El departamento jurídico es el guardián del gerenciamiento de contratos. El equipo legal es el encargado de asegurar que los términos sean favorables para la organización, y también garantizan que las partes interesadas puedan disponer de los documentos cuando sean requeridos.
De hecho, la gestión de contratos es habitualmente el trabajo más importante y que consume más tiempo en una oficina jurídica. Dado que existe mucho volumen, detalles que superar y, a menudo, esto supone un obstáculo para los negocios, impidiendo que avancen sin contratos limpios.
No es un secreto que los departamentos legales con recursos limitados simplemente no tienen la posibilidad de elegir cuál será el próximo contrato o no responder cuando llega una solicitud de documentos heredados.
Afortunadamente, las herramientas digitales, los conocimientos y procesos para manejar los contratos han avanzado significativamente en la última década, agregando eficiencia y reduciendo las tasas de error.
En definitiva, el análisis impulsado por un software inteligente agiliza el trabajo y su eficiencia gracias al aprovechamiento de funcionalidades como el manejo de documentos, colaboración con usuarios internos y externos a nivel mundial e integraciones con otras soluciones digitales necesarias.
El uso de la tecnología y de software para ofrecer servicios jurídicos —legaltech— ha avanzado tan rápido que los enfoques que parecían tremendamente innovadores hace pocos años, ahora son modelos tradicionales poco rentables y poco eficientes.
Entonces, ¿cuáles son las mejores prácticas en la gestión del ciclo de vida de los contratos? Seguí leyendo las 5 principales.
1. Tenés que aprovechar la colaboración interna y externa
El gerenciamiento de contratos eficiente requiere que docenas de piezas móviles trabajen juntas en concierto. Cada fase implica múltiples pasos y partes.
Para ayudar a que cada elemento se mueva sin problemas, necesitás un ecosistema de gestión de contratos centralizado que permita a todas las áreas interesadas colaborar en cada fase, desde cualquier lugar y con actualizaciones en tiempo real.
Cuando colabores con socios comerciales y terceros, estos querrán compartir ideas y sugerencias en comentarios, anotaciones y tareas, así como hacer correcciones antes de que el documento esté finalizado y listo para su firma.
Obtener los detalles correctos es más fácil cuando utilizás un sistema que garantiza que el equipo siempre esté trabajando con la última versión de un documento.
Cuando todo el ciclo de vida del contrato y las partes, tanto internas como externas se unen, tendrás un control y una visibilidad sin precedentes de:
- Actividades de contratación.
- Flujos de trabajo.
- Aprobaciones.
- Documentos inherentes al caso.
- Métricas que deberán ser analizadas.
Como resultado, agilizarás las transacciones y brindarás mayor valor al negocio al tiempo que mejora la precisión y reduce el riesgo.
Este enfoque sistemático y colaborativo del gerenciamiento de contratos también brinda la capacidad de evaluar todos los aspectos de tu cartera de contratos y recibir notificaciones sobre la actividad inmediatamente.
2. Garantizá una práctica ágil y segura
Los contratos son documentos comercialmente sensibles y extremadamente confidenciales. Por lo tanto, el enfoque para la gestión del ciclo de vida del contrato debe incluir la mejor seguridad informática de datos de su clase.
Para ello, seguí los siguientes pasos:
- Primero, debés asegurarte de que tu sistema esté alojado en el entorno más seguro posible.
- Luego, el proveedor que elijas, tiene que ofrecer alojamiento privado seguro en la nube y almacenamiento de información en un centro de datos de nivel 3 (o superior) que utilice servidores redundantes y de doble potencia.
- A nivel de aplicación, la seguridad debe incluir autenticación de dos factores para controlar el acceso y ofrecer la capacidad de cifrar archivos.
- Finalmente, enfocate en que la empresa que hace cumplir la seguridad del proveedor tenga experiencia, sean evaluadas y trabajen las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año, para proteger tus datos.
3. Usá la gestión de contratos para lograr escalabilidad y hacer tareas repetitivas
Un gerenciamiento de contratos exitoso se basa en los procesos que ya han demostrado rentabilidad y permite a los abogados concentrarse en sus labores legales complejas, sin el trabajo pesado. Dicho de otra forma: es escalable y repetible.
Sin duda, el departamento legal debe hacer una gestión documental de calidad y en la que todos confíen. Garantizando fácil acceso, rápido y seguro a los archivos electrónicos inherentes a cada caso.
Y, es que, las partes necesitan asegurarse de que están cumpliendo con los términos que fueron acordados.
Por este motivo, buscar y verificar constantemente el control de la documentación de manera manual, no garantiza un flujo de trabajo inteligente ni sostenible.
Para evitar los cuellos de botella, hay que usar un sistema de gestión de contratos. Donde podrás mantener tus acuerdos organizados para facilitar el acceso y también te notificará quién ha trabajado en el documento y cuándo.
En este sentido, y para obtener coherencia, tenés la opción de crear y compartir plantillas y cláusulas preaprobadas. Los recursos que ofrecen estas legaltech incluyen documentos modelo y listas de verificación donde podés crear una biblioteca de plantillas o resolver nuevos potenciales problemas.
Asimismo, ofrece alternativas de autoservicio para contratos simples y directos que también agilizarán el proceso de redacción.
Esto libera al departamento legal de la carga laboral repetitiva y así, puedan concentrarse en asuntos más complejos con perfiles de mayor riesgo y de mayor valor agregado.
4. El gerenciamiento de contratos debe ser específico y personalizable
Si bien un buen sistema de gerenciamiento de contratos debe ser escalable y repetible, no debe ser un molde. Un gran enfoque para la gestión de contratos es el asunto específico.
Claro está que no hay dos contratos exactamente iguales. Copiar y pegar términos, obligaciones y fechas clave puede generar un gran riesgo para el negocio y la posibilidad de perder valor.
Si bien podés tomar prestadas disposiciones del producto de un trabajo anterior, la redacción y negociación de cada asunto debe ser personalizada.
5. Un gerenciamiento de contratos tiene que ser digital y compatible con dispositivos móviles
La naturaleza colaborativa de la revisión y gestión de contratos significa que es fundamental que las partes interesadas puedan acceder, revisar, editar y firmar contratos, así como acceder a actualizaciones de estado desde donde estén, en cualquier momento y sin importar el dispositivo que usen.
Ahora bien, revisar, aprobar y firmar contratos cuando no estás en tu oficina es casi imposible cuando no se utilizan herramientas digitales como firmas electrónicas, o se han adoptado soluciones incompatibles con dispositivos móviles.
Atrás quedarán los días de enviar correos electrónicos para consentir y buscar firmas en el último minuto.
La razón es porque el flujo de trabajo digital elimina estos procesos manuales para que se cumplan todos los pasos y aprobaciones correctos con la ayuda de la tecnología. Acelerando la ejecución del contrato y eliminando el riesgo de que estos sean celebrados sin la autoridad o ratificación adecuada.
Dado que el departamento legal a menudo se ve como un centro de costos, y las empresas se mueven más rápido que nunca, es imprescindible que el equipo interno mantenga el ritmo y muestre su valor.
Un sistema de gestión de contratos que siga las mejores prácticas como el trabajo colaborativo seguro, digital, escalable y personalizable para las necesidades de cada departamento jurídico; coadyuva con el equipo legal para lograr los más altos resultados brindando una experiencia de trabajo única y creando asociaciones de calidad.
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