Cierre de los estados contables: buenas prácticas para no fallar

Esto se debe a que estos reflejan la situación patrimonial y financiera de una empresa, pero también cumplen otra importante función: sirven como una herramienta clave para la toma de decisiones tanto internas como externas.

Si querés repasar el proceso de cierre de los estados contables, los desafíos que podés enfrentar y cómo la digitalización es el aliado perfecto para transformar la tarea, ¡estás en el post indicado!

Este artículo está basado en el contenido elaborado por Romina Fernández, titulado “Cierre de estados contables. Procedimientos de auditoría a aplicar” y busca ofrecer una guía práctica para optimizar el proceso contable con herramientas digitales.

¿Qué es el cierre de estados contables?

En síntesis, el cierre de los estados contables, es un procedimiento donde se recopila, organiza y presenta la información económica de un período determinado; garantizando que los datos contables reflejen con precisión la evolución del patrimonio, los resultados obtenidos y las obligaciones financieras de la entidad.

De acuerdo con la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas, los estados contables constituyen una herramienta clave para la toma de decisiones, tanto para los administradores como para terceros interesados, y deben cumplir con normas específicas de valuación y exposición establecidas en las Resoluciones Técnicas.

Actividades inherentes al cierre de estados contables

El cierre contable implica la revisión y ajuste de las cuentas de la empresa para reflejar de manera fidedigna su situación financiera al final del ejercicio. Además, forma la base para la auditoría, un proceso que verifica la razonabilidad de la información presentada. Esta auditoría puede dividirse en tres etapas clave:

1. Trabajo preliminar: se realiza antes del cierre del ejercicio e implica una evaluación previa de los registros contables.
2. Trabajo de cierre: comprende los procedimientos ejecutados en la fecha de cierre o en días cercanos para garantizar que todos los datos sean correctos.
3. Trabajo final: se lleva a cabo después del cierre del ejercicio y busca validar los saldos contables obtenidos, asegurando su exactitud y cumplimiento normativo.

En definitiva, el cierre de estados contables, además de una obligación administrativa, es un pilar para la transparencia y eficiencia en la gestión financiera.

Procedimientos de auditoría en el cierre de estados contables

Ahora que sabés las tres etapas claves en el proceso de auditoría, podemos profundizar en las tareas esenciales que se deben ejecutar para verificar los activos tangibles al cierre del ejercicio.

1. Arqueo de fondos

Se trata de un procedimiento que permite verificar la existencia de todos los bienes que representan dinero o activos líquidos de la empresa, tales como caja, valores a depositar, moneda extranjera, cheques y otros documentos.

Por su naturaleza debe realizarse en presencia del custodio de los fondos (como el cajero o tesorero) y tiene como objetivo confirmar que los saldos informados en los estados contables coinciden con la tenencia real del ente.

El proceso de arqueo incluye revisión de:

• Caja y valores a depositar.
• Cheques diferidos y otros documentos.
• Existencia de fondos fijos y anticipo de sueldos.
• Control de errores de control interno, ajustando la planificación de auditoría si es necesario.

El auditor debe asegurarse de que los valores hayan sido recontados en su presencia y que el custodio dé fe por escrito de la devolución intacta de los fondos.

2. Corte de documentación

Por otro lado, el corte de documentación es un procedimiento que garantiza que las operaciones del período se registren correctamente, evitando inclusiones o exclusiones erróneas en los estados contables.

En ese sentido, se realiza un seguimiento del último documento numerado (como facturas, remitos y recibos) antes del cierre del ejercicio, por lo que es especialmente relevante en la auditoría de:

• Créditos comerciales: se debe registrar el último número de factura y remito y verificar la validez de los pagos.
• Inventarios de bienes de cambio: asegura que todos los movimientos de mercadería estén registrados de manera adecuada, evitando alteraciones en el valor de los inventarios.

3. Inventario físico

También tenemos el inventario físico, que sirve para confirmar la existencia de mercaderías y otros bienes de cambio. Aquí, el auditor debe asistir al proceso de toma de inventario realizado por la empresa, verificando la fiabilidad del mismo mediante la selección y recuento de muestras representativas; específicamente en:

• Recuento físico de mercaderías y bienes de cambio.
• Inspección de bienes de uso y activos fijos.
• Control de los procedimientos de control interno del inventario.
• Verificación de la condición de los bienes y la correcta valuación de los activos.

Ahora bien, en empresas que fabrican productos, el inventario debe ser realizado de forma integral y sincronizada, para evitar discrepancias en la contabilización de los bienes.

4. Pruebas sustantivas en distintos rubros

Una vez realizados los procedimientos iniciales, el auditor aplica pruebas sustantivas para verificar la razonabilidad y exactitud de los saldos de los diferentes rubros contables.

• Disponibilidades: circularización a bancos y entidades relacionadas, reconciliaciones bancarias, revisión de la moneda contable.
• Créditos comerciales y otros créditos: circularización a deudores, análisis de la razonabilidad de las previsiones de incobrables.
• Bienes de cambio: verificación de inventarios, pruebas de valuación y exposición de la información.
• Bienes de uso y bienes intangibles: revisión de altas, bajas, y pruebas de razonabilidad en las valuaciones de estos activos.

5. Revisión de resultados y exposición de información

Una vez hecho esto, el auditor también revisa los resultados operativos de la empresa, verificando que la información presentada sobre ingresos y egresos sea precisa y esté debidamente respaldada, se realiza un análisis de los movimientos inusuales, las cuentas de amortización, previsiones y cargos fiscales.

6. Armado de los estados contables finales

Completados los procedimientos de auditoría y verificadas todas las cuentas relevantes, el auditor procede a armar el juego de estados contables.

Estos deben reflejar la situación financiera de la empresa de manera fiel y precisa, cumpliendo con los requisitos establecidos por las normativas contables profesionales.

Ahora, imaginá que todo esto tenga que ser ejecutado de forma manual. Sin embargo, gracias a herramientas como Onvio, esto no es necesario. ¡Descubrí cómo automatizar la gestión de estados contables!

¿Cómo Onvio simplifica la generación de estados contables?

Onvio facilita la generación de estados contables de manera eficiente, integrando herramientas que automatizan y simplifican gran parte del proceso contable, a través de funciones como:

Generación de estados contables

Con Onvio, podés crear de manera sencilla los principales estados financieros:

• Estado de Situación Patrimonial.
• Estado de Resultados.
• Estado de Evolución del Patrimonio Neto (PN).
• Estado de Flujo de Efectivo.

Información complementaria

Además de los estados contables, la plataforma proporciona la información adicional necesaria para un análisis más detallado:

• Composición de rubros del Estado de Situación Patrimonial y del Estado de Resultados.
• Anexo de Costo de Producción y Gastos clasificados por naturaleza.
• Anexo de Bienes de Uso.
• Información comparativa reexpresada con el ejercicio anterior, facilitando una visión clara de los cambios entre periodos.

Funcionalidades operativas

Por otro lado, Onvio ofrece una serie de funciones adicionales, que simplifica aún más este proceso.

• Exportación a Excel: de los estados contables y su información complementaria en un único archivo o por separado, facilitando el proceso de compartición y análisis.
• Configuración de planes de cuenta: facilitando la creación de planes de cuenta modelo para diversas empresas, asegurando personalización y estandarización.
• Copia de configuración entre empresas: posibilitando la copia de configuraciones de planes de cuenta entre empresas, tanto en la inicialización como a demanda.
• Edición masiva y validación: editando rubros de manera masiva y realizando validaciones para garantizar la correcta configuración de las cuentas, o sea, evitando errores.

En definitiva, Onvio optimiza la generación y gestión de estados contables, brindándole a los profesionales contables una herramienta intuitiva y poderosa que automatiza tareas clave, asegurando la precisión y eficiencia en la elaboración de informes financieros.

Onvio: la herramienta del contador del mañana

En un estudio contable, generalmente se destina un contador exclusivamente a la generación de estados contables, lo que implica una carga de trabajo constante durante todo el año, con la necesidad de revisar fórmulas y cargar datos manualmente al cierre del ejercicio económico de los clientes.

Sin embargo, con Onvio, todo este proceso se simplifica considerablemente. En tan solo pocos clics se pueden generar los estados contables y lo mejor de todo es que se exportan en una planilla con formato visual, lo que facilita la lectura, comprensión y visualización de la información.

¡Conocé el software contable online perfecto para automatizar tus cierres de estados contables!