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Gestión de contratos: ¿Cómo hacerla más eficiente?

¿Cómo dejar más eficiente la gestión de contratos?

La elaboración manual de contratos puede presentar diversos problemas como errores manuales y cuellos de botella por la gran cantidad de detalles a tener en cuenta. Es por este motivo que la gestión de contratos, hoy en día, debe contar con ayuda de las legal tech. De este modo, es posible evitar diversos problemas y al mismo tiempo aumentar la productividad de los profesionales del Derecho, además de otros beneficios que explicaremos en detalle.

En este artículo, conocerás la importancia de la gestión de contratos, los problemas que puede ocasionar una gestión ineficiente, los beneficios que se pueden obtener con ella y algunas de las soluciones que puede proporcionarte una plataforma legal colaborativa.

¿Por qué es importante la gestión de contratos?

Cuando hablamos de la gestión de contratos nos referimos a administrar todas las etapas del proceso, desde su solicitud, pasando por su creación y ejecución, sin dejar de lado los cronogramas, vencimientos y, claro está, su renovación.

De este modo, mantener todo bajo control garantiza la gestión de los riesgos implicados y mejora el desempeño operativo.

En síntesis, la gestión de contratos realizada adecuadamente aumenta la productividad del estudio, facilita el trabajo en equipo y mitiga riesgos, lo que garantiza mejores resultados.

¿Qué problemas puede ocasionar una gestión de contratos ineficiente?

  • La falta de organización de los contratos causa atrasos y es más fácil perder un documento
  • Las pérdidas de plazo para su renovación son más frecuentes y causan perjuicios tanto financieros como de imagen.
  • Las etapas del proceso fluyen más lentamente, lo que puede ocasionar cuellos de botella perjudicando a todos los involucrados.
  • Los flujos de aprobación son más ineficientes.
  • La administración de las versiones del contrato se ve comprometida.
  • Gran pérdida de tiempo al realizar manualmente muchas de las tareas que se podrían automatizar.
  • Los errores manuales son mucho más frecuentes.
  • Es más difícil estandarizar los procesos, los formatos y las cláusulas del contrato.

Es evidente que los problemas no se limitan a estos, sin embargo, son los más frecuentes al tener una gestión de documentos ineficiente.

¿Cuáles son los beneficios que proporciona una gestión de contratos automatizada?

La automatización de contratos tiene un papel fundamental para eliminar todos los problemas causados por una gestión ineficiente y gracias a las legal tech es más fácil que nunca. A continuación, te mostramos 4 de sus principales beneficios.

Agiliza los procesos

La automatización de la gestión de contratos permite crear un flujo de trabajo en el que todas las etapas están perfectamente organizadas. Esto evita contratos olvidados en el medio del camino o esperando una aprobación que nunca llega.

Al trabajar con una plataforma legal colaborativa, se crea un flujo de trabajo eficiente y se agiliza todo el proceso.

Proporciona mayor seguridad

No cabe duda de que almacenar los contratos en carpetas físicas ofrece mucho más riesgo que guardarlos en la nube.

Es evidente que accidentes pueden ocurrir y si un incendio, inundación o cualquier otro problema afecta la integridad de los documentos, es imposible recuperarlos. Sin embargo, al estar alojados en un ambiente virtual cifrado se garantiza la seguridad de la información y de los documentos.

Le brinda practicidad a la gestión de contratos

La automatización de la gestión permite estandarizar el proceso y los documentos. Esto brinda un flujo de trabajo claro, simplificando y organizando la distribución de las tareas.

Además, la gestión de las versiones de cada contrato es mucho más sencilla, lo que evita errores y pérdida de tiempo en la búsqueda de la versión indicada.

Facilita las renovaciones

Al automatizar la gestión de contratos es posible rastrear de forma automática la fecha de expiración de un contrato. De esta forma, se pueden programar notificaciones para realizar su renovación dentro del plazo indicado.

¿Qué se puede automatizar al trabajar con una plataforma legal colaborativa?

Una plataforma legal colaborativa te permite automatizar el proceso completo de los contratos de forma simple y práctica, ya que podrás gestionar todas las etapas dentro de la plataforma.

A continuación, te mostraremos algunas de las tareas que estas plataformas son capaces de realizar.

  • Generar automáticamente los documentos, con modelos predefinidos.
  • Realizar un seguimiento end-to-end.
  • Crear un flujo de trabajo de aprobación automatizado.
  • Gestionar fácilmente las versiones de todos tus archivos.
  • Programar notificaciones personalizadas.
  • Crear un repositorio sincronizado de documentos.
  • Integrarse con software de firmas electrónicas y digitales para automatizar aún más el proceso.

La gestión de contratos es solo una de las funciones de una plataforma legal colaborativa, sin embargo, sus usos no se limitan a ella.

Por eso, te invitamos a descargar este white paper gratuito: ¿Qué es una plataforma legal y por qué es importante?, para que sepas más sobre esta herramienta que no debería faltar en tu estudio jurídico.

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