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5 ventajas de la gestión societaria digital ¿Querés saber cómo optimizar la gestión societaria? En este contenido te explicamos cómo y por qué la centralización de la información es clave.

Tener a la mano una fuente centralizada de información valiosa para la gestión societaria promueve el acceso a datos actualizados y contextualizados de forma segura; uno de los pilares fundamentales de la automatización de la gestión jurídica.

En ocasiones, los espacios de colaboración no están centralizados ni organizados claramente, lo que hace que la búsqueda de información sea un proceso lento y deba ser compartida por diferentes medios —incluso físicos— cada vez que se requiera.

Es por esta razón que la tecnología para centralizar la información es indispensable para agilizar y brindar seguridad al trabajo de los profesionales del derecho societario. En la gestión de sociedades hay que acudir directamente a una fuente precisa y confiable para tener certeza de la información.

Debido a la relevancia de este tema, en este contenido explicamos en detalle la importancia de tener información centralizada para entender cómo optimizar la gestión societaria, y cómo funciona esta herramienta.

¿Por qué es importante una gestión societaria centralizada para los abogados?

La centralización de la información es esencial para los equipos legales por varias razones.

Principalmente, permite que todos los abogados tengan acceso a una única fuente de datos confiables y precisos, lo que facilita la toma de decisiones informadas y reduce el riesgo de errores.

Sin embargo, este no es el único beneficio que ofrece, por ello, a continuación, vamos a detallar 5 ventajas más específicas por las que la centralización de la información es ventajosa para la gestión societaria.

Facilita la gestión de documentos y contratos

No es un secreto que los equipos legales manejan una gran cantidad de documentos y contratos, lo que representa un desafío para mantenerlos organizados y actualizados.

Una fuente central de datos permite a los abogados mantener un registro completo y actualizado de todos los documentos y acuerdos relacionados con la gestión societaria.

Esto facilita el manejo y fomenta un correcto uso de toda la documentación, lo que a su vez evita saltarse los plazos jurídicos y ayuda a cumplir con los requisitos legales.

Mejora la eficiencia y la productividad

La implementación de este tipo de tecnología contribuye a mejorar la eficiencia de los profesionales del derecho y aumentar su productividad en su trabajo.

Al tener acceso a una única fuente de información, los equipos legales pueden evitar la duplicación de esfuerzos y evitar tener que buscar en múltiples fuentes; esto ahorra tiempo y recursos.

Reduce el riesgo de errores y omisiones

No tener esta clase de soluciones para la gestión societaria puede llevar a los equipos legales a cometer errores y omisiones en sus labores. Por ejemplo, pueden pasar por alto información importante o tomar decisiones basadas en información desactualizada o inexacta.

Al implementar tecnologías de centralización de la información, podrán garantizar que los datos que están usando están actualizados y son precisos, lo que reduce el riesgo de errores y omisiones.

Asegura la consistencia y la calidad de la información

Esto es especialmente importante en casos en los que múltiples abogados o equipos trabajan en el mismo caso o asunto.

Al poseer una misma fuente de datos, se garantiza que todos los miembros del equipo tengan acceso a la misma información, además de que es correcta y confiable.

Favorece al trabajo remoto y la colaboración

Con la transformación digital de los negocios, especialmente tras la pandemia del COVID-19, muchas empresas y equipos encontraron el valor de trabajar de manera remota o colaborar con colegas en diferentes ubicaciones geográficas.

Es por esta razón que para comprender cómo optimizar la gestión societaria es indispensable contar con un único punto de búsqueda de información, donde todos los colaboradores encuentren la información que necesitan, sin importar el lugar geográfico en el que se encuentren ni el tipo de dispositivo que usen para conectarse y ejecutar sus labores, dado que solo necesitan acceso a Internet.

¿Cómo funciona la centralización de la información en la gestión societaria?

Tener una herramienta única como fuente de datos para la información societaria, significa poseer un repositorio centralizado de información sobre la empresa; que se utiliza para gestionar y mantener actualizada la información societaria de la organización, incluyendo, entre otras cosas, la estructura, los accionistas, los directores y los estatutos.

Si te preguntás, ¿cómo funciona todo esto en la práctica? En seguida te lo explicamos.

Captura de información

Este tipo de soluciones, capturan la información de diversas fuentes, como registros públicos, documentos de la empresa y bases de datos internos.

De esta forma, los datos societarios se gestionan y se almacenan en un formato estructurado y uniforme.

Mantenimiento de la información

La centralización de datos se mantiene actualizada mediante la integración de sistemas y la automatización de procesos.

Por ejemplo, la solución puede estar integrada con los sistemas de registro público y actualizar automáticamente la información societaria a medida que cambian las leyes o los reglamentos.

Acceso a la información

Las personas y profesionales autorizadas pueden entrar a la plataforma a través de una interfaz de usuario, que proporciona acceso en tiempo real y permite a los usuarios buscar y visualizar la información societaria de la empresa.

Seguridad de la información

Estos sistemas están protegidos mediante controles de acceso y autenticación de usuario.

Por lo tanto, solo se puede obtener la información societaria si tienen los permisos adecuados y se hayan autenticado correctamente.

Optimización de la capacidad de respuesta del equipo jurídico

La implementación de un sistema que permita la localización automática de la versión válida de los datos mejora significativamente la capacidad de respuesta, eficiencia y la colaboración entre los profesionales del derecho societario y otras áreas de la empresa.

Al contar con una tecnología de centralización de información, los usuarios pueden acceder a los datos actualizados en tiempo real y evitar errores causados por la utilización de información obsoleta o incorrecta.

Centralizá la información y mejorá la gestión de sociedades

Como hemos visto hasta ahora, la centralización de la información para la gestión societaria funciona como un almacén digital de documentos donde las empresas manejan y mantienen actualizada la información societaria.

La solución captura información de diversas fuentes, la normaliza y la almacena en un formato estructurado y uniforme.

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