El papel del líder en la transformación digital En este post te contamos los desafíos de las jefas y jefes jurídicos para implementar la transformación digital interna de una organización.

No es ninguna novedad que el mundo cambió drásticamente en muy poco tiempo y que eso abrió un nuevo cúmulo de desafíos. Si bien hace pocos años era posible mantener una porción del mercado jurídico de manera analógica o precariamente digitalizada, hoy en día esto es imposible.

Frente a esa situación los líderes de los estudios jurídicos y departamentos legales que tienen a su cargo equipos de abogados cargan una gran responsabilidad sobre sus hombros: guiar a todos en la nueva economía digital.

Para eso tienen que adaptar su visión a largo plazo, su enfoque en la excelencia operativa, comprender la experiencia tanto del cliente como del profesional y promover el crecimiento basado en la innovación.

En este artículo te contamos los principales desafíos que dichos líderes tendrán que enfrentar.

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La tecnología es la clave del cambio

Las tecnologías aplicadas a la práctica jurídica avanzan en un contexto de industrialización digital pautado por el uso de software legales y la necesidad del distanciamiento social. En definitiva, dos factores fueron claves:

• Mantener los equipos operantes: el home office y las plataformas colaborativas de gestión para mantener el servicio sin perder calidad.
• Controlar y reformular los costos operativos: eficiencia del uso del presupuesto aumentando las tareas para evitar un recorte de gastos y de personal.

Los líderes de las empresas tuvieron que entender que para eso era necesario un cambio en la matriz cultural de la forma de prestar servicios legales, que involucrase un nuevo componente en el sistema: la empresa SaaS.

La transformación digital legal es una decisión impulsada por el liderazgo

Los líderes necesitan asimilar la idea de trabajo y administración de procesos en términos de plataformas abiertas e integradas, en las que debe existir una fuerte comunicación entre el área legal y el sector de TI. Así mismo, la cuestión territorial dejó de ser determinante para elegir un servicio, lo que importa ahora es el valor que agrega.

También es el momento de aventurarse en campos donde la prevención de riesgos es más difusa y estar preparados para la contención y mitigación de nuevos problemas.

En ellos recaen las expectativas del manejo del presupuesto y la gestión eficiente de los recursos a su disposición, por eso tienen que:

• saber administrar y gestionar por proyecto;
• definir los indicadores clave (KPI) que servirán para monitorear el desempeño;
• aplicar y defender el presupuesto de su área con referencia a esos indicadores.

La tendencia es que se vayan agregando a su función, aspectos vinculados a la gestión y el diseño de los procesos.

La experiencia de las abogadas y los abogados corporativos y la transformación digital

Esto también cambió la vida de los profesionales del Derecho que hoy en día, además de ser prestadores de servicios, también son usuarios de SaaS. Por lo tanto, mejorar su experiencia en el uso eficiente del software se volvió el corazón de la transformación digital.

Dentro de este aspecto podemos destacar:

• la digitalización de procesos;
• la firma digital;
• la posibilidad de colaborar con colegas y clientes;
• la administración de información útil y relevante;
• la actualización en tiempo real.

Todo esto cambió la dinámica del trabajo, pues la sociedad se está digitalizando y ha creado otro tipo de cliente, más exigente y conocedor de sus posibilidades.

Algunos datos que hablan por sí solos:

• Un 80% de las empresas en el mundo, según Forbes, adelantaron su transformación digital por causa de la pandemia y el 50% de los CEO encuestados opinan que dichos cambios se han producido en “meses” y los han hecho avanzar “años”.
• Siguiendo con Forbes, en una entrevista exclusiva, Maren Lau, vicepresidenta para América Latina de Facebook, manifestó que la digitalización de procesos en las pymes en América Latina es irreversible.
• Según el sitio web especializado IT User, la inversión mundial en transformación digital crecerá más del 15% entre 2020 y 2023.

La evolución a la nube

La computación en la nube dejó obsoleto el antiguo método de trabajo que consistía en programas y sistemas exclusivos de cada estudio jurídico o departamento legal, dando lugar a las empresas SaaS. Esa posibilidad fue lo que reformuló el factor espacial y el tema de la centralización de datos. Ahora podemos trabajar, interactuar y colaborar en un mismo espacio virtual y diferentes espacios físicos.

También modificó la oferta de las empresas que venden productos legales y soluciones de facturación o gestión de documentos, por ejemplo. Ahora esas empresas financian innovación tecnológica, pues al ofrecer herramientas mucho más prácticas para usar y actualizar, que además se integran a otras soluciones legales en la nube, se volvieron el camino hacia el crecimiento.

Tecnologías jurídicas y el uso de software legal

Las legal tech son muy conocidas, pero las judicial tech no tanto, un neologismo reciente que surgió debido a la necesidad del Poder Judicial de adaptarse al teletrabajo y que provocó:

• un costo de empleados en el sector de TI del Poder Judicial;
• costo y estrés para los profesionales litigantes, por ejemplo, la trazabilidad de los documentos que iniciaron en soporte papel y debieron continuar en soporte digital;
• la conversión a distintos sistemas que tuvieron que realizar algunos fueros.

Dentro de este marco, cada vez se hace más necesario contar con herramientas que le permitan a las abogadas y abogados corporativos:

• Gestionar contratos: con la posibilidad de automatizar la creación y aprobación dentro de la plataforma.
• Recibir y enviar documentos: desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo.
• Gestionar proyectos jurídicos: reunir en un solo lugar archivos, conocimiento, datos, tareas, cronogramas y personas involucradas en los proyectos.
• Trabajar en colaboración: de fácil comunicación y gestión de tareas.
• Gestionar las transacciones: como fusiones y adquisiciones, inmobiliarias y otras de naturaleza jurídica.
• Gestionar operaciones jurídicas: acceso instantáneo a los documentos críticos y detalles de los casos, además de facturas y administración de tareas.
• Gestionar proveedores: trabajar con los asesores externos con un servicio estandarizado.
• Integrar las herramientas de forma inteligente: conectar las herramientas en un único lugar.

En conclusión, el papel del liderazgo de los departamentos legales y de los estudios jurídicos en la digitalización de los procesos es fundamental para generar más oportunidades y calificar la práctica jurídica de los profesionales a su cargo.

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