La gestión de operaciones legales, conocida como Legal Operations o “Legal Ops”, ha surgido como una estrategia esencial para transformar los departamentos legales en unidades más eficientes y efectivas.
Esta metodología, centrada en la optimización de tareas mediante la tecnología, permite a los abogados enfocarse en su asesoramiento al automatizar las funciones repetitivas y que no demandan conocimiento jurídico, avanzando así en la reducción de costos en dinero, tiempo y recursos.
Debido a la alta relevancia de este tema para los departamentos legales, en Thomson Reuters llevamos a cabo un evento titulado “HighQ Forum: Cómo las Legal Ops redefinen la estrategia del departamento legal”; donde conversamos ampliamente acerca de las ventajas de adoptar recursos tecnológicos para una mejor gestión jurídica desde la perspectiva de expertos en el área.
En este contenido, conversaremos sobre qué son las Legal Operations, tomando en cuenta las opiniones y aspectos claves compartidos por nuestros especialistas invitados: Omar Bianchimano y Agustín Daverio.
¿Qué son las Legal Operations y para qué sirven en el departamento legal?
“Legal Operations” es un enfoque integral que busca mejorar la eficiencia y efectividad de los departamentos legales. Al implementar tecnologías y prácticas de gestión avanzadas, las Legal Ops transforman cómo se manejan las tareas administrativas y operativas, permitiendo a los abogados concentrarse en actividades de mayor valor agregado.
“Las Legal Operations son el relevamiento de todos los procesos para llevar adelante una transformación digital del departamento jurídico. Es entender qué hago bien, poder medirlo y poder mejorarlo”. Omar Bianchimano, Head of Operations de Legal Ops.
“Además, con el relevamiento de procesos también comprendemos qué hacemos, y para qué lo hacemos en el departamento jurídico”. Agustín Daverio, Head of Legal Operations.
Esta disciplina abarca una amplia gama de funciones, incluyendo la gestión de proyectos, el análisis de datos, la automatización de procesos, y la implementación de tecnología legal, entre otras.
¿Cómo definir KPIs y OKRs y en qué se diferencian?
Los KPIs (Key Performance Indicators) son métricas clave que permiten medir el rendimiento de las operaciones legales; por otro lado, los OKR (Objectives and Key Results) son una metodología de gestión que ayuda a los equipos a establecer y alcanzar metas ambiciosas.
A continuación, explicaremos cómo definir cada uno de ellos, sumando la opinión de los especialistas sobre este tema.
Definir KPIs
Estos indicadores ayudan a los departamentos legales a evaluar su eficiencia y a identificar áreas de mejora. Algunos ejemplos de KPIs en el contexto de las Legal Operations, incluyen:
- Tiempo de respuesta a consultas legales.
- Tasa de resolución de casos.
- Eficiencia en la gestión de contratos.
- Satisfacción del cliente interno.
“Cuando un abogado lleva adelante el relevamiento de procesos, no lo hace por una cuestión de gusto; esto se hace para entender dónde están cada punto de medición, y a esto le llamamos KPI”. Omar Bianchimano, Head of Operations de Legal Ops.
Asimismo, Bianchimano aclara: “Los KPI te van a dar el pie para entender si cada cosa que vos hacés para mejorar, efectivamente ofrece una mejora”.
En concreto, definir y seguir de cerca los KPIs es fundamental para asegurar que las operaciones legales estén alineadas con los objetivos estratégicos de la organización y para demostrar el valor del departamento legal.
Definir OKRs
En Legal Operations, los OKR son utilizados para trazar objetivos claros y medibles que alineen los esfuerzos del departamento legal con la estrategia general de la empresa.
Por ejemplo, un objetivo podría ser "mejorar la eficiencia en la gestión de contratos", con resultados clave como "reducir el tiempo de revisión de contratos en un 30%" y "aumentar la tasa de automatización de contratos en un 50%".
Los OKR proporcionan una estructura para el seguimiento del progreso y aseguran que todos en el equipo están trabajando hacia los mismos objetivos.
Documentación de procesos: ¿por qué es importante para las Legal Ops?
La documentación de procesos es una práctica esencial en Legal Ops, ya que permite estandarizar y optimizar las operaciones legales. Al tener procesos claramente documentados, los departamentos legales pueden asegurar la consistencia y la calidad en la ejecución de tareas repetitivas, reducir errores y mejorar la formación de nuevos empleados.
Además, la documentación de procesos facilita la identificación de áreas que pueden beneficiarse de la automatización o la mejora continua. Esto incluye desde la gestión de contratos y el cumplimiento normativo, hasta la resolución de disputas y la gestión de la propiedad intelectual.
“Cuando adoptás una tecnología, también estás adoptando esa transformación digital que te da la posibilidad de obtener datos, (...) a partir de eso, podés entender también las mejoras que podés hacer, y ahí estás en el ciclo de mejora continua, que es lo que te termina dando a la larga el revenue sobre la implementación de la tecnología”. Omar Bianchimano, Head of Operations de Legal Ops.
5 habilidades fundamentales que deben adquirir los abogados
Para adaptarse al entorno de Legal Operations, los abogados deben desarrollar una serie de habilidades nuevas que complementen sus conocimientos jurídicos tradicionales. Estas habilidades incluyen:
- Gestión de proyectos: habilidad para planificar, ejecutar y supervisar proyectos legales de manera eficiente.
- Análisis de datos: capacidad para interpretar datos y utilizar insights para mejorar la toma de decisiones.
- Tecnología legal: familiaridad con herramientas de tecnología legal y capacidad para implementarlas en el trabajo diario.
- Comunicación: habilidades de comunicación efectiva para colaborar con otros departamentos y explicar conceptos legales complejos de manera clara.
- Gestión del cambio: capacidad para liderar y adaptarse a los cambios organizacionales y tecnológicos.
“Hay que entender que no siempre implementar tecnología es positivo. (...) primero hay que comprender para qué la necesitamos porque la tecnología viene a solventar algo que ha pasado previamente”. Omar Bianchimano, Head of Operations de Legal Ops.
Director legal: ¿Cómo implementar una buena gestión de operaciones legales?
Los directores legales juegan un papel crucial en la implementación de una gestión efectiva de operaciones legales. Algunas consideraciones clave incluyen:
- Evaluar necesidades y recursos: comprender las necesidades específicas del departamento legal y los recursos disponibles para implementar Legal Ops.
- Seleccionar la tecnología adecuada: identificar y adoptar las herramientas tecnológicas que mejor se adapten a los procesos y objetivos del departamento.
- Fomentar una cultura de innovación: promover una mentalidad abierta al cambio y la mejora continua dentro del equipo legal.
- Formación y desarrollo: invertir en la formación continua de los abogados para que adquieran las habilidades necesarias para trabajar en un entorno de Legal Ops.
- Medir y evaluar el rendimiento: utilizar KPIs y OKR para medir el rendimiento de las operaciones legales y ajustar estrategias según sea necesario.
¿Por qué es necesaria la tecnología en el departamento legal?
La tecnología juega un papel fundamental en la transformación de los departamentos legales mediante Legal Ops. Al automatizar tareas repetitivas y administrativas, la tecnología permite a los abogados dedicar más tiempo a actividades estratégicas y de alto valor.
Además, las herramientas tecnológicas proporcionan información clave basada en datos que pueden mejorar la toma de decisiones y la eficiencia operativa.
“Quien no siga la tecnología, está perdiendo escalabilidad. Y esto, al día de hoy, significa perder clientes y ganancias”. Omar Bianchimano, Head of Operations de Legal Ops.
En esta misma línea, Agustín Daverio también afirma: “Desde la óptica de un estudio jurídico, donde su core-business es proveer servicios legales, si no se implementan las Legal Ops, se traduce en pérdidas”.
6 tipos de Legal Tech para lograr una buena gestión
Existen diversas tecnologías legales que pueden ser implementadas para mejorar la gestión de operaciones legales. Algunas de las más destacadas incluyen:
- Software de gestión de contratos: permite la creación, revisión, y gestión eficiente de contratos, reduciendo el tiempo y los errores asociados.
- Herramientas de análisis de datos: proporcionan datos valiosos sobre el rendimiento del departamento legal y ayudan a identificar áreas de mejora.
- Sistemas de automatización de procesos: automatizan tareas repetitivas, como la entrada de datos y la generación de documentos, mejorando la eficiencia.
- Plataformas colaborativas: facilitan la comunicación y colaboración entre miembros del equipo legal y con otros departamentos.
- Tecnología de gestión de cumplimiento: ayuda a asegurar que el departamento legal cumpla con las normativas y regulaciones aplicables.
- Inteligencia Artificial (IA): la IA es utilizada para la revisión de documentos, análisis predictivo, y otras tareas que requieren el procesamiento de grandes volúmenes de datos.
“Si no me subo a la tecnología, estoy perdiendo horas de trabajo en cosas que las podría resolver cualquier persona. Esta realidad te obliga a implementar la tecnología, de lo contrario, lo que pasa es que te quedás en un lugar “boutique”, que debe cobrar más caro para obtener los mismos beneficios”. Omar Bianchimano, Head of Operations de Legal Ops.
Implementá las Legal Operations, y optimizá la gestión legal
Llegado hasta este punto, no cabe duda que las Legal Ops representan una evolución significativa en la gestión de departamentos legales. Al adoptar esta metodología y las tecnologías asociadas, los departamentos legales podrán mejorar su eficiencia, reducir costos y enfocarse en ofrecer un valor añadido a sus organizaciones.
La información y las experiencias compartidas por los expertos asistentes al nuestro evento HighQ Forum demuestran la importancia de esta transformación y ofrecen una guía práctica para implementarla de manera efectiva.
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