4 sencillos pasos para gestionar un Estudio Jurídico 2020

Adaptado de 5 Simple Ways to Improve Practice Management, por Stacey Leeke para Legal Insight

 

Es sabido que la buena gestión de una organización es la clave para un ambiente profesional feliz y productivo, lo que genera evidente impacto en rentabilidad de la misma. En contraste, los malos hábitos, falta de procesos e ineficiencias pueden afectar negativamente ese "ambiente de productividad" a mediano y largo plazo, lo que conllevará menores ganancias, mayores riesgos, empleados insatisfechos y consiguiente baja reputación en el mercado. Si eso le suena familiar, le dejamos cuatro sencillos pasos que pueden ayudarlo a tomar el camino correcto, y cerrar la década de la forma más eficiente y productiva. El futuro de la abogacía depende no solo de la eficiencia de los profesionales, sino también de su capacidad legal de gestión, adaptación y anticipación.

1. Reducir costos innecesarios

Los gastos innecesarios representan ganancias que podrían ir a su bolsillo, pero en la práctica no lo es así. El monitoreo activo de los gastos durante un período determinado es la única forma de descubrir la manera de reducirlos, o incluso eliminarlos por completo.

Solución: Adopte un enfoque metódico para analizar los gastos de cada departamento, de cada cliente o de cada carpeta/asunto dentro del Estudio de forma metódica y de manera integral. Consiga el equilibrio! Controlar los gastos de oficina, no tiene por qué generar restricciones presupuestarias que impidan que los empleados realicen su trabajo correctamente. Asegúrese de que cualquier control o reducción de costos sea sostenible a largo plazo.

2. Optimice las estimaciones de honorarios con sustento en “Datos”

Una de las razones por las que muchos abogados temen a establecer pautas claras sobre el cobro de honorarios es el miedo o desconocimiento sobre las implicancias y tiempos del proceso, lo que termina generando una merma en los honorarios a percibir por el profesional. Paralelamente, una de las principales causas de insatisfacción del cliente han sido los costos muy por encima de la cotización inicial llevada a cabo por el profesional, y que se agrava aún más en un contexto inflacionario cómo el que vivimos. ¿La solución? Asertividad en la práctica jurídica. Aprenda a cotizar los servicios con precisión y trazabilidad.

Solución: La base de un buen plan de precios es comprender qué implica el caso, cuánto tiempo llevará y el nivel de compensación requerido para hacerlo. En lugar de confiar en sus recuerdos de la última vez que se manejó un caso similar, tómese el tiempo para analizar datos concretos sobre los honorarios de clientes anteriores, el tiempo dedicado. Esto permite a los abogados tener más confianza en sus estimaciones y ser más asertivos.

3. Administrar fechas y plazos de manera efectiva

Una de las principales causas de reclamos por mala praxis profesional contra abogados es el incumplimiento de los plazos que llevan a una caducidad de instancia. En la mayoría de los casos, esto resulta de un sistema de seguimiento inadecuado en términos de plazos y recordatorios. Si no se gestionan adecuadamente las fechas y la programación, el estudio corre un alto riesgo debido a la posibilidad de que no se presenten peticiones o apelaciones en tiempo y forma, que venza un plazo o que ocurran infracciones contractuales inadvertidas cuando el tiempo es esencial.

Solución: utilice un sistema de calendario automatizado con alertas automáticas que sea accesible para todo el personal y mantenga una base de datos dedicada al seguimiento de fechas importantes. Además, considere usar un software de gestión legal que permita a los abogados crear flujos de trabajo detallados, exigiéndoles que marquen cada paso tan pronto como se complete, y advertirles si un paso no se completa en una fecha determinada.

4. Implemente software para simplificar su vida

Cuidar los primeros tres pasos puede ser un trabajo difícil de seguir si su negocio todavía está trabajando en sistemas basados en papeles no integrados.

Solución: Facilite la administración de su trabajo mediante el uso de software de gestión legal para automatizar sus procesos. Esto puede permitir que su estudio o negocio opere de manera más eficiente y rentable, gestionando el riesgo y cumpliendo sin esfuerzo sus responsabilidades profesionales.

La consistencia es la clave para mantener las mejores prácticas, así que tenga en cuenta que el compromiso y las revisiones periódicas de los procedimientos de gestión pueden ser un gran paso para hacer de su negocio una elección inteligente para los clientes y un excelente lugar para trabajar para los empleados

El año todavía no termina, acompañado de una administración consistente y efectiva, puede transformar profundamente la práctica legal de su oficina para 2020. Realizar transformaciones digitales puede impulsar su negocio legal para avanzar en un océano azul de innovación tecnológica, una ventaja valiosa en un entorno cada vez más competitivo.

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