Existen varias alternativas para que el abogado in-house pueda hacer más con menos y gestionar los procesos en su departamento jurídico con efectividad a pesar de posibles reducciones de recursos y el gasto general en la organización.
Frente a un entorno económico incierto, las compañías habitualmente se encuentran presionadas para reducir sus costos operativos y de gestión, lo que se traduce en la congelación de la contratación, la reducción de la inversión y el retroceso en los planes de expansión o crecimiento.
No es de extrañar que esta presión se extienda a toda la infraestructura de la empresa, y muchos departamentos jurídicos corporativos están sintiendo la presión como nunca antes, viéndose obligados a disminuir los gastos y evaluar cuidadosamente cualquier inversión.
Seguí leyendo y descubrí por qué y cómo hacer más con menos en el departamento legal.
Importancia de la optimización para los abogados corporativos
Frente al contexto mencionado al inicio de este post, ¿cómo puede el abogado in-house hacer más con menos sin dejar de manejar su carga de trabajo legal y el compliance cada vez más complejo? Aprendé qué piensan los profesionales del área.
En el más reciente informe "Situación de los Departamentos Jurídicos Corporativos en 2022" de Thomson Reuters, se demostró que la mitad de los abogados corporativos de alto nivel concuerdan que "llevar a cabo operaciones de la manera más eficiente posible, es la principal prioridad para su departamento jurídico, incluso más que la protección integral del negocio, que es posiblemente el objetivo esencial de la función jurídica de una organización".
La eficiencia parece ser lo más importante para muchos abogados in-house. En efecto, en la misma encuesta, mencionaron que las presiones de los costos y el hacer más por menos son sus mayores retos de productividad.
Asimismo, se citaron otros retos como la gestión de la digitalización e iniciativas tecnológicas de la organización, la mejora de la eficiencia operativa y la racionalización de los procesos de trabajo.
Sin embargo, ¿qué medidas concretas pueden adoptar los departamentos jurídicos de las empresas para ayudarlos a hacer más con menos?
A continuación te enseñaremos que hay varias maneras en que los directores jurídicos de las empresas pueden ser reflexivos sobre su gasto legal general.
¿Cómo puede un abogado in-house hacer más con menos?
En las próximas líneas te mostraremos cómo optimizar las operaciones de los estudios jurídicos para eficientar los procesos y reducir la carga laboral.
1. Trasladar el trabajo a proveedores jurídicos de menor costo
El informe "Situación de los Departamentos Jurídicos Corporativos en 2022" demostró que el 43% de los líderes en departamentos legales in-house afirman que sus costos aumentarán en los próximos 12 meses, en comparación con el 21% que estiman que sus gastos disminuirán en el mismo periodo.
Hacer más con menos en el departamento jurídico significa obtener mayores índices de productividad usando menos recursos, lo que lleva a los abogados corporativos a buscar alternativas para bajar los precios de los servicios.
Una alternativa posible está en el traslado de las actividades jurídicas hacia proveedores con precios más competitivos. Principalmente, estudios de abogados más pequeños que puedan llevar procesos de forma eficiente, especialmente, si están especializados en litigios, fusiones, adquisiciones o propiedad intelectual que iguala —o se aproxima— al trabajo realizado por los grandes estudios jurídicos a un costo menor. Esto puede parecer obvio, pero el outsourcing surge como una alternativa para la reducción de gastos.
Así mismo, los departamentos jurídicos de las empresas que tienen muchos litigios, procesos laborales, asuntos de propiedad intelectual (PI) o situaciones de fusiones y adquisiciones (M&A) podrían considerar la posibilidad de contratar a estudios de abogados pequeños y así liberar su carga de trabajo y obtener la posibilidad de concentrarse en los grandes casos.
Además, enviar ciertos trabajos, como las M&A o el due diligence, a un estudio más pequeño puede proporcionarle al departamento legal cierto margen de maniobra a la hora de buscar límites a los honorarios para proyectos más grandes o encontrar otros acuerdos de honorarios que no siempre pueden estar disponibles en estudios más grandes y menos flexibles.
2. Contratación remota del talento jurídico
Podés tomar ventaja del incremento del trabajo remoto y aprovechar la gran cantidad de talento disponible alrededor del mundo para maximizar la efectividad y la optimización de tu estudio jurídico.
Esta estrategia podría significar la incorporación de talento jurídico en otros países, como Colombia, Perú o Ecuador. De esta forma, los empleados o contratistas pueden realizar el tipo de trabajo jurídico más rutinario, como la revisión de contratos y acuerdos de no divulgación (NDA), la realización de due dilligence en las operaciones de fusiones y adquisiciones, u otras tareas de gran volumen y menor riesgo.
El estudio “¿Cómo están cambiando las dinámicas de trabajo en las firmas de abogados de Latam?” de Thomson Reuters demostró que el 90% de las firmas de abogados corporativos ya aceptaron el teletrabajo como un recurso inamovible en sus operaciones y para el 60% representa una ventaja para el bienestar de sus colaboradores.
Ahora bien, trasladar este trabajo al talento jurídico offshore duplica los beneficios: no solo le permite a tu departamento jurídico realizar estas tareas de forma más asequible, sino que también libera a tu personal mejor pagado para que se ocupe de un trabajo más productivo y valioso para la organización.
De hecho, si tu empresa ya cuenta con una “oficina remota”, el aumento del talento jurídico allí le podría permitir a tu equipo ofrecer asesoramiento “en tiempo real” a los colaboradores de las oficinas en todas partes del mundo y cubrir más zonas horarias para apoyar al negocio.
3. Aprovechar el talento nuevo y el existente que puede ser flexible
Muchos responsables de departamentos jurídicos están reevaluando sus necesidades de talento para asegurarse de que todos los recursos se están optimizando de forma eficiente.
Centrarse en la contratación de talentos más veteranos que puedan llevar sus habilidades legales más allá de su área de experiencia, proporcionándoles un rol más útil en el departamento y flexibilizando sus aptitudes para satisfacer las necesidades del mercado es, sin duda, una señal de que es posible para el abogado in-house hacer más con menos.
Muchos departamentos están viendo el valor de contratar abogados más versátiles que puedan asesorar a la empresa en múltiples áreas del Derecho, al mismo tiempo que aportan flexibilidad al área y dan a los equipos jurídicos la profundidad necesaria para reaccionar de forma dinámica a las circunstancias cambiantes.
Esta estrategia puede ir más allá de las nuevas contrataciones, ya que muchos líderes de departamentos están pidiendo a sus abogados corporativos actuales que se extiendan más allá de sus zonas de confort en el Derecho para cumplir con nuevos mandatos o demandas de la dirección u otras áreas de la empresa.
4. Utilizar los presupuestos de otras unidades de negocio
Cuando se trabaja con otras unidades de negocio dentro de la organización —ya sean las finanzas, los recursos humanos, la tecnología de la información o el departamento fiscal—, los departamentos jurídicos de las empresas no deben pagar necesariamente la cuenta de todo el trabajo de colaboración que se realice.
De hecho, cuando los equipos de otras áreas de negocio piden recursos jurídicos o que el departamento jurídico se encargue de un proyecto externo de gran envergadura, debés exigir a esos departamentos que asuman la totalidad o una parte del costo.
Los equipos también pueden compartir el asunto financiero del personal contratado necesario para realizar funciones para dos o más equipos, como administradores de patrimonio, secretarios corporativos internacionales y similares.
5. Contratación de un profesional de operaciones jurídicas para aprovechar mejor la tecnología
Muchos directores generales están contratando a profesionales de operaciones legales como una de sus primeras y más importantes contrataciones, dando a estos profesionales la orden de mejorar la eficiencia del departamento, proporcionar métricas para comparar la productividad y permitir la visibilidad de los ciclos de contratación para agilizar mejor el proceso de trabajo.
Tal y como mostraba el estudio "Situación de los Departamentos Jurídicos Corporativos en 2022", hay una serie de tecnologías jurídicas que muchos departamentos legales utilizan actualmente, y ese número ha crecido en los últimos años.
Por ejemplo, casi dos tercios de los departamentos afirman ahora que utilizan la tecnología de firma electrónica con regularidad y más de la mitad utilizan tecnologías de investigación jurídica y gestión de contratos en sus operaciones diarias.
Los profesionales de las operaciones jurídicas pueden añadir un enorme valor optimizando el uso de la tecnología y proporcionando métricas que permitan medir el rendimiento y las mejoras.
Esto permite a los líderes del departamento legal hablar en el lenguaje de los datos y los números, que es entendido por otras unidades de negocio. Esto puede ayudarles a proporcionar visibilidad a otras áreas y al Directorio sobre el rendimiento del equipo legal y puede ayudar a los directores a presentar sus argumentos para obtener más recursos cuando sea necesario.
Seguí mejorando con la vista puesta en el resultado final
Además de estos cinco pasos, podés tomar otras acciones para que el departamento jurídico de tu empresa pueda satisfacer los objetivos de hacer más con menos.
Dado que la eficiencia sigue siendo un objetivo crucial para muchos departamentos jurídicos internos, los factores relacionados como la mejora de las estrategias de talento y dotación de recursos, así como la búsqueda de iniciativas tecnológicas necesarias, se convertirán en ventajas añadidas para aquellas áreas que busquen ajustar sus necesidades al capital de trabajo disponible.
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