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August 21, 2020

Las claves para trabajar de manera remota en las Pymes 

En el contexto de la pandemia por el Covid-19, las Pymes se encuentran frente al desafío de la transformación digital.

Con los equipos de trabajo en casa se impone la necesidad de contar con tecnología en la empresa para favorecer el trabajo de manera virtual. 

En un reciente webinar, Maximiliano Romero, representante comercial de Thomson Reuters, compartió una serie de consejos para organizar cada día teniendo en cuenta tres claves: conexión, cooperación y gestión. 

Algunos tips de organización


Es importante comenzar el día con un poco de planificación. Cuando la casa y el trabajo comparten el espacio físico y, para mantener el equilibrio entre lo laboral y la vida diaria, lo primero es dividir las horas del día en actividades diferentes. Estos son algunos consejos: 

  • Armar una rutina: listar las tareas y contemplar un momento de relajación, ejercicio físico y entretenimiento. Además, tener en mente un momento del día que dedicaremos a compartir charlas con la familia y amigos, ya sea que convivamos con ellos o nos conectemos a distancia. 

  • Si es posible, crear un espacio de trabajo diferente al espacio del hogar y la familia.

  • Organizar el día de trabajo: tener en cuenta las prioridades del día y comenzar por ello. 

  • Estar conectado con clientes y colaboradores de tu empresa.

  • Evitar hacer más de una tarea al mismo tiempo.

  • Respetar los horarios de trabajo y los de descanso. Incluso, planificar algunos minutos de distracción entre tarea y tarea para luego continuar más relajado y concentrado.

La importancia de la gestión online


Garantizar las condiciones para el trabajo de manera virtual es un compromiso que deben asumir todos los trabajadores de las empresas. 

Para ello, se pueden adoptar algunas prácticas: 

  • Agendar reuniones o actividades virtuales que los hagan sentirse parte de la organización.

  • Socializar herramientas tecnológicas y sus usos.

  • Enviar mensajes que fortalezcan el sentido de compromiso e interés con sus actividades laborales.

  • Evaluar las tareas asignadas, hacer el seguimiento y analizar los resultados.

La gestión online no es posible sin un paquete de aplicaciones, software y otras herramientas tecnológicas de trabajo remoto que permitan operar sin problemas con la seguridad que brindan los sistemas con servidores remotos. 

Entre estas herramientas, existen tres grupos fundamentales: 

  • Conexión: son las que permiten trabajar desde cualquier lugar sin necesidad de estar físicamente en la oficina. 

  • Colaboración: son aquellas que permiten compartir información, carpetas y archivos de forma online y con acceso a todos los miembros de la empresa. 

  • Gestión: aquellos programas y software que se utilizan a diario en las oficinas de las empresas y a las que se debiera tener acceso de manera retoma.

El teletrabajo llegó para quedarse


Si bien muchas Pymes ya han comenzando a innovar en tecnología para trabajar desde cualquier lugar, muchas otras se vieron en la imperiosa necesidad de transformarse frente a la coyuntura. La inversión en materia de soluciones tecnológicas para el trabajo remoto será una apuesta al futuro que garantizará mayor eficiencia, rendimiento y rentabilidad de los negocios. 

Para dar un paso más en el crecimiento de la empresa, es importante elegir un sistema de alto rendimiento con un sólido respaldo de: 

  • Conexión online desde cualquier lugar, 24/7.

  • Fácil acceso y practicidad.

  • Baja inversión inicial sin costos de licencias de los productos, equipos y servidores. Lo cual se traducirá en menos costos de mantenimiento.

  • Copias de seguridad diarias, actualizaciones automáticas y protección contra piratas informáticos, virus, secuestro y robo de datos.

  • Gestión online del departamento administrativo de forma integrada desde un único lugar: facturación, cobranzas, compras y cuentas, impuestos y contabilidad.

  • Control del estado financiero de tu empresa en tiempo real.

  • E-commerce integrado a la gestión administrativa del proceso de venta que ayudará a aumentar y optimizar las ventas online (B2B o B2C).

  • Generación de reportes, informes y consultas para tomar decisiones acertadas.

No todo es trabajo


Maximiliano Romero comentó también que una de las claves para que los equipos de trabajo puedan seguir funcionando de manera virtual es fundamental mantener una comunicación fluida. 

La comunicación con los socios y empleados requiere tiempo no sólo para realizar un seguimiento de las tareas y actividades sino también un momento para repensar las necesidades de cada uno de los trabajadores y crear un espacio de capacitación de las herramientas del trabajo virtual que se utilizan que incluya algunos minutos para realizar preguntas, consultas y, no menos importante, sugerencias. Es importante establecer a las reuniones virtuales como un espacio de intercambio entre cada miembro de su equipo de trabajo y no que éstas sean percibidas como instancias evaluatorias.  

De esta manera se podrán fortalecer los vínculos, la confianza, la dedicación y el entusiasmo para continuar en el camino de la gestión online de tu Pyme. 

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