Desafíos de la digitalización en la gestión de los empleados

Pandemia y transformación digital, dos realidades que se instalaron en el cotidiano de nuestro día a día interactuando entre sí, de esa forma la tecnología se transformó en la clave para la gestión de los recursos humanos para mantener la productividad y que la economía no caiga abruptamente.

Dentro de esta perspectiva de inseguridad y cambio, uno de los sectores que se vieron más afectados fue el de RRHH, pues la gestión de los empleados adquirió aristas impensadas frente a nuevas situaciones que demandan respuestas rápidas y precisas. Es ahí donde Bejerman RRHH adquirió protagonismo como un aliado fundamental para mantener toda la operación sobre control.

Por eso en este artículo te mostraremos dos ejemplos de empresas que pudieron crear respuestas eficientes transformando su forma de gestionar a los empleados. Compartimos con vos las opiniones de Flavia Aspigares - analista de Recursos Humanos Tuberías Krah América Latina y con Alejandro Garis - Gerente del Área de RRHH de la Clínica Maternidad Colón, sobre la importancia de la tecnología para la gestión de los recursos humanos.

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Tuberías Krah América Latina

“Nuestro sistema de liquidación de sueldos se limitaba únicamente a esa función y no era muy amigable en la fórmula de los conceptos, era más que nada como un idioma de programación, no era fácil entender ni modificar, teníamos que recurrir al soporte técnico y eso no siempre es inmediato y cuando estamos trabajando con plazos la demora del soporte es un gran tema” - Flavia Aspigares, analista de Recursos Humanos

Tuberías Krah América Latina, una fábrica de tuberías plásticas de grandes dimensiones que cuenta con dos plantas, una en Buenos Aires hace 17 años y otra en la provincia de San Juan hace aproximadamente 3 años. En el área de Recursos Humanos tiene 5 personas trabajando, dos en la función central de administrar a los colaboradores y tres especialistas que asisten el área: uno en Buenos Aires y dos en San Juan.

La empresa cuenta con 80 empleados activos entre las dos plantas y corresponden a tres convenios:

●       Fuera de convenio;
●       Comercio;
●       y toda la parte de producción en las dos provincias con el Convenio del Plástico.

“Antes de implementar Bejerman RRHH muchos procesos o informes no estaban en el sistema y los hacíamos con Excel lo que es muy limitado, por ejemplo el control de cargas sociales requieren muchas hojas y las fórmulas eran interminables. Los datos los cargábamos manualmente con mucho margen de error y cada vez que aparecía una diferencia perdíamos mucho tiempo rastreando el error”.

“Ahora todos los informes se sacan directamente de la liquidación, también podemos generar archivos Excel personalizados y muchas cosas, como liquidar los sueldos del sindicato, lo hacemos directamente. También generamos todos los informes para el resto de las áreas, automatizamos los procesos y evitamos errores y, tal vez lo que más impacta,  centralizamos la información entre las provincias y los diferentes centros de costos”.

Los beneficios de migrar a Bejerman RRHH

“Implementamos Bejerman RRHH y ahora lanzamos los recibos por el portal y los empleados pueden acceder a ellos muy fácilmente y firmarlos digitalmente”.

“El gran beneficio fue resolver problemas vinculados a la descentralización, por ejemplo la liquidación de sueldos y la entrega de recibos. Con relación a los legajos, la información está cargada en el sistema y tenemos la posibilidad de subir la documentación de forma digital, podemos ver los documentos de los empleados en San Juan, antes teníamos que pedir que los escanearan y enviaran y perdíamos mucho tiempo”.

Los cambios normativos y la transformación digital

“Anteriormente liquidábamos Ganancias con un Excel y ahora el cálculo es automático y lo importamos directo del sistema y como Bejerman RRHH se actualiza automáticamente cuando sale una norma nueva nos podemos adaptar fácilmente. Eso nos dio más tiempo para enfocarnos en cuestiones que no se evidenciaban tanto y aprendimos mucho y pudimos mejorar cuestiones”.

Tiempo de trabajo

“Nos permitió cumplir los plazos que requerían los procesos de liquidación y de hecho nuestro objetivo es anticiparnos a todas las fechas, para que el financiero prevea los valores para tener disponibles”.

“Por otro lado, nos permitió dedicarnos a temas que no habíamos podido desarrollar como un plan de capacitación anual para las dos plantas, el diseño de la evaluación de desempeño y la generación de beneficios para el personal”.

Clínica y Maternidad Colón

“Nosotros teníamos un sistema de liquidaciones muy elemental y necesitábamos implementar una solución para el porte de nuestra gestión. Teníamos muchos problemas para parametrizar datos y los informes tardaban muchos días buscando la información necesaria para elaborarlos. Tabular información a la medida de la empresa y disponer de ella de una forma precisa y rápida. ¿Cuánto pago de sueldo en un centro de costo, por sector, por área? ¿Cuánto necesito en el sector de mantenimiento? - Alejandro Garis - Gerente Área de RR.HH

La Clínica Maternidad Colón tiene 70 años de historia en el rubro de la salud y se encuentra en la ciudad de Mar del Plata. Posee 600 empleados teniendo que administrarlos en tres turnos en un modelo de trabajo 24/7.

El convenio con el que trabajan es el de Clínicas y Sanatorios - CCT Nº 122/75, el área está compuesta por un gerente y un subgerente que tiene a cargo 2 personas para hacer las liquidaciones — no tercerizan las liquidaciones las hacen internamente — y dos colaboradores en la línea de frente que son los que atienden las inquietudes de los empleados.

Los beneficios de migrar a Bejerman RRHH

“El beneficio principal está en el manejo de la información que es trabajada de una forma clara, precisa y rápida. Antes de trabajar con Bejerman el gran problema era alimentar el sistema para tener la información disponible. Todo el tiempo nos llegan requerimientos de información de costos y cargas sociales y es necesaria una herramienta que te brinde en tiempo y forma esa información para tomar decisiones”.

“Por eso implementamos los recibos digitales, pues se ahorra tiempo en el trámite y el archivo. Además evita la repetición porque si alguien necesitaba una nueva copia del recibo tenía que volver pedirlo sacar una copia”.

“El cálculo de Ganancias lo hacíamos de forma manual y ahora lo automatizamos y se actualiza cada vez que sale alguna nueva resolución. Es muy certero, entonces de esa manera ganamos tiempo y desempeño”.

La demora para determinar el saldo de vacaciones

“Vacaciones, horas extras y todo lo que saliese de la liquidación era manual, había que generarlo por fuera del sistema, había gente con mucha antigüedad y era difícil calcular todo lo adeudado. Con Bejerman RRHH solo tuvimos que cargar la información y a partir de ahí automáticamente se calcula todo, no tengo que hacer nada manual, el sistema lo genera todo”.

“Sin dudas un gran diferencial es la business intelligence, o sea, la forma de presentar la información, hacemos reportes de casi todo y lo importante es segmentar por áreas. Puedo separarlos por centro de costo o por categoría”.

“El tiempo realmente se amplió y para poder mejorar aún más el desempeño utilizamos ese tiempo útil en alimentar el sistema con más información”.

Como verás a través de las experiencias anteriores, innovación y transformación digital son dos conceptos sumamente importantes porque agilizan los procesos de gestión de los recursos humanos y de la administración de toda la nómina de empleados y el común denominador es Bejerman RRHH, que facilita la concepción de un entorno en el que se destaca la productividad.

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