On Premise vs. Cloud computing: conocé la mejor estructura tecnológica para hacer crecer la gestión del estudio jurídico

El área jurídica fue una de las primeras en adoptar tecnologías innovadoras como máquinas de escribir, procesadores de texto o fax. Estas herramientas se volvieron obsoletas, las computadoras las reemplazaron y, a principios del siglo XXI, Internet causó otra revolución en la administración legal.

Ya no se necesita ir a bibliotecas, foros u otros lugares para consultar doctrinas, jurisprudencia, códigos comentados o normativas. Toda la información necesaria está disponible en línea en sitios web creados específicamente para este propósito.

Pero, como con cualquier noticia, lo que fue disruptivo hace una década (o más) ahora es normal y forma parte de la rutina de un abogado. La tecnología en derecho, gracias a la mejora continua de Internet y la creciente velocidad de comunicación, ha exigido procesos más modernos que se mantienen al día con los cambios tecnológicos.

Y toda esta reflexión lleva a una pregunta: ¿la organización de tu estudio tiene lo que se necesita para una operación de primer nivel? ¿O ya quedó desactualizado?

 ¿Alguna vez te has preguntado si te estás adaptando a la innovación del mercado legal? El futuro del Derecho ya está definido por algunos cambios sorprendentes en la rutina de gestión:

• Movilidad que está presente en los smartphones que permiten trasladar el trabajo a cualquier lugar;
• Automatización utilizando textos legales preformateados;
• Análisis que van desde la jurimetría hasta la productividad de cada miembro del equipo;
• Digitalización de documentos y redacción legal;
• Inteligencia artificial con robots que ayudan a aumentar la productividad del abogado del futuro.

Si estás considerando adoptar algunas de las tecnologías anteriores, ¿te has detenido a considerar un cambio más profundo y estás revisando tu software de gestión legal?

También porque es imposible pensar en innovaciones disruptivas si el sistema utilizado es antiguo y de tecnología on premise (instalado en la computadora). En este modelo, el software es un producto, una 'caja' que se compra e instala en el servidor de la compañía.

Como bien sabés, eso hace necesario tener un equipo de Tecnología de la Información (TI) que pueda manejar los problemas que pueden surgir tanto con la plataforma como con los datos que contiene.

Las actualizaciones son complicadas de realizar, costosas y el sistema no permite la integración con las tecnologías disruptivas que acabamos de mencionar. Además es difícil acceder a él fuera de la oficina o incluso en celulares o tablets.

 ¿Te diste cuenta de lo difícil que es crecer si tu software no ayuda a tu negocio a hacer más? La solución, entonces, es migrar a un servicio de cloud computing, con una estructura enmarcada por una plataforma lista para soportar la innovación legal del futuro.

 El software en la nube utiliza la “computación en la nube”, que ha revolucionado la forma en que las empresas y las personas consumen tecnología. En la nube pueden usar aplicaciones, servicios y nada más está instalado en el servidor. Se accede a todo en línea, como en Netflix y Spotify, por ejemplo.

El sistema de gestión legal funciona en el modelo SaaS (Software as a Service), con una suscripción paga por período. Es fácil de usar ya que solo se necesita una computadora con servicio a internet y un navegador.

Aquí hay 6 ventajas del software de gestión en la nube:

1 - Inversión inicial

Si bien el software instalado (on premise) parece ser más rentable, es el cloud computing con su sistema en la nube el que brinda un valor final más atractivo a largo plazo. El pago de la suscripción garantiza la inclusión de la formación del equipo que lo utilizará, soporte técnico e instalación, por ejemplo.

 2- Disponibilidad

Olvidate de la idea de tener que estar en una ubicación física específica para acceder a la información que necesitás. El software de gestión en la nube permite acceder a todos los datos en cualquier computadora, notebook, tablet o smartphone, siempre que esté conectado a Internet.

3- Costos de mantenimiento

Los servidores físicos requieren mantenimiento y actualizaciones frecuentes. Este tipo de equipo también requiere muchas horas de trabajo del personal de TI, así como un alto consumo de energía. Un sistema en la nube prácticamente elimina todas estas necesidades.

 4- Actualización

Debido a que el software está en línea, todas las actualizaciones se realizan automáticamente, sin depender de un especialista de Sistemas, algo común en el modelo local. Esto asegura que el software nunca se desactualice.

5- Seguridad de datos

La información de clientes es extremadamente sensible y la protección de datos es una de las mayores preocupaciones cuando se trata de adoptar plataformas en la nube. El proveedor del sistema en la nube tiene cuidado con la seguridad al hacer copias de seguridad automáticas y ofrece la posibilidad de recuperar datos perdidos o eliminados. La protección también está garantizada mediante el uso de cifrado, política de respaldo y la capacidad de restringir el acceso cuando sea necesario.

6- Compliance

Un término que ya forma parte del vocabulario de cualquier profesional de la ley, es el de compliance. Un sistema en la nube está en línea con las últimas pautas. Permite el desempeño de conformidad con los requisitos fiscales y legislativos, permite el control de la información social relacionada con lo legal.

Adoptar el software adecuado puede hacer que su rutina legal sea mucho más fácil. Por ejemplo, las prácticas en la nube que integran funciones esenciales, como la investigación legal, la facturación y la gestión de datos de clientes, promueven la flexibilidad y aumentan la productividad de la oficina.

Y al buscar soluciones y herramientas, se pueden encontrar las ofertas más diversas. Pero, ¿cómo reconocer a quienes están realmente comprometidos con las demandas que los profesionales demandan?

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