Las empresas líderes en sus respectivos sectores siempre buscan herramientas innovadoras para optimizar el ciclo de vida de los contratos y mejorar la productividad.
Como es el caso de Telecentro, Edenor y Urbano Express Argentina que han encontrado en HighQ de Thomson Reuters una solución eficaz para enfrentar sus desafíos legales y de gestión.
A continuación, se presentan las experiencias de cada una de estas organizaciones con la implementación de HighQ y cómo ha transformado sus flujos de trabajo.
1. Telecentro: ¡una experiencia de productividad y agilización de procesos!
Telecentro es una empresa líder en el sector de las telecomunicaciones en Argentina con más de 30 años de experiencia, consolidándose como una de las organizaciones con mejor especialización en servicios de Internet, cable y telefonía para consumidores finales y soluciones corporativas, estaba requiriendo una solución que los apoyara a optimizar el ciclo de vida de los contratos.
Para entender el proceso de Telecentro completamente, vamos a compartir sus experiencias a través del Director de Asuntos Legales, Federico Martínez, quien conversó acerca de la implementación de HighQ en Telecentro, y cómo impactó positivamente la herramienta en sus flujos de trabajo.
Desafíos legales y necesidad de cambio en Telecentro
Federico Martínez, Gerente del Departamento Legal, explicó que la dispersión de datos y la falta de información cuantificable dificultaban la toma de decisiones.
Aunque disponían de varias herramientas, los datos estaban esparcidos en diferentes sistemas, lo que impedía obtener métricas claras y optimizar procesos.
Elección de HighQ para el departamento legal en Telecentro
Tras un proceso exhaustivo, optaron por HighQ debido a su plataforma legaltech intuitiva, omnicanal y altamente adaptable. Esta herramienta cubría todos los requerimientos para el ciclo de vida de los contratos, sociedades y litigios en una única solución.
“Cuando conocimos HighQ, nos encontramos que con una sola herramienta podíamos cubrir todos nuestros requerimientos de contratos, sociedades y litigios de forma unificada”. Federico Martínez, Director de Asuntos Legales.
Implementación de HighQ y principales beneficios
Con la implementación de HighQ, Telecentro logró centralizar la comunicación y los requerimientos, eliminando el uso de correos electrónicos y WhatsApp. La plataforma se personalizó según las necesidades específicas de la empresa, unificando el flujo de trabajo legal.
Entre las ventajas más resaltantes, Federico le dio gran importancia a las siguientes:
- Mejora en la precisión y calidad de la información.
- Reportes y entregables de mayor calidad.
- Acceso centralizado y seguro a documentación legal, optimizando tiempos y recursos.
“A través de los datos obtenidos por HighQ, pudimos reducir el tiempo promedio de gestión de los contratos y mejorarlos de una manera sustancial en un muy corto plazo”. Federico Martínez, Director de Asuntos Legales.
Ciclo de vida de los contratos y su gestión más eficiente
El módulo de contratos de HighQ es uno de los más utilizados en el sector legal de Telecentro; el proceso se dividió en tres etapas: solicitud de revisión, conformación y formalización.
Este flujo de trabajo, que involucra entre 10 y 15 sectores dependiendo de la complejidad del contrato, ahora está completamente unificado.
Antes, utilizaban múltiples plataformas sin un flujo de datos coherente. Martínez mencionó: "Nada de esto lo podíamos hacer anteriormente. Utilizábamos 3 o 4 herramientas diferentes donde ni siquiera podíamos vincular la información".
Resultados y optimización
La implementación de HighQ permitió identificar tiempos de respuesta de colaboradores y áreas internas, optimizando la gestión legal. Los resultados positivos incluyen:
- Optimización de procesos de decisión.
- Reducción de tiempos en contratos complejos en más de 10 días.
- Control del tiempo promedio de gestión por colaborador.
Personalización y ventajas competitivas
La posibilidad de adaptar HighQ a los requerimientos de Telecentro fue crucial. Federico Martínez subrayó: “La posibilidad de adaptar HighQ a los requerimientos de Telecentro debido a que es una herramienta con alto nivel de personalización fue clave para tomar la decisión de invertir en HighQ”.
Telecentro necesitaba una solución integral que abarcara todos los aspectos del área legal, desde la recepción de reclamos hasta la gestión de casos legales, asignación de abogados, seguimiento de audiencias y análisis posterior del trabajo realizado para identificar áreas de mejora.
La personalización, junto con el equipo de trabajo y el acompañamiento constante y especializado que provee Thomson Reuters permitió cubrir estos requisitos, logrando mejoras significativas para todo el equipo de Telecentro.
“HighQ es una herramienta muy completa que recomendaría debido no solo al éxito en sus funciones, también destacó lo clave de la sinergia y la permeabilidad de todo el equipo de Thomson Reuters para trabajar en paralelo con el departamento de legales de Telecentro”. Federico Martínez, Director de Asuntos Legales.
2. Transformación digital en Edenor
La evolución digital está redefiniendo la manera como las empresas operan, especialmente en sectores tan regulados y complejos como el de la distribución eléctrica. En Edenor, la apuesta por transformar digitalmente el área legal se ha convertido en un pilar estratégico para optimizar procesos y fortalecer la toma de decisiones. Este documento explica el recorrido que emprendió Edenor para modernizar su gestión legal al incorporar HighQ, la plataforma legal colaborativa de Thomson Reuters, tomando como referencia la entrevista realizada a Federico Ponelli, Gerente de Asesoría Legal de Edenor.
Breve reseña sobre Edenor
Edenor se destaca en el mercado eléctrico de Argentina, no solo por su tamaño, sino por la complejidad de su operación y el impacto social de sus servicios. Es la mayor distribuidora de electricidad del país, atendiendo a una vasta área con una población de 9 millones de habitantes. Atiende a más de 3,3 millones de clientes a través de canales digitales, telefónicos, redes sociales y oficinas comerciales. Además, cotiza en la Bolsa de Buenos Aires y en la de Nueva York.
Contexto y desafíos en el área legal
La gestión legal en Edenor se enmarca en un entorno de alta exigencia y constante cambio, donde la agilidad y la precisión son imprescindibles. El departamento legal se estructura en tres áreas: asuntos regulatorios, contencioso y asesoría legal. El funcionamiento tradicional presentaba dificultades como procesos dispersos, información contractual fragmentada y ciclos de contratación prolongados. Federico Ponelli, Gerente de Asesoría Legal de la Dirección de Asuntos Jurídicos y Regulatorios de Edenor, señala: “Decidimos que era momento de decir ‘borrón y cuenta nueva’, porque el software anterior no cumplía con nuestras expectativas en términos de seguridad y funcionalidad”.
Estrategia para la transformación digital legal
La transformación digital de la gestión legal en Edenor surgió como respuesta a estas necesidades. Se trazó una estrategia integral basada en tres pilares: centralizar el flujo de trabajo, dotar a cada departamento de paneles personalizados y generar informes y KPI para demostrar el aporte estratégico del área legal. “Nuestro planteo fue en tres aristas: que la herramienta sirviera a nuestro equipo, que agregara valor a nuestros clientes internos y que ofreciera instrumentos para la toma de decisiones a nivel directivo”.
Selección de HighQ, implementación y adopción interna
El proceso de selección se basó en integración con la infraestructura existente, seguridad de la información, flexibilidad y experiencia comprobada del proveedor. Thomson Reuters se destacó por cumplir estos requisitos y ofrecer acompañamiento técnico y estratégico constante.
La implementación se llevó a cabo con una coordinación estrecha entre Edenor y Thomson Reuters, sumando áreas como finanzas, impuestos y seguros. Esta colaboración permitió ajustar la herramienta en tiempo real y alinearla con los objetivos corporativos. Actualmente, HighQ fue adoptada en múltiples sectores y se han generado paneles específicos para cada área.
Gestión de Contratos con HighQ
El impacto de la transformación digital se evidenció con la implementación del módulo de CLM, que abarca todo el ciclo de vida de un contrato. Sus ventajas incluyen digitalización integral, repositorio centralizado, monitoreo en tiempo real, generación de informes y seguimiento del ciclo de vida de los contratos. Federico Ponelli destaca: “Con este sistema, ya no se trata solo de generar contratos, sino de darles seguimiento y demostrar el valor agregado que aporta el área legal”.
Medición, KPI y optimización de procesos
La transformación digital ha permitido medir con precisión cada etapa del proceso legal, identificando puntos de mejora y optimizando continuamente. Ahora es posible controlar tiempos de respuesta, eficiencia en el ciclo de contratación, volumen y valor de contratos, identificación de cuellos de botella y generación de informes en tiempo real. “La capacidad de medir y analizar cada paso del proceso nos ha permitido detectar cuellos de botella y establecer objetivos claros, como reducir el tiempo total del ciclo contractual de tres a dos días”.
Seguridad, adaptabilidad y confiabilidad
En un entorno regulado, la seguridad y confiabilidad de la información son fundamentales. HighQ incorpora autenticación multifactor, control de accesos, backups y cumplimiento de estándares técnicos. “La seguridad y la protección de datos era una prioridad absoluta para nosotros. Sabíamos que la herramienta debía cumplir con los más altos estándares para proteger información sensible y cumplir con la normativa”.
3. Urbano Express Argentina y HighQ
Nuestro último caso de éxito es Urbano Express Argentina, una empresa líder en el sector postal argentino, especializada en soluciones logísticas y postales de última milla; la empresa opera cinco plantas logísticas estratégicamente ubicadas en la Capital Federal y diversas zonas del Gran Buenos Aires.
Durante la pandemia, Urbano tuvo que acelerar su transformación digital para mantener sus operaciones y recientemente ha comenzado a usar la solución HighQ para mejorar su gestión del ciclo de vida de los contratos en el departamento legal.
Claudia Couronne, Gerente de Legales, tuvo la amabilidad de contestar nuestra entrevista acerca de la experiencia de HighQ y cómo les resultó su implementación.
Problemas más comunes del área legal de Urbano
En términos generales, Claudia Couronne mencionó que el departamento legal de Urbano Express Argentina enfrentaba desafíos significativos relacionados con asuntos judiciales y conflictos internos.
Por otro lado, las soluciones tecnológicas disponibles no se adaptaban a los requerimientos internos que tenían en Urbano; estaban más orientadas a estudios jurídicos.
En definitiva, la empresa necesitaba una herramienta que permitiera:
- Análisis integral del impacto financiero y operativo de los litigios.
- Gestionar los procesos legales.
- Evaluar el rendimiento de los estudios jurídicos.
Además, era crucial registrar la trazabilidad en la comunicación entre los diferentes sectores de la empresa y el área legal.
“Uno termina diciendo: “el contrato está hace mucho tiempo en Legales” y, en realidad, no es así. Hubo negociación e interacción con otros sectores. Eso antes era invisible y ahora lo podemos ver muy claramente”. Claudia Couronne, Gerente de Legales.
¿Por qué eligieron HighQ?
Según Claudia Couronne, intentaron en varias ocasiones desarrollar soluciones internas, y también otras del mercado; todos los intentos fueron fallidos.
En esta búsqueda, Urbano descubrió HighQ de Thomson Reuters. La solución se destacó por su alineación con las necesidades empresariales, permitiendo ver los procesos legales como un componente de control interno y no solo desde una perspectiva estrictamente legal.
Esto facilitó la gestión del tiempo y los procesos, algo que antes era difícil de medir con precisión.
“Tuve la posibilidad de contactar a Thomson Reuters y probar el producto HighQ. La implementación fue mágica, principalmente el equipo de Thomson Reuters que acompaña y presta atención. No siempre los desarrolladores y los abogados podemos hablar el mismo lenguaje. Fue mágico porque sentí que pudimos comunicarnos”. Claudia Couronne, Gerente de Legales.
Urbano, una experiencia de éxito con HighQ
Claudia Couronne, Gerente de Legales de Urbano, está muy satisfecha con las amplias funcionalidades y recomienda HighQ debido a su capacidad para hacer crecer el sector legal dentro de las empresas y su alineación con las necesidades del negocio.
La implementación ha transformado procesos que antes dependían de Excel o PowerPoint, ahora están automatizados y más eficientes. La fácil implementación, el soporte continuo y la visión empresarial integrada hacen de HighQ una herramienta invaluable para Urbano Express Argentina.
“Recomiendo el producto HighQ, porque para los abogados y gerentes de Legales en las compañías es una herramienta que definitivamente hace crecer el sector y no hay otra igual en el mercado”. Claudia Couronne, Gerente de Legales.
HighQ, la clave para la eficiencia legal corporativa
Como podés ver en las experiencias compartidas anteriormente, la implementación de HighQ ha sido un éxito rotundo para Telecentro, Edenor y Urbano Express Argentina.
Estas empresas han logrado centralizar y mejorar la gestión del ciclo de vida de los contratos, optimizar tiempos y recursos, y obtener una mayor precisión y calidad en la información.
HighQ no solo ha facilitado la colaboración interna y la toma de decisiones, sino que también ha proporcionado una solución integral y adaptable a las necesidades específicas de cada organización.
La personalización y el soporte continuo de Thomson Reuters han sido fundamentales para el éxito de estas implementaciones, demostrando que HighQ es una herramienta imprescindible para cualquier empresa que busque mejorar su eficiencia legal y administrativa.
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