueba y cuando finaliza ese periodo, AFIP bajara todas las pruebas dejando únicamente la carga de los conceptos.
• Desde el momento en que se notifica al empleador no puede liquidar más por Declaración en línea y se visualizara un aviso en dicho servicio dirigiendo al empleador al domicilio fiscal electrónico para que se notifique
• Por otro lado, si no recibió la notificación no puede bajar el software (el servicio), porque el sistema trabaja con datos en línea.

¿Cómo implementar el Libro de Sueldos Digital AFIP y generar el f.931?

• Actualizar información
• Parametrización de conceptos de liquidación de sueldo
•  Carga de los conceptos
• Ingresar al módulo liquidaciones y DDJJ
• Carga de datos de liquidación
• Validamos liquidación
• Aceptamos liquidación
• Obtener Libro de Sueldos
• Presentar la DDJJ f.931

Es de suma importancia actualizar información declarada y/o ingresar la no declarada por el empleador. 

Para su correcto funcionamiento, la aplicación Libro de Sueldos Digital utiliza los datos, ingresados por los empleadores de otras herramientas de Seguridad Social:  

• Sistema Registral
• Simplificación Registral Empleadores
• Declaración en línea

Es por ello, que el empleador debe tener actualizada continuamente la información de los mencionados sistemas.

Desde el sistema "Simplificación Registral Empleadores" se determinará la base de relaciones laborales vigentes del período y se utilizará para la generación del libro de sueldos la siguiente información registrada de cada una de ellas: 

• Fecha de inicio de la relación laboral: es la de ingreso; la misma podrá ser relevada del recibo de sueldo. Si la que se visualiza en la aplicación es del año 2000, puede ser una Fecha “de oficio”, y se modifica.
• Fecha de fin de la relación laboral (caso de extinción de la relación laboral)
• Convenio Colectivo que le corresponda. En el caso del personal fuera de convenio le corresponderá “9999/99 - EXCLUIDO DE CONVENIO””.
• Obra Social a la que este afiliado el trabajador
• Categoría que le corresponde por el CCT. Si es personal fuera de convenio “999999 - SIN CATEGORÍAS
• Puesto (de acuerdo a los implementados por la Superintendencia de Riesgos del Trabajo)
• Sucursal donde preste servicio el empleado (domicilio de explotación) El empleador indicara la jurisdicción de la autoridad administrativa local en materia de trabajo. Es decir la jurisdicción donde rubrica el Libro de Sueldos del artículo 52 LCT.
• Antigüedad reconocida en la Sección “Datos Complementarios”.

Respecto del servicio Simplificación Registral, el empleador debe declarar:

• La jurisdicción que corresponda a la autoridad administrativa local en materia del trabajo.
• Los datos de “individualización íntegra y actualizada del empleador” -inc. a), art. 52 de la LCT-.

El empleador indicará la jurisdicción de la autoridad administrativa local en materia de trabajo. Es decir, la jurisdicción donde rubrica el Libro de Sueldos del artículo 52 LCT.

Para el caso de tener personal en relación de dependencia en distintas jurisdicciones del país, deberá centralizar la rúbrica de documentación laboral de acuerdo a la Resolución ST 168/2002.

Cuando se trate de sociedades, asociaciones o entidades regularmente constituidas, centralizara en el domicilio legal de la empresa o donde ésta tenga el asiento principal de sus negocios o la sede de su administración, siempre que en dicha jurisdicción preste efectivo servicio al menos el veinte por ciento (20%) del personal de la empresa al momento de solicitarse la centralización de la rúbrica. 

Cuando se trate de sociedades irregulares o personas físicas podrán centralizar la rúbrica de la documentación laboral en el asiento principal de sus negocios.

Obtenida la autorización del trámite de centralización de rúbrica de documentación laboral, el solicitante deberá comunicar a la autoridad de aplicación de la jurisdicción en la que exista personal cuya documentación haya sido centralizada, acompañando copia del acto administrativo y nómina del personal incluido en la centralización en formato digital. Asimismo, se debe mantener en el lugar de trabajo y en soporte digital el trámite de centralización y su autorización, donde conste el personal que presta servicios en cada establecimiento. 

A tener en cuenta:

Para verificar obligatoriedad de uso del Libro, el empleador debe ingresar al Domicilio Fiscal Electrónico, a su vez puede consultar la caracterización en Sistema Registral

En cuanto a Declaración en línea (F. 931), el sistema requerirá los siguientes datos del empleador:

• ART: Porcentaje de alícuota y cuota fija.
• Tipo de Empleador (encuadramiento en los incisos. a) o b) del art 19 ley 27541, entre otros tipos).
• Actividad: Producción primaria, actividad agropecuaria, no clasificada en otra parte, etc.
• Obra Social correspondiente a la actividad de la empresa.
• Zona. 
• Indicación si corresponde Aplicación de la ley 25922 de Promoción de la industria del software.(vigente hasta el 31/12/2019)
• Seguro colectivo de vida obligatorio (SCVO) en cuanto a valor de la prima y costo de emisión.

Parametrización de conceptos de liquidación de sueldo

El empleador deberá ingresar al servicio “Libro de Sueldos Digital” y dar de alta los conceptos de liquidación de sueldo asociando los propios con los fijados por la AFIP. 

Deberá definir, por cada uno de esos conceptos, el/los subsistemas a los que esté obligado a realizar aportes y contribuciones.

Esta acción se realizará al utilizar por primera vez el sistema o cuando exista una modificación en los registros por la creación o baja de conceptos en la liquidación de sueldos y jornales.

AFIP cuenta con conceptos predeterminados, no obstante existe la posibilidad de crear nuevos.

Para acceder al Servicio

1. Conceptos 
2. Liquidaciones y DDJJ
3. Consultas

Ingresamos a CONCEPTOS puesto que debemos PARAMETRIZAR los mismos.

Lo primero que se debe realizar es la clasificación de todos los conceptos de liquidación que utiliza el propio sistema de liquidación de sueldos, considerando los siguientes grupos:

Remunerativos

• Sueldo
• Sac
• Horas extra
• Zona desfavorable
• Adelanto vacacional
• Adicionales
• Gratificaciones-premios

No remunerativos

• Beneficios sociales
• Incrementos salariales con aportes obra social
• Incrementos salariales con aportes y contribuciones obra social
• Importes especiales

Descuentos

• Sistema previsional
• Inssjp
• Obra social 
• Fondo solidario de redistribución 
• Obra social adherentes
• Fondo solidario de redistribución adherentes. Ídem (1)
• Cuota social
• Seguro de vida
• Renatre
• Préstamos
• Impuesto a las ganancias
• Otros descuentos

Una vez identificados los diferentes grupos de conceptos, se debe asociar cada uno de ellos con el Concepto AFIP que le corresponda, considerando también de ser necesario, los subgrupos definidos para cada ítem. Para extraer el listado completo de CONCEPTOS AFIP, descargar el archivo "Detalle conceptos" en el micrositio: http://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital.

Es importante prestar atención a la definición de cada uno de los conceptos de la liquidación y su asociación frente a los subsistemas de la Seguridad Social, ya que ello incide en la determinación de las distintas "Bases imponibles" a partir de las cuales se calcularán los aportes y contribuciones que correspondan, destinados a los diferentes ‘Subsistemas de la Seguridad Social’, al generar la declaración jurada (F931). Tener en cuenta que la clasificación también incide en el armado del cuadro de datos complementarios del F931 que es consultado por otros organismos para otorgar o denegar beneficios.

Ingresar al módulo liquidaciones y DDJJ

El paso siguiente es ingresar a la solapa de LIQUIDACIONES Y DDJJ, donde el empleador deberá ingresar todos los meses las distintas liquidaciones de sueldo que realice y represente las HOJAS del libro de sueldos que debe cumplimentar por normativa.

Para ingresar datos de una liquidación de sueldos, en primer lugar, es necesario habilitar el periodo asociado a esa liquidación.

Luego visualizará los botones de los distintos métodos habilitados. No es necesario empezar en cada período con el número de liquidación 1, puede usarse, de existir, la codificación propia de cada empleador, la única limitación es que al agregar más de una liquidación en un período, la numeración debe ser ascendente.

Validar liquidación

Al presionar el botón, VALIDAR LIQUIDACION, el sistema indicará si los datos cargados son correctos o presentan inconsistencias. 

Aceptacion de la liquidación

Al finalizar el proceso de validación, se podrá acceder a la consulta de los siguientes documentos de control:

• Libro de sueldos borrador.
• Resumen de la liquidación.
• Declaración jurada en base a las liquidaciones ingresadas Presionar F.931 BORRADOR

El empleador podrá así visualizar las pantallas o generar un archivo PDF.