En la era tecnológica, la transformación digital se ha convertido en una necesidad para cualquier sector, y el ámbito legal no es la excepción. La implementación de software legal, como HighQ de Thomson Reuters, transforma radicalmente la eficiencia y efectividad de los departamentos legales.
Sin embargo, el proceso de implementación de una legaltech puede ser complejo, especialmente para los abogados que, por lo general, no tienen experiencia en proyectos tecnológicos. A pesar de lo anterior, se estima que alrededor de un 60% de los profesionales del área en Argentina han avanzado en planes de transformación digital.
Debido a la relevancia de este tema en la actualidad jurídica de los departamentos legales, en este artículo te ofrecemos una guía detallada y basada en datos sobre cómo los directores legales pueden abordar este desafío y beneficiarse de un software legal como HighQ.
Importancia de la transformación digital en el sector legal
En un mundo cada vez más digitalizado, el sector legal no puede quedarse atrás puesto a su gran importancia dentro de la estructura de cualquier empresa e incluso, para la sociedad.
En definitiva, la transformación digital en el ámbito legal implica más que la simple adopción de nuevas tecnologías; se trata de redefinir cómo los departamentos legales operan, mejoran su eficiencia y se adaptan a las demandas modernas.
Este proceso no solo facilita la gestión y el seguimiento de casos, sino que también optimiza la toma de decisiones y la colaboración interna.
Transformación digital y gestión del cambio
La transformación digital en el sector legal va más allá de la mera adopción de nuevas tecnologías; se trata de reimaginar cómo se practican y gestionan las actividades legales en la era moderna.
De hecho, según el Reporte sobre el Estado de los Departamentos Legales Corporativos 2024 realizado por el Thomson Reuters Institute, el 72% de los abogados in-house encuestados alrededor del mundo, consideran que el uso de tecnología es una prioridad para simplificar sus procesos internos.
Esta transformación incluye la implementación de soluciones de automatización, inteligencia artificial y plataformas colaborativas como HighQ.
4 pasos para una implementación exitosa de legaltech
Implementar una solución de legaltech puede parecer una tarea monumental, especialmente para aquellos sin experiencia en tecnología. No obstante, con una estrategia bien definida y una gestión del cambio adecuada, es posible convertir este desafío en una oportunidad de crecimiento y mejora.
En esta parte, desglosamos los pasos esenciales que aseguran una implementación exitosa, desde la definición de objetivos claros hasta la elección de la tecnología adecuada y la gestión del cambio.
1. Definición de objetivos claros
Para que la implementación de una legaltech sea exitosa, es esencial establecer objetivos claros y medibles desde el principio; se garantiza que la solución digital sea diseñada para abordar desafíos reales de la organización que se traduzcan en un valor tangible.
Por ejemplo, una solución estándar de HighQ generalmente requiere alrededor de tres meses para su implementación, mientras que una solución con 30% de personalización, se estiman de 6 a 9 meses y, para una completamente personalizada y ad hoc puede llevar hasta 12 meses.
Este plazo permite una planificación adecuada y una gestión eficaz de las expectativas del equipo y la dirección.
2. Análisis de requisitos
El segundo paso implica un análisis exhaustivo de los requisitos del área legal. En esta etapa, el equipo de HighQ de Thomson Reuters observa y analiza los flujos de trabajo existentes del cliente, involucrando a futuros usuarios tanto del nivel ejecutivo como operativo.
Este proceso de co-diseño asegura que la solución final esté alineada con las necesidades integrales del negocio.
3. Elección de la tecnología adecuada
La elección de la tecnología adecuada es fundamental para el éxito de cualquier proyecto de transformación digital. En el contexto legal, esto implica seleccionar plataformas y herramientas que sean flexibles, sofisticadas y capaces de integrarse con los sistemas existentes.
HighQ, por ejemplo, ofrece integración con herramientas cotidianas como Office, Outlook, Teams y G-Suite, lo que facilita la colaboración entre áreas, centralizada en una misma plataforma que asegura la trazabilidad y seguridad sobre los accesos a la información.
4. Gestión del cambio
La gestión del cambio es quizás el aspecto más desafiante de la implementación de una legal tech. Para aspirar a una tasa de adopción del 95% en dos meses, como lo logra Thomson Reuters, es crucial una comunicación constante y una capacitación exhaustiva.
El equipo de HighQ trabaja junto con un champion del proyecto dentro del área legal para asegurar que la transición sea lo más fluida posible, reduciendo la resistencia al cambio.
Datos valiosos sobre la digitalización de departamentos legales en Argentina
El mismo estudio hecho por Marval O'Farrell Mairal y Thomson Reuters proporciona una visión profunda del estado de la tecnología en el sector legal argentino.
Más de 100 líderes jurídicos de diversas industrias participaron en este estudio, ofreciendo insights valiosos divididos en múltiples temas sobre las dinámicas, desafíos y necesidades del sector.
Innovación y tecnología
El estudio reveló que el 60% de los líderes legales ha incorporado alguna iniciativa de innovación tecnológica. Este avance es particularmente significativo en empresas con más de 1,000 empleados, lo que sugiere una correlación con mayores recursos disponibles.
Además, el 71% de los líderes legales planea implementar proyectos de innovación en el futuro, destacando áreas prioritarias como la firma digital, la gestión de contratos y la gestión electrónica de documentos.
Automatización de procesos
La automatización de procesos es otro aspecto crucial de la transformación digital en el sector legal. Aproximadamente dos tercios de los participantes en el estudio han progresado en la automatización de procesos en sus departamentos legales.
Esto incluye la creación de contratos, la contestación de demandas y el seguimiento de expedientes; la implementación de tecnología permite simplificar estas responsabilidades, transformando la naturaleza y complejidad de las funciones dentro del departamento legal.
Uso de data analytics
A pesar del avance en la adopción de tecnología, el estudio encontró que la mayoría de los líderes legales no emplea Data Analytics ni otros indicadores de rendimiento. Aquellos que respondieron negativamente lo hicieron por falta de consideración o por la ausencia de métodos para medirlo, evidenciando un área de mejora significativa en la utilización de herramientas analíticas.
Casos de éxito: Implementación de HighQ
Nada ilustra mejor el impacto de la transformación digital que los casos de éxito reales. Empresas como Grupo Datco, Telecentro y Laboratorios Bagó han experimentado mejoras significativas en sus operaciones legales gracias a la implementación de HighQ.
A través de sus testimonios, veremos cómo estas organizaciones han superado desafíos comunes y han logrado una mayor eficiencia y organización en sus departamentos legales. Estos ejemplos destacan no solo los beneficios de HighQ, sino también la importancia de un apoyo continuo durante el proceso de implementación.
Grupo Datco
Grupo Datco, con 42 años de historia y presencia en seis países, compartió su experiencia de transformación en la gestión legal con HighQ, donde la falta de estructura y organización en la gestión de documentos y la comunicación interna fueron desafíos críticos que lograron superar gracias a la adaptabilidad y personalización de HighQ.
Telecentro
Telecentro, una empresa líder en telecomunicaciones, enfrentó problemas de desorganización interna que afectaban la eficiencia en el manejo de contratos y procesos legales. La implementación de HighQ permitió centralizar documentos, mejorar la comunicación interna y automatizar procesos, resultando en una mayor eficiencia operativa.
Laboratorios Bagó
Laboratorios Bagó enfrentó desafíos significativos en la gestión jurídica antes de adoptar HighQ. La plataforma permitió la centralización y organización eficiente de contratos, agilizando significativamente el proceso de gestión y mejorando la colaboración interna.
Innovación y eficiencia: El futuro del departamento legal argentino
Llegado hasta este punto, podemos afirmar que la implementación de una legaltech como HighQ genera un efecto transformador en la eficiencia y efectividad de los departamentos legales. Aunque el proceso puede ser complejo, nuestro equipo cuenta con una metodología estructurada y ofrece el apoyo adecuado para que la transición sea mucho más fluida.
Con objetivos claros, un análisis exhaustivo de los requisitos, la elección de la tecnología adecuada y una gestión efectiva del cambio, los departamentos legales pueden alcanzar nuevos niveles de eficiencia y contribuir significativamente al éxito empresarial. La experiencia de empresas como Grupo Datco, Telecentro y Laboratorios Bagó demuestra que, con la estrategia correcta, los beneficios de la transformación digital en el sector legal son invaluables.
¡Solicitá una demo, y da tu primer paso en la transformación digital del departamento legal con HighQ!
