Cómo elaborar un presupuesto profesional redituable

Un informe detallado. Una comunicación verbal. Un email. Las opciones a la hora de presentar un presupuesto a un nuevo cliente son muchas, pero no todas son igual de eficaces. Para comenzar de la mejor manera, existen 3 lineamientos a seguir:

• Presentación de un informe escrito: debe detallar de forma pormenorizada todos los conceptos incluidos, así como la periodicidad de las tareas profesionales.

• Evaluación de las tareas: existen muchas tareas que no son visibles pero que son fundamentales, como el control de domicilios electrónicos o de cuentas corrientes, y que deben incluirse en el informe.

• Comunicación con el cliente: es fundamental transmitir de forma clara el valor que se aportará, las modalidades de trabajo, los horarios en que se realizarán las tareas y los medios de comunicación.

De no ser claros con estos aspectos, es posible que surjan conflictos en caso de clientes que, por no haber sido informados correctamente, exijan condiciones distintas.

Un aspecto clave de la determinación de los honorarios profesionales es conocer, desde el inicio, cuál es el escenario contable. Y eso implica un intenso camino por recorrer:

• Primera entrevista: es de suma importancia tomar conciencia del tiempo y el aporte invertidos en nuestra primera entrevista de asesoramiento con el cliente.

• Análisis de la situación: es fundamental relevar las claves fiscales, realizar controles por Internet, conocer estado de deudas y ganancias, etc., para presupuestar el trabajo de regularización de la situación de forma adecuada.

• Informe del trabajo realizado: una vez obtenidos los indicadores contables, se debe presentar un informe por escrito al cliente en el que se detallen los datos relevados y los incumplimientos detectados.

Una buena práctica para comenzar a crear un presupuesto profesional redituable, es definir una orientación de las condiciones generales relacionadas con la comunicación, la aprobación del presupuesto y la gestión de pagos. 

A estos lineamientos se sumarán cuestiones particulares de cada cliente, así como otras variables que definirán el valor final de los honorarios, entre ellas:

• Estructura de costos 

• Nivel de formación y experiencia requeridos

• Naturaleza del trabajo profesional encomendado

• Grado de responsabilidad y complejidad del trabajo a realizar

• Tiempo insumido por el profesional y su personal

• Características inherentes al contribuyente

Si se dejan de lado algunos de estos factores, la determinación del monto puede no ser acorde a la tarea a realizar. Además, para una mayor precisión, se recomienda analizar en conjunto el valor de la hora profesional y los honorarios mínimos sugeridos por cada Consejo Profesional de Ciencias Económicas, por ejemplo en Ciudad de Buenos Aires o Provincia de Buenos Aires.

El resultado del trabajo que realiza el contador se compone de los honorarios profesionales que presupuesta menos los costos afectados. Bajar gastos significa, entonces, que el rendimiento será mayor. Y para ello, la adopción de la tecnología es un aspecto fundamental. 

¿Por dónde comenzar? Algunas recomendaciones son:  

• Adoptar el trabajo remoto y las videoconferencias: las formas de trabajo digital agilizan los procesos laborales, reducen la necesidad de documentación física, y ahorran tiempo y costos.

• Digitalizar los procesos: la automatización de tareas es una fuente central de ahorro de costos, ya que se necesita menos inversión en hardware y mantenimiento.

El software contable en la nube se ha convertido en un elemento central de la digitalización de los estudios contables. Y eso se debe a que permite: 

• Controlar el tiempo de los colaboradores conectados

• Recibir notificaciones de AFIP de los clientes en un solo lugar

• Controlar vencimientos de clientes y recibir alertas sobre cambios normativos

• Contar con una base de información completa y actualizada

• Mejorar el cumplimiento de las obligaciones tradicionales

• Aprovechar la seguridad de la información propia de las plataformas en la nube 
  
  

A la hora de elaborar un presupuesto profesional redituable, la tecnología juega un rol sumamente importante, ya que ofrece acceso rápido a la información, además de herramientas que automatizan tareas y soluciones que abordan todos los aspectos financieros de la relación con el cliente.   

Este artículo está basado en el webinar “Honorarios profesionales del contador público”, dictado por la Dra. Yanina Roco, Licenciada en Administración y Contadora Pública (UBA), Gerente en Estudio Contable y Docente CPCECABA.

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