Automatización de la gestión jurídica: Menos tareas y más tiempo En este artículo podrás entender mejor la automatización de la gestión jurídica y descubrir qué es lo que se puede automatizar. ¡No te lo pierdas!

Con tantos cambios normativos que recordar, tareas operativas para realizar, procesos para preparar y una serie de obligaciones que forman parte de la rutina de todo abogado, la automatización de la gestión jurídica ya no es solo una ventaja competitiva, hoy es una necesidad.

Tener muchos clientes no debería significar lo mismo que tener mucho trabajo, menos aún después de la transformación digital. Por eso, en este artículo queremos presentarte la solución.

Hacé una pausa y cambiá el rumbo

Una de las cosas más difíciles para realizar un cambio es romper la rutina. Sin embargo, es necesario tomarse un tiempo para prepararse y rever los procesos para así, poder optimizarlos.

En este sentido, la automatización de la gestión jurídica puede convertirse en tu mano derecha, ya que incluso al automatizar solamente una parte de todo tu volumen de trabajo, notarás una gran diferencia.

¿Te imaginás todo el tiempo que podés ganar automatizando aquellas tareas operativas tan abrumadoras? Lo mejor de todo es que la tecnología ha dado pasos tan grandes que ya es posible automatizar gran parte de la gestión jurídica. Esto se refleja en horas de tiempo que podés dedicar a otras tareas o, quizás, a un mayor número de clientes.

Ojo en los procesos

Una de las claves de la transformación digital es la optimización de procesos. Automatizar las tareas ayuda, y mucho, sin embargo, al mejorar los procesos, no solo se gana tiempo, sino también, eficiencia y eficacia.

Fue pensando en esto que el equipo de Foot Anstey enfrentó una nueva oportunidad, en la que un cliente los buscó para realizar un trabajo con un gran volumen de documentos. Este cliente ya contaba con los servicios de un estudio jurídico, sin embargo, por el gran volumen de trabajo tuvo que recurrir a otro más.

Por un lado, el estudio de abogados titular utilizaba procesos manuales y planillas de cálculo. Por otro lado, Foot Ansley aprovechó la automatización y las bases de datos para repensar el proceso y elaborar un flujo de trabajo que no solo agilizó la labor, sino también estandarizó la información. Como resultado, el trabajo que el estudio titular realizaba en una hora, Foot Anstey lo ejecutaba en 12 a 15 minutos. Todo eso, sin los riesgos de los errores humanos que pueden existir al trabajar de forma manual.

Otro ejemplo de optimización de procesos nos lo ofrece InfraRed Capital Partners que optimizó su flujo de trabajo con la automatización.

La empresa de inversión en infraestructura y bienes raíces se vio delante de un rápido crecimiento sin contar con la tecnología apropiada.

De este modo, debían satisfacer sus demandas con un equipo de 140 personas en todo el mundo. La cantidad de datos que tenían que procesar era enorme y para poder cumplir con la tarea era necesario crear un flujo de trabajo que contase con la automatización de sus procesos.

Siendo así, con la tecnología adecuada en las manos, pudieron cumplir con todas sus demandas e, incluso, con una mayor capacidad productiva se expandieron en otras áreas del negocio.

¿Qué es lo que podés automatizar?

Es evidente, que no es posible automatizar todo en la gestión jurídica, no obstante, hay algunas tareas que pueden ser automatizadas muy fácilmente.

La creación de documentos, por ejemplo, requiere una gran cantidad de trabajo repetitivo que demanda tiempo cada vez que se hace. Sin embargo, tomarse un momento para definir los campos en un documento y configurar las variables correspondientes para crear automáticamente los documentos precisos y personalizados, puede proporcionar un ahorro de tiempo valiosísimo.

La automatización beneficia a los estudios jurídicos y a los departamentos legales corporativos también en los flujos de trabajo. Pensá en el tiempo que dedicás para llevar documentos de un lado a otro y notificar a las partes sobre los próximos pasos. Si definís los factores desencadenantes y las acciones relevantes para tu proyecto legal y el trabajo posterior, sin duda, avanzarás a lo largo del proceso.

Suponé que tenés un cliente que debe revisar todo documentos después de una acción específica. Manualmente, este requisito puede generar docenas o cientos de correos electrónicos. Aun si tu empresa usa salas de datos virtuales o plataformas para compartir archivos, necesitás tiempo para notificar al cliente y confirmar el recibimiento.

Pero todo esto se puede automatizar. Las notificaciones pueden activarse cuando se agrega un nuevo documento a una carpeta específica. Las aprobaciones pueden impulsar a los asistentes legales a realizar una acción. Y el dashboard que el cliente quiere cada semana se puede actualizar automáticamente con información en tiempo real sobre el estado de cada proyecto.

Y no solo eso, también podés optimizar el trabajo en equipo con una plataforma de gestión de tareas:

●       Monitorea las actividades y acompaña el estado en el que se encuentran.

●       Centraliza toda la información relevante para el cumplimiento de las tareas.

●       Centraliza las comunicaciones y fomenta el trabajo colaborativo.

●       Prioriza acciones organizándolas por plazos y facilitando el entendimiento de la acción siguiente.

●       Envía notificaciones cuando se acerca una fecha de vencimiento.

●       Optimiza el flujo de un proyecto y facilita su medición.

●       Actualiza la lista de tareas y asigna las nuevas a algún miembro del equipo.

Pensá en todo lo que podés ganar con la automatización

No cabe duda de que la automatización de la gestión jurídica es la solución para gran parte de las dificultades que enfrentan diariamente los abogados. Y una vez que tenés clara la visión de tus procesos, la automatización es un proceso simple.

Eso sí, para poder aprovechar todos sus beneficios al máximo, debés contar con la herramienta adecuada que automatice tus documentos y flujos de trabajo de acuerdo con las necesidades de tu estudio o departamento legal. Por eso, elegí bien para que puedas aumentar tu capacidad productiva y tu rentabilidad.

Si estás pensando en mejorar la eficiencia de gestión jurídica, encontrá más respuestas que te ayuden en nuestro blog para abogados.