Cada vez más, los abogados encuentran en la tecnología diversas herramientas para facilitar su trabajo diario. Sin embargo, no son todos, aún, los que cuentan con una plataforma colaborativa o un software legal.
A pesar de eso, existen muchas otras herramientas que ya utilizan. Por ejemplo, el correo electrónico es un recurso muy práctico para mantenerse comunicado con el equipo y con los clientes.
Lo que muchos no saben es el riesgo que puede existir al enviar documentos sensibles por email si no se toman las medidas adecuadas para mantener la seguridad. Por eso, en este artículo, te mostraremos cuáles son los cuidados que se deben tomar con la gestión de documentos, sobre todo, al compartirlos.
¿Por qué no es seguro compartir documentos sensibles por email?
Cuando hablamos de ciberseguridad, generalmente pensamos en phishing, ransomware y otro tipo de prácticas que puedan afectar directamente los documentos que mantenemos resguardados.
No obstante, también hay que tomar en cuenta el camino que siguen los documentos cuando son enviados por email. Cuando enviamos un archivo sensible por email sin el cifrado adecuado, intrusos pueden lograr acceder a ese documento.
No son todos los proveedores de email los que cuentan con cifrado o siguen rígidas medidas de seguridad. Por lo tanto, la información enviada queda vulnerable.
¿Cuál es la solución para compartir documentos sensibles?
Trabajar de forma segura es fundamental para toda organización, ya que conocemos muy bien los riesgos que podemos enfrentar si alguno de los documentos sensibles que compartimos es interceptado por alguien ajeno a la información.
Para eso, es importante cifrar los archivos enviados en anexo, así como el propio email, en el caso que también tenga un contenido sensible.
Otra opción más práctica, es contar con una plataforma colaborativa segura, fácil de usar y que se pueda integrar con otras herramientas que permitan compartir documentos, tanto con el equipo de trabajo, como con los propios clientes.
HighQ, la plataforma colaborativa que te brinda la seguridad que necesitás
HighQ, el software legal de Thomson Reuters, tanto para estudios como para departamentos jurídicos, no solo ayuda a optimizar la gestión de documentos priorizando su seguridad, sino también ayuda a aumentar la eficacia y la productividad del equipo.
Esta plataforma colaborativa se puede integrar con diversas herramientas de productividad, que probablemente ya sean utilizadas, como Outlook, Gmail, Word, entre otras. Esto facilita el uso y le proporciona más funcionalidades que contribuirán con la rutina jurídica del estudio o del departamento.
Con HighQ, trabajar colaborativamente se vuelve más sencillo y práctico, ya que cuenta con características funcionales, como el uso compartido seguro de documentos, el envío de archivos con protección completa, auditoría de flujo de trabajo, acceso y edición fuera de línea, además de marcado, comparación y ensamblaje de documentos.
Estas características hacen que HighQ tenga mayor ventaja en relación con las soluciones de almacenamiento de archivos existentes, además de haber sido creada pensando en las necesidades específicas del sector jurídico.
Colaboración potenciada con HighQ
En HighQ es posible compartir tareas, fechas, informes de estado e información junto con los documentos. ¡Todo esto de forma ágil y práctica!
Al usar la plataforma colaborativa de Thomson Reuters, se facilita la colaboración incluso con los asesores externos y con la más absoluta seguridad. Esto se debe a que HighQ cuenta con un cifrado de grado militar, certificación ISO 27001 y periódicas auditorías independientes.
Gestión de contratos con HighQ
Otra de las soluciones que brinda HighQ es la gestión de contratos automatizada. Con ella es posible generar automáticamente los documentos, crear un flujo de trabajo automatizado, realizar un seguimiento de todas las etapas, gestionar todas las versiones de un contrato con practicidad, programar notificaciones personalizadas e, incluso, es posible integrarlo con una solución de firmas electrónicas.
De esta forma, HighQ no solo garantiza la seguridad de la información, sino también agiliza los procesos de forma práctica y facilita las renovaciones.
La optimización de la colaboración de los documentos es solo una de sus tantas funciones. HighQ te ayuda a potenciar las herramientas que ya usás y te permite integrarlas en una sola plataforma, facilitando tu día a día y el de tu equipo y optimizando su experiencia y la de tus clientes.
Si querés conocer más de todo lo que puede ofrecerte esta herramienta, leé nuestro artículo que explica por qué HighQ es la mejor aliada de los abogados corporativos.
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