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Gestión documental en el departamento legal: un desafío con solución  Algunos de los desafíos del departamento legal son lograr el trabajo colaborativo y eficientizar la gestión documental para dar un salto cualitativo en la productividad. Aquí te contamos cómo lograrlo.


Imaginate llevando una versión equivocada del contrato a tu reunión. Antes de decir, ¡dónde me escondo!, pensá que con una herramienta de gestión documental podrías haber evitado tal vergüenza. Un software que te ayude en el intercambio y gestión de documentos, y que a su vez te ayude a administrar las versiones y ajustes de tus archivos, todo esto dentro de un entorno de trabajo colaborativo virtual.  

Además, ganá control sobre todo el desarrollo y flujos de trabajo, con la gestión automática de versiones, nuevos análisis, etc. ¿Te gustaría ahorrar tiempo impulsando y administrando la colaboración virtual con tu equipo e incluso con asesores externos? Acá te traemos más información sobre el tema. Seguí leyendo. 

Una plataforma enfocada en la gestión documental

Compartí de forma segura archivos grandes. ¡Y no solo eso!, en una plataforma de administración de documentos podés integrar todos los recursos digitales necesarios para el trabajo colaborativo entre sus miembros. 

Las herramientas de un sistema legaltech facilitan que los abogados mejoren sus flujos de trabajo, ayudan a priorizar sus tareas, a fortalecer la cooperación entre los involucrados en el proyecto y a entregar un trabajo de calidad a sus clientes. 

Además, una plataforma permite un trabajo colaborativo que logra una mejor interacción con los diferentes stakeholders: agentes internos como los empleados de la empresa y los usuarios externos como asesores, consultores, proveedores y accionistas, entre otros. No importa dónde estos colaboradores estén y si no tienen la misma zona horaria. Es una gestión documental a nivel mundial, permitiendo que los equipos trabajen y se comuniquen de manera eficiente entre distintas oficinas. 

Eficientizá los procesos del área legal corporativa

Profesionales como vos tienen que priorizar las complejas actividades que desarrollás todos los días, entre ellas la reducción de costos, el posicionamiento del área, los resultados de negociaciones o procesos y otros desafíos.  

Esta gestión te la facilita un software específico, que cuenta con la ventaja de, por ejemplo, definir el orden de las tareas usando un criterio de plazos para cada acción. 

Por otro lado, al utilizar la nube, podés compartir información en espacios de trabajo alternativos, liberándote de la dependencia del correo electrónico. Además, podrás descentralizar el almacenamiento de tus documentos y archivos en tus unidades de red y computadoras, permitiendo el acceso desde cualquier dispositivo. 

¿Realmente es importante la gestión documental y el trabajo colaborativo? ¡Claro que lo es! Tener acceso centralizado a tus archivos, te ahorra tiempo de búsqueda de información. Otra ventaja de un software de gestión de documentos es que te permite asignar permisos de acceso de acuerdo con tu definición sobre quién puede editar y añadir datos o simplemente verlos. ¡Esto es gestión documental de otro nivel! 

Además, no podemos dejar de mencionar que las tecnologías jurídicas, las llamadas legaltech, vienen a motivar a los abogados para que cada vez hagan más uso de herramientas digitales y operen datos e información en la nube. 

Lográ excelentes resultados ofreciendo una plataforma de trabajo única para tu equipo

Como líder, tenés que distribuir en tus redes corporativas documentos grandes y confidenciales de manera ágil e instantánea entre los miembros de tu equipo, e incluso de otros equipos. Para eso, necesitás herramientas que permitan el trabajo colaborativo y te faciliten un seguimiento de los proyectos que ejecutás. Y si tenés colaboradores externos con quienes debés compartir información, es importante tener muy en cuenta la seguridad. 

Las legaltech en la nube, brindan un servicio confiable donde almacenar los datos, cumpliendo con los estándares de seguridad más altos. 

No se necesita más que los  profesionales del staff jurídico sigan compartiendo un mismo lugar físico. Todos los colaboradores pueden trabajar desde cualquier lugar y usando cualquier dispositivo con conexión a Internet. ¡Esto es interactuar en la nube!, mediante un intercambio entre colaboradores y clientes, promoviendo la comunicación entre ellos. Todo esto te lo facilita una plataforma de colaboración virtual. 

Ir más allá de un software de gestión documental

Las soluciones digitales que promueven la productividad y colaboración en el departamento legal tienen que ir más allá de la gestión de documentos. Y es que para lograr una gestión eficiente las herramientas deben ser más específicas: hablamos de una solución que permita, por ejemplo, la creación automática de los contratos y la gestión end-to-end hasta su aprobación, que gestione de forma global un proyecto jurídico, que reúna en un mismo punto los datos, tareas y los propios miembros del equipo para un trabajo colaborativo. 

Debés pensar en una solución que te facilite finalizar transacciones como adquisiciones, fusiones y otras operaciones jurídica en un entorno seguro para el intercambio de información entre todos los participantes. Y no solo eso, también que te dé acceso al detalle de los casos, a las facturas, entre otros.  

En suma, soluciones de gestión hay muchas en el mercado, pero especializadas para el mundo jurídico, pocas y menos aún que integren, de forma inteligente, las tareas más usadas en los departamentos legales corporativos. ¡Facilitá tu gestión diaria con una plataforma segura y especializada para el ámbito jurídico! 

Si querés conocer cómo algunos departamentos legales corporativos ya han dado el paso hacia una plataforma legal para eficientizar la gestión documental y todos sus procesos, te recomendamos leer este artículo de nuestro blog sobre HighQ

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