Adaptación del artículo “Oportunidades y desafíos para priorizar el tiempo empresarial, mejorar nuestros comportamientos y lograr mejores resultados” de Fiorella Tedesco y Viviana Trejo.
La gestión del tiempo es uno de los desafíos más importantes para los líderes de pymes, quienes a menudo enfrentan la presión de tomar decisiones rápidas y ser multitarea en la búsqueda del crecimiento empresarial.
Si no se maneja adecuadamente, el tiempo puede convertirse en un recurso perdido, lo que lleva a una baja productividad, estrés innecesario y oportunidades desaprovechadas.
Por ello, este artículo explora la importancia de la gestión del tiempo para líderes de pymes, identifica los principales factores que afectan su uso y proporciona herramientas y estrategias clave para mejorar la productividad, eficiencia y resiliencia.
Proactividad y administración del tiempo: claves para alcanzar la productividad
La proactividad es una característica que distingue a los líderes efectivos, ya que no solo se limitan a identificar problemas, sino que se enfocan en anticiparse a ellos y en crear soluciones de forma continua.
Esta cualidad se traduce en patrones de comportamiento que derivan en acciones concretas, las cuales se repiten frecuentemente con el objetivo de alcanzar una mayor productividad diaria.
Una manera de empezar a gestionar mejor el tiempo es distinguiendo entre tres tipos de tiempo que experimentamos a diario:
● El tiempo que definimos para nuestras tareas propias: en el que tomamos decisiones, ejecutamos tareas y realizamos acciones que hemos planificado previamente.
● El tiempo dedicado a cumplir con las demandas de superiores: en este caso, está determinado por las expectativas y necesidades de quienes están por encima en la jerarquía organizacional.
● El tiempo que dedicamos al apoyo de colegas y trabajo en equipo: este tipo de tiempo es crucial para fortalecer el ambiente laboral y fomentar una cultura colaborativa.
Ya que hablamos de la importancia que tiene la proactividad para la gestión del tiempo, desde la perspectiva de un líder de pyme, abordemos cuáles son esos desafíos habituales que puede enfrentar durante su accionar.
Problemas comunes para optimizar el tiempo en la gestión empresarial
Ahora bien, la gestión del tiempo de forma efectiva no solo depende de la habilidad personal para organizar las tareas, sino también de la manera en que se abordan y solucionan los problemas que surgen en el día a día.
A continuación, se analizan dos causas comunes que afectan la administración del tiempo: el manejo de las reuniones y la participación en demasiados temas.
Manejo ineficiente del tiempo en reuniones
Uno de los principales problemas que las pymes enfrentan con la gestión del tiempo es el mal manejo de las reuniones.
Ya sean presenciales o remotas, las reuniones son, en muchos casos, mal planificadas, carecen de un propósito claro o se extienden más de lo necesario.
Soluciones para optimizar la gestión del tiempo en reuniones
Algunas sugerencias incluyen:
● Definir claramente los objetivos: que deben ser compartidos con los participantes antes de la reunión, para que todos estén alineados y preparados.
● Limitar la asistencia: solo deben ser invitados aquellos colaboradores que realmente puedan contribuir al logro de los objetivos de la reunión.
● Establecer horarios estrictos: comenzar a tiempo, independientemente de si todos los participantes han llegado.
● Evitar tomar decisiones individuales: las decisiones que no requieren de consenso o interacción deben tomarse fuera de las reuniones, para no ocupar tiempo innecesariamente.
● Resumir conclusiones y asignar responsabilidades: Al final de cada reunión, es importante recapitular las decisiones tomadas y asegurar que cada participante esté claro.
Participación en demasiados temas
Otro factor que contribuye a la falta de tiempo es el involucramiento en un gran número de temas y proyectos simultáneamente.
Aunque la intención es mantenerse al tanto de todo, esta sobrecarga de actividades puede diluir el enfoque en las prioridades y generar un uso ineficaz del tiempo.
Estrategias de priorización efectivas
Algunas recomendaciones son:
● Matriz de prioridades: que permita clasificar las actividades según su importancia y urgencia.
● Consolidación de actividades: agrupar tareas relacionadas y realizar acciones conjuntas para optimizar el tiempo.
● Planes de trabajo y seguimiento: el seguimiento continuo permite identificar desviaciones y corregir el rumbo antes de que se conviertan en problemas mayores.
● Espacios para la reflexión: programar momentos específicos durante la jornada para pensar y planificar, sin interrupciones.
● Evitar la procrastinación: estableciendo fechas de vencimiento claras y revisando constantemente el avance hacia los objetivos.
Mejorar la administración del tiempo en la gestión empresarial requiere un enfoque estratégico que involucre una evaluación crítica de las prácticas diarias.
3 estrategias claves para la gestión del tiempo
En este punto, ya hemos hablado de la importancia que tiene la gestión del tiempo, especialmente, desde la perspectiva de un líder de pyme. Incluso, hemos explorado algunas recomendaciones para afrontar este desafío, sin embargo, existen otros caminos que también pueden llevarte a la optimización y aprovechamiento de cada segundo de tu día.
1. Asignar tareas y delegar de forma correcta
Delegar tareas no solo ayuda a distribuir la carga de trabajo, sino que también permite liberar tiempo para tomar decisiones importantes y estratégicas.
Sin embargo, delegar con éxito requiere no solo de la capacidad de asignar tareas, sino también de acompañar el proceso de ejecución y evaluar los resultados.
¿Cómo delegar efectivamente?
Para comenzar a delegar de manera efectiva, es fundamental realizar un análisis exhaustivo del puesto de trabajo y las tareas que actualmente realiza el gerente.
Algunas preguntas clave incluyen:
● ¿Cuáles son los objetivos principales de mi puesto?
● ¿Qué actividades puedo delegar?
● ¿Cuáles deben quedar bajo mi responsabilidad?
Esta reflexión ayudará a identificar qué tareas se pueden delegar y cuáles son imprescindibles para el rol de liderazgo.
Además de esto, revisá las áreas en las que los talentos están más capacitados y entusiasmados por contribuir. Asimismo, asegurá que cada tarea agrega valor y fomentá el desarrollo profesional de cada uno.
2. Desarrollar hábitos productivos
El cerebro humano tiene la capacidad de adaptarse y formar nuevos hábitos, lo que lo convierte en un recurso clave para mejorar la productividad personal.
Cambiar hábitos no es tarea fácil, pero es esencial para optimizar la gestión del tiempo y aumentar la eficiencia.
Para desarrollar hábitos productivos, es importante comenzar con pequeñas metas, y reconocer cuándo y dónde implementar estos nuevos comportamientos.
Al visualizar los resultados y recompensarse por los logros, es posible mantener la motivación y asegurar que los cambios se mantengan en el tiempo.
Pasos para desarrollar hábitos productivos
● Definir conductas específicas a cambiar e identificar las situaciones donde se aplicarán.
● Implementar cambios graduales y no intentar modificar demasiados hábitos a la vez.
● Ser realista con las expectativas y tener paciencia con el proceso.
● Premiarse por alcanzar objetivos.
3. Gestionar el tiempo y evitar la procrastinación
Este hábito de postergar tareas importantes en favor de actividades más agradables, pero menos relevantes, puede tener consecuencias perjudiciales en el rendimiento.
Para superar la procrastinación, es fundamental reconocer cuáles son las tareas que suelen dejarse para después y las razones detrás de esta postergación.
Consejos prácticos
● Organizar las tareas diarias de manera que las más difíciles se aborden primero.
● Establecer metas claras y plazos para cada actividad.
● Utilizar herramientas y recordatorios para mantenerse enfocado en los objetivos.
Al tomar decisiones efectivas y adoptar hábitos productivos, los gerentes pueden optimizar sus recursos y potenciar su capacidad de liderazgo, promoviendo un entorno laboral más eficiente y motivado.
Descubrí cómo la tecnología puede ayudar en la gestión del tiempo
En síntesis, la gestión del tiempo no solo requiere de una planificación adecuada, sino también de la capacidad de delegar tareas, establecer prioridades claras y eliminar actividades que no aportan valor.
La implementación de metodologías ágiles y realistas es esencial para optimizar los recursos, mejorar la productividad y alcanzar mejores resultados.
Y ahora que ya sabés cómo gestionar mejor el tiempo, seguí profundizando en cómo mejorar la administración empresarial: aprendé cómo la IA puede ser tu aliado perfecto en la administración de una pyme.
